ビジネス文書
回答書の書き方と例文
拝復で始めるテンプレート・場面別の見本
回答書は、「拝復」で始め、相手の照会状の日付と件名を示し、照会の番号どおりに一つずつ答える文書です。主文はこの一文で足ります。
「さて、令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきました◯◯の件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。」
答えは「記」のあとに「1．◯◯について」と相手の番号どおりに並べ、「以上」で締めます。このページには、空欄を埋めるだけのテンプレート、件名の例、在庫・取引条件・未着・請求・一部回答不可・見積の辞退・値引き要請への回答の見本7つ、送る前のチェックリストをまとめました。照会する側の文書は照会状の書き方、メールで返事をするなら問い合わせへの返信メールを参照してください。
結論
回答書は、照会状・問い合わせ・依頼などに対して、こちらの答えを書面で示す文書です。「◯◯についてのご回答」といった件名で出し、何についての答えなのかが後から読んで分かるように書きます。相手の問いへの返事なので、頭語は返信用の「拝復」を使います。「回答」と「解答」の使い分けは回答・解答の違いにまとめています。
回答書の書き方の要点（構成の一覧）
回答書は、次の順に並べれば形が整います。横書きの場合の配置です。
| 順番 | 項目 | 書き方の目安 |
|---|---|---|
| 1 | 日付（右上） | 発信する日。元号か西暦かは社内の文書にそろえる |
| 2 | 宛名（左上） | 会社名・部署名・氏名＋「様」。会社宛てなら「御中」 |
| 3 | 差出人（宛名の下の右側） | 会社名・部署名・氏名。必要なら住所・電話 |
| 4 | 件名（中央） | 「◯◯についてのご回答」など、相手の照会状の件名に合わせる |
| 5 | 頭語・前文 | 「拝復」＋時候の挨拶、または問い合わせへのお礼 |
| 6 | 主文 | 「令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきました◯◯の件」と相手の文書を特定し、「下記のとおりご回答申し上げます」 |
| 7 | 末文・結語 | 「ご不明な点がございましたら、担当までお問い合わせください」＋「敬具」 |
| 8 | 記書き | 「記」のあとに、相手の照会の番号どおりに答える。条件の有効期限・同封書類・担当者も書く |
| 9 | 以上 | 記書きの最後に右寄せで「以上」 |
Point
回答書は、相手の照会状と並べて読まれます。件名・番号・言葉を相手の照会状にそろえるだけで、答え漏れがないことが一目で伝わります。
相手の照会状が縦書きの改まった文書なら、回答書も縦書きにそろえることがあります。その場合は本文と結語のあとに日付・差出人、最後に宛名を書きます（縦書きの手紙の位置）。横書きの書式全体は社外文書の基本フォーマット、記書きの細かい決まりは「記」「以上」の書き方を参照してください。
そのまま使える回答書のテンプレート
【 】の部分を書き換えれば、多くの照会に使えます。答える項目の数は、相手の照会の数に合わせて増減してください。
【令和◯年◯月◯日】
【株式会社◯◯】
【◯◯部 ◯◯◯◯】様
【株式会社△△】
【△△部 □□□□】
【◯◯】についてのご回答
拝復 【時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。】平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、【令和◯年◯月◯日】付にてご照会いただきました【◯◯】の件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。
ご不明な点がございましたら、担当までお問い合わせください。
敬具
記
1．【照会1の項目】について
【答え】
2．【照会2の項目】について
【答え】
3．【照会3の項目】について
【答え】
【本回答の内容は、令和◯年◯月◯日まで有効といたします。】
【同封書類 ◯◯ 1部】
担当 【△△部 □□（電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯／メール ◯◯@◯◯）】
以上
件名の例（照会の内容別）
| 照会の内容 | 件名の例 |
|---|---|
| 在庫・納期 | ◯◯の在庫および納期についてのご回答 |
| 取引条件 | お取引条件についてのご回答 |
| 見積 | お見積りのご依頼についてのご回答 |
| 注文品の未着 | 注文品未着のご照会についてのご回答とお詫び |
| 請求内容 | ご請求内容のご照会についてのご回答 |
| 仕様・使い方 | ◯◯の仕様についてのご回答 |
| 相手の件名が分かっている | 相手の件名＋「（ご回答）」（例：「◯◯の件（ご回答）」） |
主文・結びの言い換え
| 使う場面 | 文例 |
|---|---|
