天候
屋外イベントの雨天対策
判断の時刻と基準を先に決め、告知に書いておく
屋外イベントの雨天対策で最初に決めるのは、テントの数ではありません。雨のときにどうするかを「通常開催・雨天プランで開催・延期・中止」の4段階で定義し、どの時刻に、何を見て、誰が段階を決めるかを企画段階で固定することです。そのうえで、申込ページと告知に「雨天時の扱い」と「判断の発表時刻・発表場所」を書いておく。これで、当日の朝に問い合わせが集中する事態の多くは防げます。
結論だけ先に：①段階を4つに分けて中身を書く ②判断は前日・当日朝・開催中の3回 ③基準は気象庁の予報用語と警報・注意報で書く ④雷は雨の強さと別に「中断して建物へ退避」の基準を持つ ⑤雨天プラン（移設先・通路の養生・機材の保護・人員）は事前に用意しないと当日選べない ⑥告知は公式サイトを正本にし、SNS・メール・出店者連絡で同じ内容を流す。
結論
雨天対策で事前に決めるのは①雨天時の段階の定義（何をどう変えるか） ②判断の時刻（前日・当日朝・開催中） ③判断に使う情報（気象庁の予報・警報、会場の状況） ④判断する人と代理 ⑤雨天プランの中身（場所・動線・足元・機材・人員） ⑥告知の文面と経路の6つです。中止の判断全般と返金・キャンセル料の扱いはイベント中止の判断基準と告知で整理しています。この記事は、雨に特化して「中止に至る手前」をどう設計し、当日どう動くかを扱います。
時期別：雨天対策でやることの全体像
雨天対策は当日の作業ではなく、企画段階から終了後までの段取りです。いつ何を決めておくかを先に一覧で押さえてください。
| 時期 | やること | この記事の該当箇所 |
|---|---|---|
| 企画段階 | 4段階の定義、判断者と代理、判断時刻、基準、雨天プランの移設先の押さえ、予備日の要否 | 4段階の定義／判断の時刻と基準 |
| 募集・申込の開始時 | 申込ページ・出店要項に雨天時の扱い、発表時刻と発表場所、返金の扱いを書く | 告知の使い分け／文例 |
| 開催の前週 | 資材（敷板・マット・シート・袋）と人員の確定、取引先のキャンセル料の期限を一覧に | 雨天プランの準備チェックリスト |
| 前日 | 延期・中止の判断、雨天プランへの切り替えの予告、出店者・出演者への連絡 | 前日〜当日の流れ／文例 |
| 当日朝 | 通常開催か雨天プランかを設営前に決め、発表。通路の養生と機材の保護 | 前日〜当日の流れ |
| 開催中 | 気象情報の定時確認、雷・急な強い雨での一時中断と退避、再開の判断 | 当日の運用 |
| 終了後 | 判断の記録を見直し、次回の判断時刻と基準を修正 | 判断の記録表 |
雨天時の扱いを4段階で定義する
「雨天決行」と書くだけでは、どの程度の雨まで、何をそのまま実施するのかが伝わりません。まず主催者側で、雨の状況ごとに何を変えるかを段階として定義します。
| 段階 | やること（例） | 決めておく中身 |
|---|---|---|
| A 通常開催 | 予定どおり実施 | 雨具の案内、足元の注意喚起、通路の養生だけ追加するか |
| B 雨天プランで開催 | 屋内への移設、プログラムの短縮、一部コンテンツの取りやめ | 移設先、取りやめる項目、出店者・出演者への連絡内容 |
| C 延期 | 予備日に実施 | 予備日の会場・出演者の押さえ、申込の扱い |
| D 中止 | 開催しない | 返金・キャンセル料、現地に来てしまう人への対応 |
そのうえで、告知に使う言葉と段階を対応させます。「雨天決行」と書くなら「A または B で実施し、C・D は荒天（警報の発表など、主催者が定めた条件）の場合のみ」というように、言葉の中身を告知文の中で説明してください。
| 告知の言葉 | 来場者が受け取りやすい意味 | 書き添えるべきこと |
|---|---|---|
