例文
セミナー案内文の例文とテンプレート
社外・社内・ウェビナー・リマインド
セミナーの案内文は、本文の最初の三行で「自分向けか」「参加すると何がわかるか」が伝われば、残りは型どおりで足ります。このページには、そのまま差し替えて使える案内文を場面別に12本載せました。社外向け（新規・既存・取引先の役職者・講演会）、社内向け（必須の研修・任意の勉強会）、ウェビナー（告知・参加URL）、送ったあとの連絡（締切前の再案内・前日と当日のリマインド・満席）です。件名の例、送る順番、送信前のチェックリスト、よくある失敗もまとめています。チラシの作り方はセミナーチラシの作り方にあります。
結論
セミナー案内文は件名 → 宛名 → 挨拶 → 対象者と開催の趣旨 → 参加して得られること → 開催概要（■の箇条書き） → 申込方法と締切 → 結び → 署名（問い合わせ先）の順に書きます。件名には日付・対象・テーマを入れ、開催概要は文章にしないことが、読み落としを減らす一番の近道です。
結論：この型に当てはめれば書けます
どの場面の案内文も、骨組みは同じです。まずこの型を置き、◯◯を埋めてから、場面別の例文で言い回しを選んでください。
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
このたび、◯◯にお悩みの方に向けて「◯◯セミナー」を開催いたします。
本セミナーでは、◯◯と◯◯を、事例を交えてお伝えします。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（受付開始◯時）
■会場：◯◯（◯◯駅◯口より徒歩◯分）／オンライン（◯◯を使用）
■参加費：無料
■定員：◯名（先着順）
■講師：◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯ ◯◯
■内容：①◯◯ ②◯◯ ③質疑応答
■お申し込み：◯月◯日（◯）までに、下記のフォームよりお願いいたします。
（URL）
ご多用中とは存じますが、ご参加いただけますと幸いです。
――――――――
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯
電話：◯◯ メール：◯◯
| パーツ | 書き方 | 抜けると起きること |
|---|---|---|
| 件名 | 日付・対象・テーマを前半に。【】で開催日や「参加無料」を目立たせる | 開封されない。後から受信箱で探せない |
| 宛名 | 社外は会社名・部署・氏名。一斉送信でも差し込めるなら個人名を | 自分宛てと思われず読み飛ばされる |
| 挨拶 | 既存の相手は「いつもお世話になっております」、初めての相手は名乗りと連絡の経緯 | 初めての相手には不審なメールに見える |
| 対象者と趣旨 | 「◯◯をご担当の方」「◯◯をお考えの方」と具体的に | 自分向けかどうか判断できない |
| 得られること | 参加後にわかること・できることを二つか三つ | 日時まで読み進めてもらえない |
| 開催概要 | 日時（曜日・受付開始・終了予定）、会場（最寄り駅）またはツール名、参加費、定員、講師、内容 | 問い合わせが増える。当日の遅刻・迷子 |
| 申込方法と締切 | フォームのURLと締切日。返信で受け付けるなら書いてほしい項目も | 申し込み方がわからず離脱する |
| 署名 | 担当部署・担当者名・電話・メール | 質問の行き先がわからない |
件名の例（場面別）
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 新規の見込み客 | 【◯月◯日・参加無料】◯◯担当者向け「◯◯の進め方」セミナーのご案内 |
| 既存のお客さま | 【ご利用中の方限定・◯月◯日】「◯◯」新機能の活用セミナーのご案内 |
| 取引先の役職者 | ◯月◯日開催「◯◯」講演会へのご招待（◯◯株式会社） |
| 講演会・説明会 | 【参加無料・事前申込制】◯月◯日 ◯◯講演会「◯◯」開催のお知らせ |
| 社内研修（必須） | 【全員受講・◯月◯日（◯）】◯◯研修の日程と申込方法 |
| 社内勉強会（任意） | 【任意参加】◯月◯日 ◯◯勉強会を開きます |
| ウェビナーの告知 | 【オンライン・◯月◯日】◯◯担当者向け「◯◯ウェビナー」のご案内 |
| 申込完了・参加URL | 【受付完了】◯月◯日「◯◯ウェビナー」参加URLのご案内 |
