展示会
展示会の名刺管理とリスト化
データ化の手順と項目
展示会のあと、名刺の束が机に積まれたまま一週間が過ぎる。よくある光景です。名刺はデータにして担当者に渡すまで、商談にはなかなか使えません。このページでは、会期中から会期後までの名刺の扱いを、そのまま使えるリストの項目と手順でまとめました。
結論
展示会の名刺管理は、①会期中に名刺へメモとランクを書く ②会期後すぐにデータ化する ③既存顧客・重複と突き合わせる ④担当者を割り振る ⑤フォローの結果を同じ表に残すの流れで進めます。
会期中に決めておくこと
- 名刺に書くこと：ランク（A・B・C）、関心のある製品、相手の困りごと、約束したこと（資料送付・電話など）、対応したスタッフの名前
- 名刺を入れる場所：ランク別の箱や封筒を用意し、受け取ったらすぐに分ける
- 日ごとの回収：終礼で責任者が回収し、スタッフが個人で持ち帰らない
- リードリーダーを使う場合：読み取りのあとにメモ欄へ同じ内容を入れる
スタッフに聞き取ってもらう質問はブーススタッフの教育、ランク別に送るメールは展示会のお礼メールにまとめています。
リストの項目（列）の例
| 列 | 内容 | 入力の例 |
|---|---|---|
| 展示会名・日付 | どの展示会のどの日か | ◯◯展 ◯日目 |
| 会社名・部署・役職・氏名 | 名刺のとおり | ◯◯株式会社 ◯◯部 課長 ◯◯ |
| 連絡先 | メール、電話 | 名刺のとおり |
| ランク | A：相談あり／B：興味あり／C：名刺交換のみ | A |
| 関心のある製品 | 見た展示、聞かれた製品 | ◯◯（新製品） |
| メモ | 困りごと、導入の時期、約束したこと | 来期に入れ替え予定。比較資料を送る約束 |
| 対応スタッフ | ブースで話した人 | ◯◯ |
| 既存の取引 | 既存顧客か、過去の接点があるか | 新規／既存（担当◯◯） |
| フォロー担当 | 会期後に連絡する人 | ◯◯ |
| 次の行動・期限 | お礼メール、資料送付、電話、打ち合わせ | ◯日までに電話 |
| 結果 | アポ、商談、保留、連絡不要 | ◯日に打ち合わせ |
| 連絡の可否 | 配信停止・連絡不要の申し出 | 連絡不要（◯日申し出） |
Point
表は一つにしてください。 スタッフごと、日ごとに別の表ができると、重複して連絡したり、連絡不要の申し出が抜けたりします。社内に顧客管理の仕組み（SFAやCRM）があるなら、この列をその項目に合わせて登録します。
データ化から担当割りまでの手順
- 01
名刺を一か所に集める
最終日の終礼で、すべての名刺とアンケートを責任者が回収します。リードリーダーのデータも書き出しておきます。
- 02
データにする
名刺管理のアプリやスキャナで読み取るか、手で入力します。読み取りは誤りが出ることがあるので、メールアドレスと会社名は目で確認します。
- 03
メモを写す
名刺の裏や余白のメモ、アンケートの回答を「メモ」の列に入れます。ここが空だとフォローが一律になります。
- 04
既存顧客・重複と突き合わせる
同じ人が複数の日に来ていたり、すでに取引のある会社だったりします。既存顧客は今の担当営業に渡します。
- 05
担当者を割り振る
Aランクは話したスタッフか、その地域・業種の担当営業に。担当者の名前と、最初の連絡の期限を入れます。
- 06
フォローの結果を同じ表に書く
電話やメールの結果、ランクの見直し、連絡不要の申し出を、その日のうちに追記します。
Aランクから先にデータ化すると、お礼と電話を早く始められます。電話のトーク例は展示会後のフォロー電話にあります。
ランクの基準をそろえる
| ランク | 基準の例 | 会期後に送るもの |
|---|---|---|
| A | 具体的な相談、見積・打ち合わせの依頼、導入の時期が決まっている | 個別のお礼と電話、打ち合わせの日程 |
| B | 製品に関心があり、資料を求められた | 資料と個別のお礼、後日の確認 |
| C | 名刺交換のみ、ノベルティだけ受け取った | 一斉のお礼メール |
基準は会社や商材で違います。大切なのはブースに立つ全員が同じ基準で書くことです。朝礼で基準の表を見せてからブースに立つと、会期後の仕分けが楽になります。
保管と共有のルール
- リストを保存する場所と、見られる人を決める（個人のPCやメールに置きっぱなしにしない）
- 名刺の原本の保管場所と、データ化した後の扱いを社内のルールに合わせる
- 連絡不要・配信停止の申し出は、次の展示会のリストにも引き継ぐ
- 外部の会社（代行・ツールの提供元）に名刺のデータを渡すなら、事前に社内で確認する
注意
名刺が個人情報にあたるか、取得したときの利用目的をどう考えるかは名刺は個人情報かと展示会の名刺交換と個人情報にまとめています。名簿づくりの一般的な考え方は参加者名簿の作り方と管理も参考になります。
この記事の要点
- 名刺には会期中にランクとメモを書き、スタッフが持ち帰らない。
- リストは一つの表にまとめ、列をそろえる。
- データ化したら既存顧客・重複と突き合わせてから担当を割り振る。
- ランクの基準はブースに立つ全員でそろえる。
- フォローの結果と連絡不要の申し出も同じ表に残す。
FAQ
よくある質問
会期中にランクとメモを名刺に書き、終礼で責任者が回収します。会期後は一つの表にデータ化し、既存顧客や重複と突き合わせてから担当者を割り振り、フォローの結果も同じ表に追記します。
展示会名と日付、会社名・部署・役職・氏名、連絡先、ランク、関心のある製品、メモ、対応スタッフ、既存の取引の有無、フォロー担当、次の行動と期限、結果、連絡の可否などです。社内の顧客管理の仕組みがあれば、その項目に合わせます。
枚数や社内の仕組みで選んで構いません。アプリやスキャナは速い反面、読み取りの誤りが出ることがあるので、メールアドレスと会社名は目で確認します。どちらでも、名刺のメモを写す作業は人が行います。
具体的な相談があればA、資料を求められるなど関心があればB、名刺交換のみならCのように分けるのが分かりやすい方法です。基準は商材によって変えて構いませんが、ブースに立つ全員が同じ基準で書くことが大切です。