| 基本の主文 | さて、令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきました◯◯の件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。 |
| お手紙への返事 | さて、◯月◯日付のお手紙、拝読いたしました。お尋ねの件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。 |
| 調べてから答える | さて、ご照会の件につきまして社内で確認いたしましたところ、下記のとおりでございました。 |
| お詫びを含む | さて、ご照会の件につきまして調査いたしましたところ、弊社の手違いであることが分かりました。 |
| 結び（標準） | ご不明な点がございましたら、担当までお問い合わせください。 |
| 結び（検討を求める） | ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 |
| 結び（一部未回答） | 残りの項目につきましては、◯月◯日までに改めてご回答いたします。 |
頭語は「拝復」、結語は「敬具」
| 頭語 | 結語 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 拝復 | 敬具 | 照会状・手紙への返事として出す回答書の基本 |
| 謹復 | 謹白・敬白 | 官公庁や目上の相手など、特に改まった返事 |
| 拝啓 | 敬具 | こちらから先に出す文書。返事なら「拝復」が合う |
回答書は相手の問いへの返事なので、頭語は「拝復」がふさわしい書き出しです。「拝復」のあとは時候の挨拶を続けても、「◯月◯日付のお手紙、拝読いたしました」と受け取ったことから書き始めてもかまいません。頭語と結語の組み合わせは頭語と結語の一覧にまとめています。
回答書の見本・例文（場面別に7つ）
見本1 在庫と納期の照会への回答
令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯
購買部 ◯◯◯◯様
株式会社△△
営業部 □□□□
◯◯の在庫および納期についてのご回答
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきました◯◯の在庫および納期の件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。
ご不明な点がございましたら、担当までお問い合わせください。
敬具
記
1．現在の在庫数について
本日現在、◯個の在庫がございます。
2．◯個をご発注いただいた場合の納品までの期間について
ご発注から◯週間程度でお届けできる見込みです。
3．分納について
可能です。在庫分を先にお届けし、残りを後日お届けいたします。
なお、在庫数は日々変動いたしますので、ご発注の際に改めてご確認ください。
担当 営業部 □□（電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）
以上
見本2 取引条件の照会への回答
お取引条件についてのご回答
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社製品にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。
令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきましたお取引条件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1．最小の発注単位と単価 ◯個単位、単価◯◯円（税別）
2．お支払いの条件 月末締め、翌月末に銀行振込
3．納品の方法と送料 宅配便にてお届けします。送料の扱いは別紙のとおりです
4．見本品について ◯点まで無償でお送りいたします。送り先をお知らせください
本回答の条件は、令和◯年◯月◯日まで有効といたします。
同封書類 製品カタログ、別紙（送料の一覧）
以上
単価や条件を答えるときは、いつまで有効な条件かを書いておくと、時間がたってから「以前の回答と違う」と言われるのを防げます。
見本3 注文品の未着の照会への回答（こちらの手違いだった場合）
注文品未着のご照会についてのご回答とお詫び
拝復 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきました注文品（注文番号 ◯◯◯◯）の未着の件につきまして、調査いたしましたところ、弊社の出荷手配に誤りがあり、発送が遅れておりました。
ご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
下記のとおり、本日発送の手配をいたしましたので、ご確認くださいますようお願い申し上げます。
今後はこのようなことのないよう、出荷前の確認を徹底してまいります。
敬具
記
品名・数量 ◯◯ ◯個
発送日 令和◯年◯月◯日
お届け予定日 令和◯年◯月◯日
配送業者・お問い合わせ番号 ◯◯運輸 ◯◯◯◯-◯◯◯◯
以上