| 締切前の再案内 | 【締切は◯月◯日】「◯◯セミナー」残席わずかのお知らせ |
| 前日のリマインド | 【明日開催】「◯◯セミナー」会場とお持ち物のご案内 |
| 当日のリマインド | 【本日◯時開始】「◯◯ウェビナー」参加URLのご案内 |
受信箱の一覧では件名の後ろが切れて見えることがあります。日付と【】の情報を前半に寄せ、セミナー名は後ろでかまいません。「残席わずか」は本当に残りが少ないときだけ使います。
社外向けの案内文の例文
例文1 新規の見込み客へ（資料請求・問い合わせのあった方）
◯◯株式会社
◯◯様
◯◯株式会社の◯◯と申します。
先日は「◯◯」の資料をご請求いただき、誠にありがとうございました。
資料をご覧になった方から「自社の場合はどう進めればよいか」というご質問を多くいただいたため、◯◯のご担当者さまに向けたセミナーを開催することになりました。
当日は、◯◯を始める前に決めておくことと、◯◯でつまずきやすい点を、事例を交えてお伝えします。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■形式：会場（◯◯）またはオンライン（◯◯）
■参加費：無料
■対象：◯◯をご検討中の企業のご担当者さま
■お申し込み：（URL）◯月◯日まで
ご関心がおありでしたら、お気軽にお申し込みください。
今後のご案内が不要な場合は、お手数ですが（配信停止のURL）よりお手続きください。
例文2 既存のお客さまへ
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
日頃より◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、ご利用中のお客さまを対象に「◯◯活用セミナー」を開催いたします。
新しく加わった◯◯の機能の使い方と、ほかのお客さまの活用事例をご紹介します。日頃のご不明点も、当日その場でご質問いただけます。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（受付開始◯時）
■会場：◯◯（◯◯駅より徒歩◯分）
■参加費：無料（ご利用中のお客さま限定）
■定員：◯名
■お申し込み：◯月◯日までに（URL）より
同じ部署の方とご一緒のご参加も歓迎いたします。皆さまのお越しをお待ちしております。
例文3 取引先の役職者を招待する
◯◯株式会社
代表取締役 ◯◯様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたび弊社では、「◯◯」をテーマとした講演会を開催する運びとなりました。
当日は◯◯の◯◯様をお招きし、◯◯についてご講演いただきます。
日頃よりお力添えをいただいている◯◯様に、ぜひご臨席賜りたく、ご案内申し上げます。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（講演後に懇親の席を設けております）
■会場：◯◯（地図を添付いたします）
お席をご用意いたしますので、ご出欠を◯月◯日までにお知らせいただけますと幸いです。
代理の方のご出席も承ります。
注意
役職者への案内は、メールのあとに担当者から電話や訪問で一言添えると丁寧です。紙の招待状にする場合の書式は案内状の書き方にあります。
例文4 講演会・説明会（一般の方向け）
◯◯の皆さまへ
◯◯（主催団体名）では、◯◯について知りたい方に向けて、講演会を開催します。
◯◯の現場に長く携わってきた◯◯さんに、◯◯を始めるときに知っておきたいことを、わかりやすくお話しいただきます。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（開場◯時）
■会場：◯◯ ◯階 ◯◯ホール（◯◯駅◯口より徒歩◯分。駐車場はありません）
■参加費：無料
■定員：◯名（申込順。定員になりしだい締め切ります）
■申込方法：申込フォーム（URL）、または電話（◯◯）で、お名前と連絡先をお知らせください
■手話通訳・託児：ご希望の方は◯月◯日までにお申し出ください
どなたでもご参加いただけます。お誘い合わせのうえ、お越しください。
注意
複数の相手に一斉に送るときは、宛先をBCCに入れるか、一斉配信の仕組みを使います。誤送信を防ぐ手順はイベントの一斉メールとBCCにあります。
社内向けの案内文の例文
例文5 社内研修（参加必須）