| 雨天決行 | 雨でも必ずやる | 雨天時に変わる点（会場・プログラム）と、中止になる条件 |
| 小雨決行 | 少しの雨ならやる | 「小雨」の線引きが人によって違うため、言葉ではなく変わる点と中止条件で書く |
| 雨天中止 | 雨なら中止 | どの時刻の予報で決めるか、発表時刻と発表場所 |
| 荒天中止 | ひどい天候なら中止 | 「荒天」の中身（警報の発表、雷など主催者が定めた条件） |
| 雨天順延 | 雨なら別の日にやる | 予備日、順延の判断時刻、予備日も雨のときの扱い |
Point
「小雨決行」は避けたほうが無難な表現です。小雨かどうかの線引きは人によって違い、当日の朝に「この雨は小雨ですか」という問い合わせを招きます。使うなら「雨天時は◯◯（屋内）に会場を変更して実施」のように、雨のときに何が変わるかを書くほうが伝わります。
判断の時刻と、見る情報を決める
判断は1回ではなく、時刻を区切って複数回行うのが現実的です。前日に決められること、当日朝にしか決められないこと、開催中に判断が要ることは性質が違います。
| 判断のタイミング | 主に決めること | その時刻が決まる理由 |
|---|---|---|
| 前日（例：◯時） | 延期・中止の判断、雨天プランへの切り替えの予告 | 出演者・出店者の移動、仕入れ、搬入の手配が前日に動くため |
| 当日朝（例：開場◯時間前） | A／B のどちらで実施するか | 設営の開始前に決めないと、設営をやり直すことになるため |
| 開催中（随時） | 一時中断、プログラムの短縮、退避 | 雷や急な強い雨は事前の予報だけでは決めきれないため |
時刻は「出演者・出店者・来場者が移動を始める時刻」と「設営の開始時刻」から逆算して置きます。各取引先のキャンセル料が何日前・何時から発生するかも、判断時刻を決める材料になります。
基準は「雨の強さの言葉」か「公的な発表」で書く
「雨が強ければ」では当日に揉めます。気象庁は1時間雨量の範囲ごとに予報用語と影響を整理しています。基準を書くときは、この言葉を使うと関係者の認識が揃いやすくなります。
| 1時間雨量（mm） | 予報用語 | 気象庁が示す影響の例 |
|---|---|---|
| 10以上～20未満 | やや強い雨 | ザーザーと降る。地面からの跳ね返りで足元がぬれる |
| 20以上～30未満 | 強い雨 | どしゃ降り。傘をさしていてもぬれる |
| 30以上～50未満 | 激しい雨 | バケツをひっくり返したように降る。道路が川のようになる |
| 50以上～80未満 | 非常に激しい雨 | 滝のように降る。傘は全く役に立たなくなる |
| 80以上～ | 猛烈な雨 | 息苦しくなるような圧迫感がある。恐怖を感ずる |
注意
出典：気象庁「雨の強さと降り方」。気象庁は、大雨による災害のおそれがあるときは警報や注意報を発表し、警報や注意報の基準は地域によって異なるとしています。どの段階の雨・どの発表で B〜D に切り替えるかは、会場の排水、足元、仮設物、来場者の属性によって主催者が決めることです。この表は「基準を書くときの言葉」として使い、数値そのものを推奨値として扱わないでください。
基準を決めるときに会場ごとに確認すること
- 会場の管理者（公園管理者・施設）に、雨天時の使用制限や芝生の養生ルールがあるか
- 会場の排水：水たまりができる場所、ぬかるみやすい地面（芝・土）の範囲
- 仮設物（テント・ステージ・看板）の設置業者が、雨や風のときに使用を止める条件
- 来場者の属性：子ども連れ・高齢者・車いす利用者が多いか（足元の悪さの影響が大きい）
- 電気を使う設備の範囲と、雨の中でどこまで使えるか（機材業者の判断）
- 雷のときに来場者を入れられる建物の場所と収容できる人数
判断基準の書き方（コピー用）
判断者：◯◯（代理：◯◯） 気象の確認担当：◯◯