こちらに非があった場合は、調べた結果（原因）・お詫び・今後の対応を分けて書きます。納期が遅れたときのお詫びの書き方は納期遅延のお詫びの例文にもまとめています。
見本4 請求内容の照会への回答（請求に誤りがなかった場合）
ご請求内容のご照会についてのご回答
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきました請求書（請求番号 ◯◯◯◯）の件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、ご確認くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1．◯◯の数量について
◯月◯日に追加でご注文いただいた◯個（注文番号 ◯◯◯◯）を合わせて請求しております。追加のご注文書の写しを同封いたします。
2．◯◯の単価について
令和◯年◯月◯日付で改定のご案内をお送りした単価にて請求しております。ご案内の写しを同封いたします。
以上
請求に誤りがなかった場合も、根拠になる書類の写しを同封し、相手が社内で確認しやすくします。こちらの誤りだった場合は請求書の間違いのお詫びの書き方で、訂正した請求書を添えて送ります。
見本5 一部に答えられない場合の回答
◯◯の仕様についてのご回答
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社製品◯◯についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきました件につきまして、下記のとおりご回答申し上げます。
なお、2．につきましては、現在社内で確認を進めておりますので、◯月◯日までに改めてご回答いたします。お待たせして申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1．屋外で使用する場合の注意点
雨にぬれる場所での使用は避けてください。詳しくは同封の取扱説明書の◯ページをご覧ください。
2．交換部品の供給の見込み
確認中のため、◯月◯日までに改めてご回答いたします。
3．操作方法の説明会について
承ります。日程は担当より改めてご相談させていただきます。
以上
注意
答えられない項目は黙って省かず、「確認中のため、◯月◯日までに改めて」と、いつ答えられるかを書きます。社外に出せない情報の場合は「社外秘のためお答えいたしかねます」と、答えられないこと自体をはっきり伝えます。途中経過の連絡は回答が遅れるときの途中経過メールも参考にしてください。
見本6 見積の依頼に応じられない場合の回答
お見積りのご依頼についてのご回答
拝復 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社にお見積りのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
さて、令和◯年◯月◯日付にてご照会いただきました◯◯の製作の件につきまして、社内で検討いたしましたが、ご希望の納期までに製作を終える体制が整わず、今回はお見積りを辞退させていただきたく存じます。
せっかくお声がけいただきましたのに、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません。
納期に余裕のある案件や、◯◯の加工のみのご依頼でしたらお受けできる場合がございます。今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
断る回答は、お礼→検討した結果→理由（言える範囲で）→お詫び→代わりにできることの順に書くと、関係を保ったまま断れます。記書きは不要で、本文だけで完結させてかまいません。断り状全般の書き方は断り状の書き方にまとめています。
見本7 値引きの要請に一部だけ応じる場合の回答
お取引価格についてのご回答
拝復 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、令和◯年◯月◯日付にてご要望いただきました◯◯の価格の件につきまして、社内で慎重に検討いたしました結果、下記の条件にてお受けいたしたく存じます。
ご希望の額に届かず恐縮ではございますが、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1．対象品 ◯◯（品番 ◯◯◯◯）
2．改定後の単価 ◯◯円（税別）
3．適用の条件 各回のご発注が◯個以上の場合
4．適用期間 令和◯年◯月◯日のご発注分から令和◯年◯月◯日のご発注分まで
以上
要請に一部だけ応じる場合は、応じる内容・条件・期間を記書きにはっきり書きます。条件を書かないと、その後のすべての注文に適用されると受け取られることがあります。全面的にお断りする場合は値下げ要請の断り方を参照してください。
回答書を送る方法
| 送り方 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 郵送（原本） | 相手が照会状を郵送してきた／正式な記録として残す | 送付状を添える。押印の要否は社内の決まりと相手の求めに合わせる |