◯◯部の皆さま
お疲れさまです。人事部の◯◯です。
◯◯に関する研修を、下記のとおり実施します。◯◯の業務に関わる方は全員参加です。
・日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・場所：本社◯階 ◯◯会議室（オンライン参加可。URLは申込後にお送りします）
・内容：◯◯の基本と、◯◯の手順
・講師：◯◯部 ◯◯さん
・持ち物：業務用のパソコン
・申込：◯月◯日までに、社内フォーム（URL）から
当日どうしても参加できない方は、◯月◯日までに◯◯へご連絡ください。後日、録画の視聴と確認テストで受講に代えます。
上長の方は、対象メンバーの業務の調整をお願いします。
例文6 社内勉強会（任意参加）
皆さま
お疲れさまです。◯◯部の◯◯です。
◯◯を業務で使い始めた方向けに、勉強会を開きます。基本操作に加えて、◯◯部で実際に使っている設定を共有します。
・日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（昼休みに軽食を食べながら）
・場所：◯階 ◯◯スペース／オンライン（URL）
・申込：不要です。途中参加・途中退出も歓迎します
当日の資料は、終了後に共有フォルダ（場所）へ置きます。参加できない方もご覧ください。
| 比べる点 | 社外向けのセミナー案内 | 社内向けの研修・勉強会の案内 |
|---|---|---|
| 冒頭 | 挨拶と、相手にとってのメリット | 目的と、対象者 |
| 参加の扱い | 任意。参加したくなる理由を書く | 必須か任意かを件名と本文に明記 |
| 敬語 | 尊敬語・謙譲語で丁寧に | 社内の丁寧語でよい。くだけすぎない |
| 締切 | 申込締切 | 申込締切に加え、欠席の連絡期限 |
| 欠席したとき | 書かなくてよい | 録画・資料・補講など代わりの方法を書く |
| 上長への一言 | 不要 | 必須研修なら業務の調整を頼む |
ウェビナーの案内メールの例文
例文7 ウェビナーの告知（申込前）
◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
◯◯をご担当の方に向けて、オンラインセミナーを開催いたします。前半で◯◯の考え方を、後半で◯◯の画面を実際に操作しながらご説明します。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■形式：オンライン（◯◯を使用）
■参加費：無料
■内容：①◯◯ ②◯◯ ③質疑応答（チャットで受け付けます）
■お申し込み：（URL）
お申し込みいただいた方には、参加URLを別途メールでお送りします。
当日ご都合が合わない方も、お申し込みいただければ後日アーカイブのご案内をお送りします。
注意
アーカイブ配信を約束するのは、録画と公開の準備ができる場合だけにします。録画や視聴ログを扱う場合の案内はウェビナーの個人情報を参照してください。
例文8 申込完了と参加URLの案内
◯◯様
このたびは「◯◯ウェビナー」にお申し込みいただき、ありがとうございます。
当日の参加URLをお送りします。このメールは当日まで保管をお願いいたします。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■参加URL：（URL）
■パスコード：（パスコード）
■入室：開始10分前から入室いただけます
■参加方法：パソコン・スマートフォンのブラウザからご参加いただけます。音声が聞こえるか、事前にご確認いただけると安心です
■ご質問：当日の画面のQ&A欄で受け付けます
参加URLは、お申し込みいただいた方専用です。ほかの方へは転送なさらないようお願いいたします。
ご都合が悪くなった場合は、このメールにご返信ください。
Point
参加URLは申込者だけに送り、SNSや告知ページには載せません。ウェビナーの進行台本はウェビナー台本の例文にあります。
送ったあとの連絡（再案内・リマインド・満席）
例文9 締切前の再案内（まだ申し込んでいない方へ）
◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
先日ご案内した「◯◯セミナー」の申込締切が、◯月◯日（◯）に近づいてまいりましたので、改めてご案内いたします。
すでにお申し込みいただいた方には、行き違いのご連絡となりましたことをお詫びいたします。