■前日◯時の判断
・延期／中止にする条件：◯◯（例：開催時間帯に◯◯地域へ大雨の警報が発表される予報が出ている）
・雨天プラン（B）を予告する条件：◯◯
■当日◯時の判断
・A／B を決める条件：◯◯（例：開催時間帯の予報が「◯◯な雨」以上）
■開催中
・一時中断する条件：雷鳴が聞こえる、雷の注意報が発表された、など◯◯
・退避先：◯◯（建物名・入口）
・再開を判断する人：◯◯
■発表の場所と時刻：公式サイト（正本）・SNS・申込者メール、前日◯時／当日◯時
Point
雷は、雨の強さとは別に基準を持ってください。気象庁は雷鳴が聞こえるなど雷雲が近づく様子があるときは、落雷が差し迫っているとし、速やかに安全な場所へ避難するよう呼びかけています。比較的安全な空間として挙げられているのは鉄筋コンクリート建築、自動車（オープンカーは不可）、バス、列車の内部などで、テントの下は含まれていません。また高い木の近くは危険としています。グラウンドや堤防などの開けた場所では人に落雷しやすくなるとされており、広場や河川敷の会場では、来場者を移せる建物がどこにあり何人入れるかを事前に確認しておいてください。
雨天プランの準備チェックリスト
段階 B（雨天プランで開催）を選べるかどうかは、事前の準備で決まります。準備していない雨天プランは、当日には選べません。
場所と動線
- 屋内の移設先（会場内の別ホール、近隣施設）を押さえたか。押さえる場合の費用と期限を確認したか
- 雷のときの退避先（建物の中など）と、そこに来場者が入りきるか、誘導の経路を決めたか
- 移設した場合の収容人数を会場に確認したか（屋外と同じ人数は入らないことが多い）
- 受付・待機列を屋根の下に置けるか。置けない場合、列をどこで折り返すか
- 階段・スロープ・タイル床など、濡れると滑りやすい場所を下見で洗い出したか
- 水がたまりやすい低い場所、排水口の位置を確認したか
- 傘を差した人が通るときの通路幅を想定したか（すれ違えるか）
- 雨宿りできる屋根の下の滞在場所（休憩・飲食）を用意できるか
設備・機材
- 音響・照明・電源を雨の中で使えるか、使えない場合にどこまで止めるかを機材業者と決めたか
- 電源ケーブルの取り回しと接続部の養生を、電気の扱いが分かる業者と確認したか
- テントを張る場合、雨と同時に風が強まったときの撤去の判断も決めたか（屋外イベントの強風対策）
- ブルーシート、タオル、ビニール袋、傘袋、滑り止めマットなどの資材を手配したか
- 紙の掲示物・案内サインを、濡れても読める形（ラミネート、防水の掲示）にしたか
- 受付の端末・紙の名簿を濡らさない置き場所を決めたか
関係者との取り決め
- 出店者・出演者に、雨天時の扱い（実施・中止の連絡方法と時刻、出店料・出演料の扱い）を要項で伝えたか
- 各取引先のキャンセル料が何日前・何時から発生するかを一覧にしたか
- 予備日を設ける場合、会場・出演者・スタッフを仮押さえしたか
- 雨天時に増える業務（傘の誘導、床の拭き取り、案内の掲示替え）の人員を見込んだか
- スタッフ自身の雨具（レインウェア、替えの靴下・タオル）と、交代で休める屋根の下の場所を用意したか
注意
出店者向けの要項に雨天時の扱いを書く理由はキッチンカーの出店、公園の占用許可の範囲内で配置を変えられるかは公園でイベントを開く許可も確認してください。配置を大きく変えると、許可を受けた範囲から外れることがあります。
足元・通路の養生と、機材・物品の守り方
雨の日の事故とクレームは、足元から起きます。芝や土の会場はぬかるみ、舗装やタイルは滑りやすくなります。通路の養生資材は、地面の種類と人の通る量で選んでください。資材を敷くこと自体が会場のルールで制限される場合があるため、管理者への確認を先に行います。
