クラフトフェアの企画方法
募集要項・出展審査・区画割りと当日の運営

結論：募集の前に決めること（決める期限つき）

後から動かせなくなる順に並べています。上の行ほど早く決めてください。期限は「何の締切に間に合わせるか」で書いています。日数は会場や規模で変わるため、自分の案件の締切に置き換えてください。

クラフトフェア・マルシェ・フリマの違い

企画の重心がどこにあるかを比べると、クラフトフェアで主催者が手間をかける場所が見えます。呼び方に決まった定義はないため、このページでの整理です。

企画から開催までの手順

冒頭の7段階を、実際の作業の順に9つに分けると次のようになります。

1. 01

   テーマと規模を決める

   「誰に、何を見てもらう催しか」を一文で書きます。区画数は会場図に通路と非常口を引いてから数えます。

2. 02

   会場を押さえ、条件を確認する

   電源・給排水・火気・搬入・駐車場・雨天時の扱いを、会場の担当者と書面で確認します（次の章の表）。

3. 03

   運営の体制を決める

   実行委員会やスタッフの役割（募集・審査・会場・告知・当日の本部）を分けます。ボランティアで運営する場合の考え方はボランティアの集め方と運営を参照してください。

4. 04

   予算と出展料を決める

   会場費・備品・告知・保険・スタッフの経費を出し、出展料と協賛でどこまでまかなうかを決めます（後述）。

5. 05

   募集要項を作り、募集する

   要項の項目は下の表のとおりです。応募フォームには規約への同意欄を付けます。

6. 06

   審査し、結果を連絡する

   審査シートで記録し、要項に書いた日に結果を連絡します。

7. 07

   区画を割り、出展者へ最終案内を送る

   区画番号入りの会場図と、搬入・撤収・緊急連絡先をまとめて送ります。

8. 08

   告知する

   出展者の一覧と会場マップを公開します。作り手の名前と作品の写真が、来場の一番の理由になります。

9. 09

   当日を運営し、振り返る

   審査シート・出展者の声・来場者の声を並べ、次回の基準を文書で更新します。

全体の日程を逆算で組む方法はイベントのスケジュール管理、予算の組み方はイベント予算の立て方にまとめています。

会場の条件で確認すること

クラフトの実演やワークショップは、電源・水・火を使うことがあります。会場で使えないものを要項に「使える」と書くと、当日に出展者が作業できません。次の表を会場の担当者との打ち合わせに使ってください。

募集要項に書く項目と例文

募集要項は、出展者が「応募するか」を決める材料であり、主催者が「断る・注意する」根拠でもあります。次の項目を、上から順に書いてください。

募集文の例文（告知ページ・SNS用）

【募集のお知らせ】◯◯クラフトフェア（◯月◯日・◯◯会場）の出展者を募集します。対象は、作品の制作から当日の接客・販売までを作り手ご本人が行う方です。募集ジャンルは陶磁・木工・ガラス・金属・革・布・紙・アクセサリーほか。応募は◯月◯日まで、審査のうえ◯月◯日までに結果をお知らせします。募集要項と応募フォームは下記からご覧ください。

【実演・ワークショップの出展者を募集】会場で制作の実演や、来場者向けのワークショップをしていただける方を募集します。応募フォームの「実演・ワークショップ」欄に、内容・所要時間・使う道具（電源・水・火の有無）をご記入ください。会場の条件によってはお受けできない場合があります。

【締切前のお知らせ】◯◯クラフトフェアの出展募集は◯月◯日で締め切ります。ジャンルごとに区画数に限りがあるため、応募多数の場合は審査となります。ご応募をお待ちしております。

区画の種類と出展料の決め方

出展料の金額は会場費や規模で大きく変わるため、相場ではなく自分の催しの経費から逆算して決めてください。

1. 01

   経費を出す

   会場費、机・椅子・テントの手配、告知物、保険、スタッフの交通費や食事、備品など、開催に必要な経費を書き出します。

2. 02

   出展料以外の収入を差し引く

   協賛金、助成、物品の提供など、出展料以外でまかなえる分を引きます。協賛の集め方は協賛の集め方を参照してください。

3. 03

   区画の大きさで重みを付ける

   残りを区画数で割るだけでなく、広い区画ほど負担を大きくし、小さい区画や共用机の区画を用意すると、始めたばかりの作り手も応募しやすくなります。

4. 04

   割引や加算の条件を決める

   実演やワークショップで会場を盛り上げてくれる出展者の出展料を下げる、机・椅子の貸出を有料にする、など。条件は要項に書きます。

5. 05

   中止・キャンセルのときの扱いを決める

   主催者都合の中止、雨天中止、出展者都合のキャンセルで、出展料をどうするかを分けて書きます。

選考の基準と審査シート

審査シートは、応募1件につき1行で、項目ごとに記録します。点数を付けるかどうかは任意ですが、「なぜ選んだか・なぜ見送ったか」を後から説明できる記録にしてください。表計算ソフトに次の列を作れば、そのまま使えます。

