「申し訳ありません」と「申し訳ございません」の違い
使い分けと場面別の例文

まず結論：どちらを使うかの早見表

意味と成り立ち、敬意の強さ

「申し訳」は「申し開き」と同じく、自分の立場を説明する言葉を指します。「申し訳ない」は説明のしようもないほど悪いという気持ちを表し、お詫びの言葉として定着しました。

「申し訳ない」は一語の形容詞なので、「ない」だけを「ありません」「ございません」に置き換える形は落ち着かない、と考える人もいます。それでも「申し訳ありません」「申し訳ございません」はお詫びの言葉として広く使われ、ビジネスの場でもそのまま通じます。気になる相手には「申し訳なく存じます」「申し訳のしようもございません」と言い換えられます。

相手・場面別の使い分け

メール・電話・対面・チャットでの使い分け

電話でのお詫びの流れはお詫びの電話のかけ方、上司へのお詫びは上司へのお詫びの例文にまとめています。

前に付けると伝わりやすいクッション言葉

「申し訳ございません」だけでは、何を詫びているのかが伝わりません。前に「何について」を一言添えると、形だけのお詫びに見えにくくなります。

「お手数をおかけします」の使い方は「お手数をおかけします」の例文、「恐れ入りますが」との違いは「恐縮ですが」「恐れ入りますが」で説明しています。

言い換え一覧（丁寧さの段階つき）

「失礼いたしました」はちょっとした不手際向きで、相手に損害が出たときには軽く聞こえます。「陳謝」の使い方は「陳謝」の意味と使い方、「すみません」との違いは「すみません」と「すいません」で扱っています。

「申し訳ございません」と「申し訳ございませんでした」

どちらを使っても失礼にはなりませんが、対応が終わっていないうちに「でした」と書くと、もう終わったことのように受け取られることがあります。進行中のお詫びは「ご迷惑をおかけしております」の使い方を参照してください。

場面別の例文（そのまま使える）

取引先へ、返信が遅れたことを詫びる

件名：Re：◯◯のお見積もりについて

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。
お問い合わせいただいた◯◯のお見積もりを、添付にてお送りいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。

取引先へ、納期の遅れを詫びる

件名：◯◯の納品日の変更についてのお詫び

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）にお約束していた◯◯の納品が、部品の入荷の遅れにより◯月◯日（◯）になる見込みです。
ご予定を組んでいただいていたところ、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
入荷し次第、すぐにご連絡いたします。ご都合の悪い点があれば、お知らせいただけますでしょうか。

お客様へ、手配の誤りを詫びる

件名：◯◯のご予約内容の誤りについてのお詫び

◯◯様

いつもご利用いただき、ありがとうございます。◯◯の□□です。
◯月◯日（◯）のご予約について、こちらの手配に誤りがあり、ご案内した部屋の種類が異なっておりました。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
正しい内容で手配し直しましたので、下記のとおりご確認をお願いいたします。

お客様へ、対応できないことを伝える

◯◯様

お問い合わせいただき、ありがとうございます。◯◯の□□です。
ご希望の当日の内容変更につきましては、申し訳ございませんが、承ることができません。
前日までのご連絡であれば変更を承れますので、次回はそちらをご利用いただけますと幸いです。

社内の上司へ、提出の遅れを詫びる

件名：◯◯報告書の提出について

◯◯課長

お疲れさまです。□□です。
本日が期限の◯◯報告書ですが、数字の確認が終わっておらず、提出が遅れます。申し訳ありません。
明日の正午までに提出いたします。
今後は期限の前日に進み具合をご報告します。

社内の上司へ、影響の大きいミスを報告する

件名：【ご報告】◯◯社への請求金額の誤り

◯◯部長

お疲れさまです。□□です。
◯◯社へ送った今月の請求書で、金額に誤りがありました。送付前の照合を私が省いてしまったためで、大変申し訳ございません。
先方には本日中に訂正のご連絡を入れ、正しい請求書を再送いたします。
原因と今後の確認方法を、明日までにまとめてご報告します。