| 資材 | 向いている場所 | 良い点 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 樹脂製の敷板（養生板） | 芝・土の主動線、車いす・ベビーカーが通る通路 | ぬかるみを抑え、車輪が沈みにくい。繰り返し使える | 設置・撤去に人手と運搬が要る。板の継ぎ目と端の段差を確認する |
| ゴムマット・滑り止めマット | テント出入口、受付前、舗装面の段差まわり | 敷くだけで使える。滑りにくくなる | ぬかるみには効きにくい。端がめくれるとつまずく原因になる |
| すのこ・パレット | ブースの床、物品を地面から浮かせる場所 | 物を水から守れる | 人の通路には段差・隙間ができるため向かない |
| ブルーシート | 機材・物品の覆い、地面に置く荷物の下敷き | 安く、広く覆える | 濡れると滑りやすいため人の通路に敷くのは避ける。風であおられないよう固定する |
| 吸水マット・タオル | 屋内への入口、移設先の床 | 持ち込まれる水を減らせる | 交換の頻度が高い。交換担当を決めておく |
機材・物品の保護チェックリスト
- 音響・照明・配信機材の覆い方と、雨が強まったときに止める順番を業者と決めた
- ケーブルの接続部が水たまりにならない位置にあるか、地面から浮かせているか
- 受付・物販のレジ、端末、釣り銭、紙類を入れる防水の箱・袋を用意した
- 物品・景品・配布物を地面に直接置かず、すのこや台の上に置く
- テントの屋根に水がたまってたわんでいないか、巡回で確認する担当を決めた
- 雨で濡れたものを撤収後に乾かす場所と、返却期限のあるレンタル品の扱いをレンタル会社に確認した
告知の使い分けと、来場者への持ち物案内
雨の日の告知で混乱が起きるのは、経路ごとに書いてあることが違うときです。公式サイトのお知らせを正本にし、ほかの経路は「同じ内容を早く届ける」「リンクで正本へ案内する」役割に分けます。
| 経路 | 役割 | 雨の日の使い方 |
|---|---|---|
| 公式サイトのお知らせ | 正本。詳しい変更点を1か所にまとめる | 判断時刻に必ず更新し、更新時刻を書く。過去の告知も消さずに残す |
| SNS | 速報。拡散と、来場予定者への到達 | 正本へのリンクを付けて短く書く。イベント名のハッシュタグを決めておき毎回付ける。固定表示できる場合は最新の告知を固定する |
| 申込者へのメール・メッセージ | 申込者に確実に届ける | 件名に日付と「開催」「雨天プラン」「中止」を入れ、本文は正本と同じ内容にする |
| 出店者・出演者への連絡 | 関係者への先出し | 一般告知より前に送り、受け取ったことを返信してもらう |
| 会場の掲示・放送 | 現地に来た人への案内 | 入口・受付・駅からの動線に掲示。濡れても読める形にする |
来場者にすすめる雨の日の持ち物
- レインウェア・ポンチョ：混雑する会場では、傘より周りに当たりにくい
- 滑りにくい靴・替えの靴下：芝・土の会場ではぬかるみ、舗装の会場では滑りやすさへの備え
- タオル・着替え：体が冷えるのを防ぐ
- スマートフォンや貴重品を入れる防水の袋
- 荷物を入れるビニール袋：濡れた雨具や敷物をしまう
傘の扱いは会場で決めてください。客席が密集する場面では、後ろの人の視界をふさぎ、周りの人に当たるため、「客席での傘の使用はご遠慮ください。レインウェアでのご参加をお願いします」と事前に案内しておくと、当日の注意が減ります。
雨の日でも来場してもらうための工夫
- 雨天時の特典（来場者への配布物、出店での割引など）を事前に告知しておき、雨の予報が出た時点で改めて知らせる
- 屋根の下の休憩・飲食スペースを用意し、告知で場所を示す
- 雨天プランで取りやめた屋外の企画の代わりに、屋内でできる企画（ワークショップ、トーク）を用意しておく