当日は、◯◯に加えて、お申し込み時にいただいたご質問の中から◯◯についても解説する予定です。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■会場：◯◯／オンライン
■お申し込み：（URL）◯月◯日まで
ご検討いただけますと幸いです。
例文10 前日のリマインド（会場開催）
◯◯様
明日開催の「◯◯セミナー」にお申し込みいただき、ありがとうございます。当日のご案内を改めてお送りします。
■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（受付開始◯時）
■会場：◯◯ ◯階 ◯◯ルーム（地図：URL）
■お持ち物：お名刺1枚、筆記用具
■受付：お名前をお伝えください
ビルの入口がわかりにくいため、◯◯側の入口からお入りください。
ご都合が悪くなった場合は、このメールにご返信いただけますと幸いです。
皆さまのお越しをお待ちしております。
例文11 当日のリマインド（ウェビナー）
◯◯様
本日◯時より「◯◯ウェビナー」を開催いたします。下記のURLからご参加ください。
■参加URL：（URL）
■パスコード：（パスコード）
■入室：開始10分前から
音声が聞こえない場合は、いったん退出して入り直すと改善することがあります。
途中からのご参加も歓迎いたします。
例文12 満席のお知らせ（キャンセル待ち・追加開催）
◯◯様
「◯◯セミナー」にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
おかげさまで定員に達したため、ただいまキャンセル待ちとして承っております。
お席に空きが出ましたら、◯月◯日までに順番にご連絡いたします。
また、多くのお申し込みをいただいたことを受け、◯月◯日（◯）に同じ内容で追加開催を予定しております。
追加開催のお申し込み：（URL）
せっかくお申し込みいただいたのに申し訳ございません。何とぞご理解のほどお願い申し上げます。
Point
リマインドには、参加に必要な情報をもう一度全部書いてください。「先日お送りしたメールをご確認ください」だけにすると、探す手間で参加をやめる人が出ます。会議・イベント全般のリマインドはリマインドメールの例文、延期・中止の連絡はセミナー延期のお知らせ、終了後のお礼はイベントのお礼メール例文にあります。
案内を送る順番
- 01
告知（1回目）
例文1〜7のどれかを送ります。申込締切までに、読んだ人が予定を確かめて社内で相談できる余裕を残します。締切日は本文と件名の両方に書きます。
- 02
申込完了の連絡
申し込みがあったらすぐに、日時・会場（または参加URL）・問い合わせ先を書いた受付完了メールを送ります（例文8）。フォームの自動返信で済ませる場合も、この項目が入っているかを確かめます。
- 03
締切前の再案内（2回目）
まだ申し込んでいない人だけに送れるなら、申込者を除いて送ります。除けない場合は「行き違いのお詫び」を一文入れます（例文9）。
- 04
前日のリマインド（3回目）
申込者にだけ送ります。会場の行き方、持ち物、受付の方法を書きます（例文10）。
- 05
当日のリマインド（ウェビナー）
開始前に参加URLだけをもう一度送ります（例文11）。会場開催なら、天候や交通の乱れがあるときだけ送れば足ります。
送る時刻は、相手が仕事のメールを読む時間帯にします。社内向けなら、朝のうちに送ると、その日のうちに上長と予定を相談してもらえます。集客全体の組み立てはセミナーの集客にまとめています。
営業目的で一斉に送るときの注意
広告や宣伝のためのメールには、特定電子メール法のルールがあります。条文では、送信者はあらかじめ受信に同意した者などに当たらない相手には送ってはならない（第3条第1項）、送信を断られたらそれ以降は送ってはならない（第3条第3項）、送信者の氏名または名称と、配信停止を受け付ける宛先を表示しなければならない（第4条）と定めています。
- 申込フォームや資料請求フォームでは、案内メールを受け取ることへの同意をチェックボックスなどで明示的にもらう。
- 同意をもらった記録（いつ・どの画面で・何に）を残す（第3条第2項）。
- 社外への案内メールには、署名に会社名と、配信停止の方法を入れる（例文1の末尾）。
注意
個別の配信が法律に合っているかの判断は、所管（総務省・消費者庁）または弁護士に確認してください。申込フォームで集める項目はセミナー申込フォームの設計にあります。
