展示会
展示会の報告書の書き方
出展報告・見学報告の例文と項目
「展示会の報告書を出して」と言われたとき、最初に確かめるのは自社が出展したのか、見学に行ったのかです。出展報告書は出展の目的に対して何が起きて、次回どうするかを決めるための書類、見学報告書は見てきたものを自社の仕事にどう生かすかを伝える書類です。このページでは両方の項目と例文を並べました。
結論
展示会の報告書は、出展報告書なら「目的・結果（名刺・商談）・よかった点と課題・会期後の予定・次回の判断」、見学報告書なら「目的・見たブース・分かったこと・自社への提案」で組み立てます。どちらも最初に結論を置くと読まれます。
出展報告書と見学報告書の違い
| 出展報告書 | 見学（参加）報告書 | |
|---|---|---|
| 書く人 | 出展の担当者・責任者 | 展示会を見に行った社員 |
| 読む人 | 上司、決裁者、営業部門 | 上司、同じ部署の人 |
| 知りたいこと | 出た意味があったか、次も出るか | 何が分かったか、自社で何をするか |
| 中心になる中身 | 名刺の数とランク、商談、課題 | 見たブース、業界の動き、所感と提案 |
イベント全般の報告書の考え方はイベント報告書の書き方、出張全体の報告は出張報告書の書き方にまとめています。このページは展示会に絞った項目と例文です。
出展報告書の項目（テンプレート）
| 項目 | 書くこと | 書き方のポイント |
|---|---|---|
| 件名 | 「◯◯展 出展報告」 | 展示会名と会期が分かるように |
| 概要 | 展示会名、会期、会場、小間番号、出展した製品、ブースに立った人 | 箇条書きで短く |
| 出展の目的と目標 | 稟議や企画のときに決めた目的と目標 | 最初に決めた言葉のまま書く |
| 結果 | 名刺の数（ランク別）、その場の商談・アポ、アンケートの回収 | 目標と並べて書く |
| よかった点 | 反応がよかった展示・説明・声かけ | 次回も続けることとして書く |
| 課題 | 人が止まらなかった時間帯、足りなかった備品、説明の詰まり | 誰かの責任ではなく、仕組みの話として書く |
| 来場者・競合の様子 | 来場者からよく出た質問、近くのブースの見せ方 | 事実と印象を分けて書く |
| 会期後の予定 | お礼メール、電話、商談の予定と担当 | 期限と担当者の名前を入れる |
| 費用 | 予算と実績 | 社内の経費の資料と数字を合わせる |
| 次回の提案 | 次回も出るか、変えること | 受注が出るまで判断を保留する場合はそう書く |
Point
名刺の数だけを大きく書かないでください。 数が多くても、相談につながる名刺が少なければ判断を誤ります。ランクの分け方は展示会のお礼メール、成果の数え方は展示会の費用対効果の計算方法を参照してください。
出展報告書の例文
そのまま直して使えるよう、社名・数字は◯◯で伏せています。
件名：◯◯展 出展報告／1. 概要：◯月◯日〜◯日、◯◯（会場）にて開催された◯◯展に出展しました（小間番号◯◯）。新製品◯◯を中心に展示し、営業部◯名・開発部◯名がブースに立ちました。／2. 目的：新規の見込み客との商談を作ること。目標はAランク（具体的な相談あり）の名刺◯枚としていました。／3. 結果：名刺◯枚（Aランク◯枚、Bランク◯枚、Cランク◯枚）。会期中に次回の打ち合わせの日程が決まった先が◯社あります。／4. よかった点：実機のデモを置いたことで足を止める人が増え、説明の入口になりました。／5. 課題：昼過ぎの時間帯に説明担当が足りず、待っていただいた方が帰ってしまう場面がありました。次回は休憩の時間をずらします。／6. 会期後の予定：◯日までにお礼メールを送り、Aランクの方には◯日までに担当者から電話します。／7. 次回の提案：商談の結果を◯月末に確認したうえで、次回の出展可否をあらためて相談させてください。
注意
「/」の位置で改行し、番号ごとに見出しにすると読みやすくなります。パワーポイントで出す場合も、この順番で1項目1枚にすると組みやすくなります。
見学報告書の項目と例文（所感）
- 01目的：何を見に行ったのか（新製品の情報収集、取引先の展示の確認など）
- 02概要：展示会名、日時、会場、同行者
- 03見たブース：会社名と、見たもの・聞いたことを簡潔に
- 04分かったこと：業界の動き、よく見かけた技術やテーマ
- 05所感と提案：自社と比べて思ったこと、試したいこと
- 06今後の対応：資料の共有、問い合わせ、社内での検討の予定
所感：今回の◯◯展では、◯◯に関する展示が多く、来場者の関心も高いと感じました。特に◯◯社のブースでは、導入後の運用まで含めて説明しており、製品の説明だけにとどまる当社の資料との違いを感じました。当社でも、次回の提案資料に導入後の流れを1ページ加えることを提案します。いただいた資料は共有フォルダに保存しましたので、関係する方はご覧ください。
所感は「分かったこと→自社との比較→提案」の順に書くと、感想文で終わりません。回り方のコツは展示会の回り方にまとめています。
提出前のチェックリスト
- 冒頭の数行で、結論（出た意味・次の判断・提案）が分かるか
- 目的・目標を、企画や稟議のときと同じ言葉で書いたか
- 名刺の数をランク別に書いたか（数だけで終わっていないか）
- 事実（数・出来事）と印象（感じたこと）を分けたか
- 会期後の予定に、期限と担当者の名前を入れたか
- 費用の数字が、経費の資料と合っているか
- 来場者の名前や連絡先を、必要以上に報告書に載せていないか
- 写真を載せるなら、写っている人の扱いを確認したか
注意
名刺の扱いは展示会の名刺交換と個人情報、写真の扱いはイベント写真のSNS投稿と個人情報を参照してください。
この記事の要点
- まず出展報告か見学報告かを確かめる。書くことが違う。
- 出展報告は目的→結果→よかった点と課題→会期後の予定→次回の判断の順。
- 名刺は数ではなくランク別に書く。
- 見学報告の所感は分かったこと→自社との比較→提案。
- 会期後の予定には期限と担当者を入れる。
FAQ
よくある質問
出展した場合は、概要、目的と目標、結果（ランク別の名刺の数や商談）、よかった点と課題、会期後の予定、費用、次回の提案を書きます。見学した場合は、目的、見たブース、分かったこと、所感と提案、今後の対応を書きます。
会社ごとに決まりが違います。決まりがなければ、記憶が新しいうちに速報として概要と結果を出し、商談の結果が見えてから成果を追記する二段階にすると、遅れずに中身のある報告ができます。
「分かったこと→自社と比べて思ったこと→自社で試したいこと」の順に書きます。「勉強になりました」で終わらせず、提案を一つ入れると、読んだ上司が次の行動を決めやすくなります。
社内の慣例に合わせて構いません。会議で説明するならパワーポイント、回覧や保管が中心ならWordや社内の書式が向いています。どちらでも、結論を最初に置く順番は同じです。