- 来場できない人向けに、配信や後日の写真公開を行う場合は告知に書く（ライブ配信の当日運用）
前日〜当日の流れと役割
- 01
前日の判断時刻
気象の確認担当が予報・警報の見込みを報告し、判断者が C・D にするか、B を予告するかを決める
- 02
関係者へ先に連絡
出店者・出演者・協力会社へ判断を送り、受け取りの返信を確認する
- 03
一般告知
公式サイトを更新し、同じ内容をSNS・申込者メールで流す。次の発表時刻を必ず書く
- 04
当日朝の判断
設営の開始前に A か B かを決める。B なら移設と通路の養生の手順に切り替える
- 05
設営と養生
通路に敷板・マットを敷き、機材・物品を覆う。濡れると滑る場所に注意の掲示を出す
- 06
開催中の定時確認
決めた間隔で気象情報を確認し、雷・急な強い雨のときは判断者が中断を決め、放送で退避を案内する
- 07
終了後の記録
判断した時刻、見た情報、決めた段階、連絡した相手と時刻を記録表に残す
役割分担
| 役割 | 担当 | 雨の日にやること |
|---|---|---|
| 判断者 | ◯◯（代理◯◯） | 決めた時刻に段階を決める。開催中の中断・再開を決める |
| 気象の確認担当 | ◯◯ | 気象庁の予報・警報・雷の情報を決めた間隔で確認し、判断者に報告する |
| 告知担当 | ◯◯ | サイト・SNS・メールの更新。文面は事前に用意したものを使う |
| 会場・動線担当 | ◯◯ | 通路の養生、滑りやすい場所の掲示、待機列の移動、傘の扱いの案内 |
| 出店者・出演者窓口 | ◯◯ | 段階の変更を一斉に連絡し、受け取ったことを確認する |
気象の確認担当を判断者と別に置くのは、判断者が現場対応に追われると確認が途切れるためです。確認する情報と間隔をあらかじめ書いておき、変化があればすぐ判断者に上げる形にします。
そのまま使える文例12本
1. 申込ページ・募集要項に書く「雨天時の扱い」
【雨天時の扱い】
雨天時は、会場を◯◯（屋内）に変更し、一部のプログラムを変更して開催します。
開催時間帯に◯◯地域へ警報が発表される見込みの場合など、主催者が安全に開催できないと判断した場合は中止（または◯月◯日に延期）します。
開催の可否は、前日◯時と当日◯時に、このページでお知らせします。
中止の場合の参加費の扱いは「◯◯」をご確認ください。
2. 前日・雨天プランで実施（公式サイト）
【◯月◯日（◯）◯◯の開催について】
明日の◯◯は、雨の予報のため雨天プランで開催します。
・会場：◯◯（屋外の◯◯エリアは使用しません）
・変更点：◯◯のプログラムは中止、◯◯は◯◯に移して実施します
・受付：◯◯（屋根のある◯◯の前）
足元が滑りやすくなります。歩きやすい靴でお越しください。
当日◯時に、最終的な開催状況をこのページでお知らせします。
3. 前日・雨天プランで実施（SNSの短文）
【明日◯/◯の◯◯】雨の予報のため、雨天プランで開催します。会場は◯◯、受付は◯◯の前です。変更点の詳細はこちら→（公式サイトのURL） 最終発表は当日◯時です。#◯◯
4. 当日朝・通常どおり開催
【本日の開催について】
本日の◯◯は予定どおり開催します（◯時◯分判断）。
天候が急に変わった場合は、プログラムを一時中断することがあります。その際は会場内の放送とこのページでお知らせします。
5. 前日・延期のお知らせ
【◯月◯日（◯）◯◯の延期について】
明日の◯◯は、大雨の予報のため、◯月◯日（◯）に延期いたします。楽しみにしてくださっていた皆さまには、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
お申し込み済みの方は、そのまま延期日にご参加いただけます。延期日にご都合が合わない方は、◯月◯日までに◯◯からお知らせください。
6. 中止のお知らせ（SNSの短文）