送信前のチェックリスト
- 件名に日付・対象・テーマが入っている
- 宛名の会社名・部署・氏名・敬称が正しい（一斉送信なら差し込みの結果を一通確かめた）
- 本文の最初の三行で誰向けか・何がわかるかが伝わる
- 日時に曜日があり、カレンダーと合っている。受付開始と終了予定がある
- 会場名・階・最寄り駅、またはオンラインのツール名が書いてある
- 参加費・定員・申込締切が書いてある
- 申込フォームのURLを、送る前に自分で開いて確かめた
- 参加URLは申込者だけに送る文面になっている
- 社内向けは必須か任意か、欠席時の扱いが書いてある
- 宛先がBCCか一斉配信の仕組みになっている
- 署名に担当部署・担当者名・連絡先、社外向けは配信停止の方法がある
- 「◯◯」の置き換え忘れがない
よくある失敗と直し方
| 失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 挨拶と会社紹介で冒頭が埋まる | 誰向けかわかる前に閉じられる | 挨拶は一行にし、二行目から対象者と得られることを書く |
| 開催概要を文章で書く | 日時や会場を読み落とす | ■の箇条書きにして、項目名を先頭に置く |
| 曜日の書き間違い | どちらが正しいかの問い合わせが来る | 日付と曜日はカレンダーから写す。送る前に二人で確かめる |
| リマインドで「前回のメールをご覧ください」 | 探すのが面倒で欠席される | 日時・会場・URLをもう一度全部書く |
| 参加URLを告知ページに載せる | 申し込んでいない人が入ってくる | URLは申込者へのメールだけで送る |
| 再案内を申込者にも送る | 「もう申し込んだのに」と不安にさせる | 申込者を除いて送る。除けないなら行き違いのお詫びを一文入れる |
| 「残席わずか」を毎回使う | 信用されなくなる | 本当に残りが少ないときだけ使う |
| 社内研修で必須か任意かを書かない | 必須なのに来ない人が出る | 件名の【】と本文の両方に書く |
この記事の要点
- 案内文の最初の三行で、対象者と参加して得られることを伝える。
- 日時・会場・参加費・申込方法は■の箇条書きにまとめる。曜日まで書く。
- 件名は日付・対象・テーマを前半に。社内向けは必須か任意かも【】で。
- 送る順番は告知 → 受付完了 → 締切前の再案内 → 前日（ウェビナーは当日も）のリマインド。
- リマインドには参加に必要な情報をもう一度全部書き、参加URLは申込者だけに送る。
- 営業目的の一斉送信は、受信の同意・送信者名・配信停止の宛先を確かめてから。
FAQ
よくある質問
件名、宛名、挨拶、対象者と開催の趣旨、参加して得られること、開催概要（日時・会場・参加費・定員・講師・内容）、申込方法と締切、署名（問い合わせ先）です。開催概要は■の箇条書きにすると読み落としが減ります。
名乗ったあと、「先日は◯◯の資料をご請求いただき、誠にありがとうございました」と、つながりができたきっかけを一文で書きます。そのうえで、なぜこのセミナーを案内するのかを続けると、売り込みの印象が薄れます（例文1）。
できれば申込者を名簿から除いて送ります。除けない場合は「すでにお申し込みいただいた方には、行き違いのご連絡となりましたことをお詫びいたします」の一文を入れます（例文9）。
欠席の連絡期限と連絡先を書き、録画の視聴や資料の確認など、受講に代わる方法を示します。上長にも業務の調整を頼む一文を入れておくと、欠席そのものが減ります（例文5）。
日時、会場（またはウェビナーの参加URLとパスコード）、持ち物、受付の方法、都合が悪くなったときの連絡方法です。前のメールを探さなくても参加できるよう、必要な情報はすべてもう一度書きます。
本当に残りが少ないときだけにします。毎回使うと読み手に見抜かれ、ほかの案内も信用されにくくなります。「参加無料」「◯月◯日締切」のような事実を【】で前半に置くほうが確実です。
参加URLとパスコードは申込者だけに送り、公開の場所には載せません。入室できる時刻、参加に使う端末、質問の受け付け方法も書いておくと、当日の問い合わせが減ります。
「平素より格別のお引き立てを賜り」で始め、「ご臨席賜りたく、ご案内申し上げます」のように改まった言い方にします。出欠の期限を書き、代理の方の出席を受けるかも添えます。メールのあとに担当者から一言添えると丁寧です。