審査の進め方

1. 01

   審査する人を決める

   複数人で行うと、判断の偏りを減らせます。応募者と利害関係のある人（知人・取引先）は、その応募の審査から外れるルールにします。

2. 02

   要項の基準だけで一次の判断をする

   テーマとの合致、作品の定義、規約への同意。ここで外れる応募は、理由がはっきりしています。

3. 03

   ジャンルの枠で並べる

   一次を通った応募をジャンルごとに並べ、枠を超えたジャンルは審査シートの記録を元に絞ります。

4. 04

   補欠を決めておく

   辞退や欠席に備え、ジャンルごとに補欠の順番を決めておくと、連絡が早くなります。

5. 05

   結果と理由を記録し、連絡する

   選んだ理由・見送った理由を、審査シートの言葉で一行ずつ残してから連絡します。

結果連絡の例文

結果は要項に書いた日に、全員へ同じ方法で連絡します。見送りの連絡には、要項の言葉で理由を一言添えると、次回の応募につながります。

【出展決定】◯◯様　このたびは◯◯クラフトフェアにご応募いただき、ありがとうございました。審査の結果、ご出展をお願いすることになりました。出展料のお支払い方法と期限、区画の決め方は添付の案内をご確認ください。区画番号と当日の詳しいご案内は、◯月◯日ごろにお送りします。

【見送り】◯◯様　このたびは◯◯クラフトフェアにご応募いただき、ありがとうございました。今回は応募が多く、◯◯のジャンルは募集枠を超えたため、審査の結果、ご出展をお見送りすることになりました。ご期待に沿えず申し訳ありません。次回の募集もご案内いたしますので、よろしければまたご検討ください。

【補欠のご案内】◯◯様　このたびはご応募いただき、ありがとうございました。審査の結果、◯◯ジャンルの補欠として登録いたしました。辞退が出た場合は◯月◯日までにご連絡します。ご出展いただけるかどうかを、その時点でお知らせいただけますと幸いです。

ジャンルの配分と区画割り

区画割りは、出展者の満足と来場者の回遊の両方に関わります。次の順に会場図の上で決めてください。

1. 01

   動かせない区画を先に置く

   電源が要る、水回りの近くが要る、火気を使う、車の横付けが要る、といった条件のある区画を先に決めます。

2. 02

   同じジャンルを隣り合わせない

   同じジャンルが並ぶと、来場者がその場で見比べることになり、出展者から不満が出ることがあります。ジャンルを交互に並べます。

3. 03

   人が集まる区画を分散させる

   ワークショップや実演の区画は人が溜まります。入口の近くや通路の狭い場所を避け、会場の奥や広い場所に置くと、来場者が奥まで歩くきっかけにもなります。

4. 04

   通路と非常口を確保する

   区画を詰めすぎず、通路の幅と非常口の前を空けます。配置の考え方は会場レイアウトの決め方を参照してください。

5. 05

   区画番号を振り、出展者に通知する

   区画番号の入った会場図を、出展者への最終案内に付けます。同じ図を来場者向けの会場マップにも使います。

ジャンルの区分は、例えば次のように分けると、応募者が自分で選びやすくなります。

• 陶磁器・やきもの
• 木工・木の道具
• ガラス
• 金属・金工
• 革・皮革小物
• 布・染め・織り・衣類
• 紙・製本・版画
• 編み・かご
• アクセサリー
• その他（ジャンルに当てはまらないもの）

出店規約に書くこと

中古品や買い取りを扱う場合

古物営業法第2条第1項は、古物を「一度使用された物品」のほか「使用されない物品で使用のために取引されたもの」なども含めて定義しています。また同法第14条第1項は、古物商が営業所又は取引の相手方の住所若しくは居所以外の場所で、買い受けるため古物商以外の者から古物を受け取ってはならないとし、仮設店舗で営む場合に、あらかじめ日時及び場所を管轄の公安委員会に届け出たときを除くとしています。作品の販売とは別の扱いになるため、中古品の販売や会場での買い取りを認めるかは、規約で決めておいてください。個別の当てはめは警察（公安委員会）に確認します。詳しくはフリマ・蚤の市と古物営業法で整理しています。