【◯/◯の◯◯は中止します】大雨の警報が発表される見込みのため、安全を優先して開催を中止いたします。参加費の扱いなど詳細はこちら→（公式サイトのURL） 会場へはお越しにならないようお願いいたします。#◯◯
7. 出店者・出演者への一斉連絡（前日）
件名：【◯◯】◯月◯日の開催形式について（要返信）
出店者・出演者の皆さま
明日の◯◯は、雨の予報のため雨天プランで開催します。
・搬入時刻：変更なし（◯時〜）
・配置：屋外の◯◯エリアは使用せず、◯◯へ移します。新しい配置図を添付します
・一般向けの告知は本日◯時に行います
お手数ですが、内容をご確認のうえ、本日◯時までにこのメールへご返信ください。
8. 来場者への持ち物のお願い（前日の告知・メール）
明日は雨の予報です。会場は芝生のため、足元がぬかるむ場所があります。レインウェアや歩きやすい靴、タオルのご用意をお願いいたします。客席が混み合う場面では、傘のご使用をご遠慮いただく場合があります。
9. 場内放送（足元の注意）
ご来場の皆さまにお知らせいたします。雨のため、通路や階段が滑りやすくなっております。足元に十分ご注意のうえ、敷板の上をお歩きください。お子さま連れの方は、お手をつないでお進みください。
10. 場内放送（雷による一時中断）
ご来場の皆さまにお知らせいたします。雷の発生が予想されるため、ただいまからプログラムを一時中断いたします。屋外にいらっしゃる方は、スタッフの案内に従って◯◯（建物内）へ移動してください。テントの下や木の近くにはとどまらず、建物の中へお入りください。再開する場合は、この放送でお知らせいたします。
11. 場内放送（再開）
ご来場の皆さま、大変お待たせいたしました。安全が確認できましたので、◯時◯分からプログラムを再開いたします。足元が濡れておりますので、ゆっくりとお戻りください。
12. 会場入口の掲示
【本日は雨天プランで開催しています】
受付は◯◯の前に移動しました。◯◯エリアは使用していません。
通路は滑りやすくなっています。敷板の上をお歩きください。
注意
延期・中止の告知文をさらに詳しく書く場合はイベント延期のお知らせ 例文、会場前に掲示する貼り紙は貼り紙作成ツールで用意できます。
判断の記録表（コピー用）
判断した時刻と根拠を、その場で1行ずつ残します。後から関係者に経緯を説明するときと、次回の判断時刻・基準を見直すときの材料になります。
| 時刻 | 見た情報（予報・発表の内容） | 決めた段階 | 判断者 | 連絡した相手と時刻 |
|---|---|---|---|---|
| 前日◯:◯◯ | ◯◯ | A／B／C／D | ◯◯ | 出店者◯:◯◯、サイト◯:◯◯ |
| 当日◯:◯◯ | ◯◯ | A／B | ◯◯ | ◯◯ |
| 開催中◯:◯◯ | ◯◯（雷鳴など） | 一時中断／再開 | ◯◯ | 場内放送◯:◯◯ |
よくある失敗
- 「雨天決行」とだけ書く：雨のときに何が変わるかが書かれておらず、当日の朝に「本当にやりますか」という問い合わせが集中する
- 判断の発表時刻を告知していない：来場者は「いつ見ればよいか」が分からず、問い合わせと現地への来場が増える
- 経路ごとに告知の内容が違う：SNSとサイトで書いてあることが食い違い、どちらが正しいかの問い合わせが来る
- 雨天プランの移設先の収容人数を確認していない：屋内に移したら入りきらず、入場制限が新たな混乱を生む
- 出店者・出演者への連絡が告知より後になる：関係者がSNSで変更を知ることになる
- 通路にブルーシートを敷く：濡れたシートの上で滑る。通路には敷板や滑り止めマットを使う
- 雷の基準を持っていない：雨は弱いまま雷が近づいたときに、中断の判断ができない。テントの下に退避させてしまう
- 判断の経緯を記録していない：いつ、どの情報を見て、誰が決めたかを後から説明できない
この記事の要点
