照会状の書き方と例文
在庫・取引条件・未着の問い合わせ

照会状の決まりごと一覧

横書きなら、右上に日付、左上に宛名、その下の右側に差出人、中央に件名、本文のあとに「記」と照会事項、「以上」で締めます（社外文書の基本フォーマット、記書きの書き方）。照会状は事務的な文書なので横書きが多く使われますが、縦書きにする場合は本文と結語のあとに日付・差出人、最後に宛名を書きます。

照会状の見本・例文（場面別）

見本1　在庫と納期の照会

令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯
営業部　御中
株式会社△△
購買部　□□□□

◯◯の在庫および納期についてのご照会

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では来期の◯◯に向けて、貴社製品◯◯の追加発注を検討しております。
つきましては、お手数ですが下記の事項について、◯月◯日までにご回答くださいますようお願い申し上げます。
敬具

記
1．◯◯（型番 ◯◯◯◯）の現在の在庫数
2．◯個を発注した場合の納品までの期間
3．分納が可能かどうか
ご回答の方法　書面またはメール（◯◯@◯◯）にて、購買部　□□あて
以上

見本2　取引条件の照会（初めての相手）

お取引条件についてのご照会

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
突然のお手紙にて失礼いたします。弊社は◯◯市で◯◯の製造・販売を行っている会社でございます。
このたび、展示会で貴社の◯◯を拝見し、弊社製品の材料としてお取引をお願いできないかと考えております。
つきましては、ご検討にあたり、下記の事項についてご教示いただけますと幸いです。
ご多忙のところ誠に恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
敬具

記
1．最小の発注単位と単価
2．お支払いの条件（締め日・支払日・方法）
3．納品の方法と送料の扱い
4．見本品をお送りいただけるかどうか
ご回答の期限　令和◯年◯月◯日
同封書類　弊社の会社案内
以上

初めての相手には、会社の紹介と、どこで相手を知ったかを書き、会社案内を同封します。見積の依頼を兼ねるなら見積依頼メールの例文も参考になります。

見本3　注文品の未着の照会

注文品未着についてのご照会

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、令和◯年◯月◯日付で注文いたしました下記の品につきまして、◯月◯日の納品予定日を過ぎましたが、本日現在、弊社に届いておりません。
行き違いがあるかもしれませんので、お手数ですが発送の状況をお調べのうえ、ご連絡いただけますでしょうか。
なお、◯月◯日の◯◯で使用する予定のため、到着の見込みを早めにお知らせいただけますと助かります。
敬具

記
注文日　令和◯年◯月◯日
注文番号　◯◯◯◯
品名・数量　◯◯　◯個
納品予定日　令和◯年◯月◯日
納品先　弊社◯◯事業所（◯◯県◯◯市◯◯）
以上

未着の照会は、相手の手違いと決めつけず、状況を調べてもらう形にします。急ぎの場合は文書を待たずに電話で確認し、その内容を文書やメールで残すほうが確実です。

見本4　請求内容の照会

ご請求内容についてのご照会

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、令和◯年◯月◯日付で頂戴いたしました請求書（請求番号 ◯◯◯◯）につきまして、弊社の発注記録と照らし合わせましたところ、下記の点について確認させていただきたく存じます。
お手数ですが、ご確認のうえご回答くださいますようお願い申し上げます。
なお、お支払いは確認が取れ次第、手続きいたします。
敬具

記
1．◯◯の数量（請求書では◯個、弊社の発注記録では◯個）
2．◯◯の単価（ご見積書の単価との違いについて）
ご回答の期限　令和◯年◯月◯日
以上

請求内容の照会では、こちらの記録と請求書のどこが違うのかを具体的に並べます。支払いをどう扱うか（確認後に支払う、違いのない分は先に支払うなど）も書いておくと、相手が安心します。

見本5　製品の仕様の照会

◯◯の仕様についてのご照会

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、弊社では貴社製品◯◯を、◯◯の現場で使用することを検討しております。
導入の判断にあたり、カタログに記載のない点について下記のとおりお尋ねいたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、◯月◯日までにご回答いただけますと幸いです。
敬具

記
1．屋外で使用する場合の注意点
2．交換部品の供給の見込み
3．操作方法の説明会をお願いできるかどうか
以上

よくある間違い

問い合わせへの返事が届かないときの再確認は返信がない相手への再確認メールを参考にしてください。