食品を扱う出店者がいる場合

焼き菓子やジャムなど、食品を扱う出店者がいる場合は、行事の種類や出店期間によって必要な手続きが異なるため、保健所への事前相談が前提になります。イベント出店の保健所手続きとイベントの食品表示を確認してください。

来場者向けの企画と告知

クラフトフェアの来場者は、作品を買うだけでなく、作り手と話し、作る様子を見に来ます。区画の販売に加えて、次のような企画を組み合わせると、滞在時間が延び、次回の来場にもつながります。

告知のチェックリスト

• 出展者の一覧（名前・ジャンル・作品写真）を公開した。写真の掲載は出展者の了承を取った
• 区画番号入りの会場マップを公開した
• 開催日・時間・会場・アクセス・駐車場の有無を一か所にまとめた
• 雨天時の扱いと、当日の開催判断をどこで知らせるかを書いた
• 実演・ワークショップの時間割と予約の方法を書いた
• 出展者が自分の告知に使える画像や文面を渡した

会場での撮影と写真の扱いはイベント写真のSNS掲載、駐車場の計画はイベントの駐車場計画を参照してください。

出展者への最終案内の例文

最終案内は、当日の問い合わせを減らすための文書です。区画番号入りの会場図と一緒に送ります。

【◯◯クラフトフェア　出展者の皆さまへの最終のご案内】
■区画番号：◯◯（添付の会場図をご確認ください）
■搬入：◯月◯日◯時〜◯時。車両は◯◯に停めて荷下ろしをし、荷下ろし後は◯◯へ移動してください。
■受付：到着したら本部（◯◯）で受付をし、区画番号の札をお受け取りください。
■開場・終了：◯時開場、◯時終了。終了の合図があるまで片付けを始めないでください。
■撤収：◯時までに区画を空けてください。ゴミはお持ち帰りください。
■電源・水・火：お申し込み時の内容のとおりです。変更がある場合は◯月◯日までにご連絡ください。
■雨天時：開催の判断は当日◯時までに、◯◯でお知らせします。
■緊急連絡先：◯◯（当日の本部）

• 区画番号入りの会場図を添付した
• 搬入の時間帯・停車位置・荷下ろし後の移動先を書いた
• 受付の場所と、受け取るもの（区画番号の札など）を書いた
• 開場・終了・撤収の時刻と、片付けを始めてよい合図を書いた
• 電源・水・火の申請内容と、変更の締切を書いた
• 雨天時の判断の時刻と連絡方法、緊急連絡先を書いた

当日の運用：役割・連絡・アナウンス

役割

連絡のルール

• 規約に合わない出品を見つけたら：巡回はその場で強く指摘せず、本部に伝える。本部の責任者が出展者と話す
• 出展者の欠席：出展者受付→本部。空いた区画をどう見せるか（案内を置く、隣の区画を広げる）を判断する
• 天候の悪化：本部が判断し、出展者に一斉に連絡する。屋外の判断の考え方は屋外イベントの雨天対応
• 来場者の転売・無許可の配信販売：巡回が本部に伝え、本部の責任者が規約に沿って声をかける

アナウンス・案内の文例

【出展者向け・開場前】出展者の皆さまへ。まもなく開場です。区画からはみ出した什器や荷物は、区画の内側にお収めください。困りごとは本部（◯◯）までお知らせください。

【来場者向け・開場】本日は◯◯クラフトフェアにお越しいただき、ありがとうございます。作品の撮影は、出展者にひと声おかけのうえお願いいたします。会場マップは案内所でお配りしています。

【ワークショップの案内】まもなく◯◯区画で◯◯のワークショップを始めます。参加を予約された方は、◯◯区画の前にお集まりください。通路は空けてお待ちください。

【雨天時】雨が強くなってまいりました。屋外の出展者の皆さまは、作品と什器の雨よけをお願いいたします。開催を続けるかどうかは、◯時に本部からお知らせします。

【終了の予告】まもなく終了の時刻です。お買い物がお済みでない方は、お早めにお求めください。出展者の皆さまは、終了の合図があるまで片付けを始めないようお願いいたします。

よくある失敗

終わった後の振り返り

• 出展者に、区画・搬入・案内についての感想を聞いた（アンケートの作り方）
• 欠席・辞退の数と理由、補欠の繰り上げがうまくいったかを記録した
• 規約に合わない出品や、当日の注意の件数と内容を記録した
• ジャンルの配分と、人の流れが偏った場所を会場図に書き込んだ
• 次回の募集要項で変える点を文書にまとめた
• 審査の記録など個人情報を含む資料の保管・廃棄を決めた