- 雨天時の扱いは「通常開催・雨天プラン・延期・中止」の4段階で定義し、何が変わるかを告知に書く。
- 判断は前日・当日朝・開催中に分け、それぞれの時刻を移動開始と設営開始から逆算して決める。
- 基準は気象庁の雨の強さの用語や公的な発表で書く。警報・注意報の基準は地域によって異なる。
- 雷は雨の強さとは別の基準を持ち、テントではなく建物などへの退避先と放送文を決めておく。
- 雨天プランは、移設先・収容人数・通路の養生・機材の保護・人員を事前に用意して初めて選べる。
- 告知は公式サイトを正本にし、関係者へ先に連絡してから、SNS・メールで同じ内容を流す。
FAQ
よくある質問
どちらも主催者が中身を定義する言葉で、決まった定義があるわけではありません。雨天決行は「雨でも開催する」、小雨決行は「小雨なら開催する」と受け取られやすい言葉ですが、どの程度の雨で何が変わるかは伝わらず、当日の問い合わせを招きます。告知では「雨天時は◯◯に会場を変更して実施」「◯◯の警報が発表された場合は中止」のように、雨のときに何が変わるかを具体的に書いてください。
前日・当日朝・開催中の3回に分けて考えるのが現実的です。延期・中止は、出演者や出店者が移動・仕入れを始める前の前日に、通常開催か雨天プランかは設営を始める前の当日朝に決めます。具体的な時刻は、関係者と来場者の移動開始時刻、設営の開始時刻、取引先のキャンセル料が発生する時刻から逆算して決め、告知に発表時刻として書いておいてください。
気象庁は1時間雨量の範囲ごとに「やや強い雨」「強い雨」「激しい雨」などの予報用語と、人や屋外への影響を整理しています。基準を書くときにこの言葉や、気象庁の警報・注意報などの公的な発表を使うと、関係者の認識が揃いやすくなります。ただし警報・注意報の基準は地域によって異なり、どの段階で切り替えるかは会場の条件によって主催者が決めることです。
どの段階で実施するか（通常開催・雨天プラン・延期・中止）、変更点（会場、取りやめるプログラム、受付の場所）、来場者へのお願い（足元、雨具）、次の発表の時刻と場所です。とくに「次に何時にどこで知らせるか」を書くと、問い合わせが減ります。公式サイトを正本にし、SNSやメールは同じ内容に正本へのリンクを付けて流してください。
気象庁は、雷鳴が聞こえるなど雷雲が近づく様子があるときは落雷が差し迫っているとして、速やかに安全な場所へ避難するよう呼びかけています。比較的安全な空間として挙げられているのは鉄筋コンクリート建築、自動車（オープンカーは不可）、バス、列車の内部などで、テントの下は含まれていません。高い木の近くも危険とされています。開催中に中断する条件、退避先、放送文、再開を判断する人を事前に決めておいてください。
屋内の移設先とその収容人数、屋根の下の受付・待機列、通路の養生資材（敷板・滑り止めマット）、音響・照明・電源を雨の中でどこまで使うかの取り決め、濡れても読める案内サイン、出店者・出演者への雨天時の連絡方法です。準備していない雨天プランは当日に選べないため、企画段階で手配と費用を確認してください。
芝や土の主動線には樹脂製の敷板、テントの出入口や受付前には滑り止めマットが向いています。ブルーシートは濡れると滑りやすいため、人の通路ではなく機材や荷物の覆いに使ってください。資材を敷くこと自体が会場のルールで制限される場合があるため、事前に管理者へ確認します。
主催者が会場のルールとして決めることです。客席が密集する場面では視界をふさぎ、周りの人に当たるため、レインウェアでの参加をお願いする主催者もいます。断る場合は当日ではなく、申込ページや前日の告知で事前に案内してください。
返金やキャンセル料の扱いは、雨に限らず中止全般の取り決めとして申込時に明示しておくべき事項です。考え方と告知の順番はイベント中止の判断基準と告知で整理しています。