依頼を断るときの前置き（社外）

件名：Re：◯◯ご登壇のお願いについて

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびはお声がけいただき、ありがとうございます。
申し訳ございませんが、◯月◯日（◯）は先約があり、お引き受けすることができません。
また別の機会がございましたら、ぜひお声がけください。

お願いをするときの前置き（社内）

件名：◯◯会議の資料確認のお願い

◯◯さん

お疲れさまです。□□です。
急なお願いで申し訳ありませんが、明日の会議資料のうち◯◯の数字を確認してもらえますか。
本日の◯時までに見てもらえると助かります。

社内チャットで、会議に遅れることを伝える

◯◯さん、申し訳ありません。前の打ち合わせが延びていて、◯時の会議に少し遅れます。先に始めていてください。

応募先の企業へ、面接日程の変更をお願いする

件名：面接日程の変更のお願い（□□）

株式会社◯◯
人事部　◯◯様

お世話になっております。◯月◯日（◯）に面接のお時間をいただいております□□です。
勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、当日に外せない用事が入り、伺うことが難しくなりました。
もし可能でしたら、下記のいずれかの日程でご調整いただけますでしょうか。
・◯月◯日（◯）◯時以降
・◯月◯日（◯）終日
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

応募先の企業へ、書類の提出が遅れることを詫びる

件名：応募書類の提出について（□□）

株式会社◯◯
人事部　◯◯様

お世話になっております。□□です。
◯月◯日（◯）までにお送りする予定だった応募書類が、証明書の発行を待っており、期日に間に合わない見込みです。
ご案内いただいた期日を守れず、申し訳ございません。
◯月◯日（◯）までに必ずお送りいたします。

済んだことを改めて詫びる

件名：先日の◯◯の件

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日は◯◯の納品が遅れ、ご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。
その後、社内で手配の手順を見直し、確認の担当を一名増やしました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

電話・対面でのとっさの一言

• お待たせして、申し訳ございません。（電話の保留のあと）
• あいにく◯◯は席を外しております。申し訳ございません。（取り次げないとき）
• せっかくお越しいただいたのに、申し訳ございません。（来客を待たせた・対応できないとき）
• 申し訳ありません、もう一度お聞きしてもよろしいでしょうか。（社内で聞き取れなかったとき）

英語で言うときの目安

英語のお詫びメールの組み立ては英語のお詫びメールで扱っています。

よくある間違い

送る前のチェックリスト

• 相手が社外なら「申し訳ございません」、社内の上司なら「申し訳ありません」になっているか
• 「何について」詫びているかが前の一言で分かるか
• お詫びの言葉が一通の中で多すぎないか（冒頭と結び程度）
• 対応中のことに「でした」を付けていないか
• お詫びのあとに、今後の対応や次の日程が書いてあるか
• 影響の大きいミスを、チャットやメールだけで済ませていないか

「申し訳ございません」と詫びられたときの返事

相手から詫びられたら、受け止めたことを短く伝え、話を先に進めるのが基本です。「ご心配には及びません」「状況をお知らせくださり助かります」などと返し、必要なことがあれば一つだけ添えます。

取引先へ

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。
早々に状況をお知らせくださり、ありがとうございます。
こちらの予定は調整がつきますので、ご心配には及びません。
新しい日程で進めていただければ結構です。引き続きよろしくお願いいたします。

上司から部下へ

報告ありがとう。気づいた時点ですぐ知らせてくれて助かりました。先方への訂正を先に進めて、原因は明日一緒に確認しましょう。

お客様へ（こちらが詫びを受けたとき）

◯◯様

ご連絡いただき、ありがとうございます。◯◯の□□です。
ご予約の変更は承りましたので、どうぞご安心ください。
当日お会いできるのを楽しみにしております。

お詫びメールへの返信全般はお詫びメールへの返信にまとめています。