| PDFをメールに添付 | 相手がPDFやメールでの回答を認めている／急ぐ | メール本文に「回答書をお送りします」と要点を書く。ファイル名に件名と日付を入れる |
| メールで先に要点、原本は後日 | 急ぐが正式な文書も必要 | メールに「正式な回答書は郵送いたします」と書き、内容をそろえる |
PDFを添付するときのメール本文の例です。
件名：◯◯についてのご回答（株式会社△△）
株式会社◯◯
購買部 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日付でご照会いただきました◯◯の件につきまして、回答書をPDFにて添付いたしました。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
なお、原本は本日郵送いたしました。
添付ファイルの送り方の注意はメールの添付ファイルのマナー、送付状は送付状の書き方を参照してください。
家庭裁判所から届いた「照会書」に答える場合
相続放棄の申述などのあとに家庭裁判所から届く照会書（回答書）は、このページのビジネス文書とは別のものです。拝復・記書きといった型は使わず、同封の書式と説明に従って本人が記入します。書き方や期限が分からないときは、書類を送ってきた家庭裁判所に問い合わせてください。内容が手続きの結果に関わるため、迷う場合は弁護士・司法書士など専門家への相談も検討してください。
送る前のチェックリスト
- 頭語と結語が「拝復—敬具」（改まった相手なら「謹復—謹白」）の組み合わせになっている
- 件名を見れば、何についての回答か分かる
- 主文に、相手の照会状の日付と件名を書いた
- 相手の照会の番号・順番どおりに答えている（答え漏れがない）
- 答えられない項目に、理由と回答予定日を書いた
- 価格・条件・在庫に、有効期限や前提を書いた
- 数字・品番・注文番号・日付を、元の書類と照らし合わせた
- こちらに非がある場合、原因・お詫び・今後の対応を分けて書いた
- 同封書類を記書きに書き、実際に同封した
- 担当者名と連絡先を書いた
- 記書きの最後に「以上」がある
よくある失敗と直し方
| ありがちな書き方 | 気になる点 | 直し方 |
|---|---|---|
| こちらから出す文書と同じく「拝啓」で始める | 返事であることが伝わりにくい | 返事なので「拝復」で始める |
| どの照会への回答かを書かない | 相手が照会状と突き合わせられない | 相手の照会状の日付と件名を主文に書く |
| 照会の番号と違う順番で答える | 答え漏れがあるのか分かりにくい | 相手の番号どおりに「1．◯◯について」と並べる |
| 答えにくい項目を黙って省く | 見落としか、答えたくないのかが分からない | 理由と、いつ答えられるかを書く |
| 価格や条件に有効期限を書かない | 時間がたってから、その条件で求められることがある | 「本回答の条件は◯月◯日まで有効」と書く |
| 一部だけ応じる回答で条件を書かない | すべての注文に適用されると受け取られる | 対象・条件・期間を記書きに書く |
| お詫びと事実を混ぜて長く書く | 何が起きて、どうするのかが読み取りにくい | 原因・お詫び・今後の対応を分けて書く |
| 全部そろうまで返事を出さない | 相手は届いたのか、検討中なのか判断できない | 答えられる分を先に出し、残りは回答予定日を書く |
この記事の要点
- 回答書は「拝復」で始め「敬具」で結ぶ。
- 主文で相手の照会状の日付と件名を示してから答える。
- 記書きに相手の番号どおりに並べて答える。
- 答えられない項目は理由と、いつ答えられるかを書く。
- 価格・条件には有効期限、一部だけ応じるなら条件と期間を添える。
- こちらに非があれば原因・お詫び・今後の対応を分けて書く。
FAQ
よくある質問
回答書は相手の問いへの返事なので、返信用の「拝復」が合います。特に改まった相手には「謹復」を使います。結語は、「拝復」なら「敬具」、「謹復」なら「謹白」か「敬白」を合わせます。
相手の照会状の件名に「ご回答」を付けた形にすると、何への回答かがすぐ分かります。例えば「◯◯についてのご回答」「◯◯の件（ご回答）」などです。こちらに非がある内容なら「ご回答とお詫び」とします。
相手がメールで問い合わせてきたならメールで返して差し支えありません。相手が照会状を文書で送ってきた場合や、回答を正式な記録として残す必要がある場合は、回答書を文書で出します。急ぐ場合は先にメールで要点を伝え、回答書を後から送る形もあります。
相手がPDFやメールでの回答を認めているなら、PDFを添付して送る方法があります。原本の郵送が必要かどうかは、相手の照会状の指示や社内の決まりに従ってください。指示がなく迷う場合は、相手に確認するのが確実です。
「ご不明な点がございましたら、担当までお問い合わせください」「ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます」などが使いやすい結びです。答えられなかった項目がある場合は、いつ回答するかを結びの前に書きます。
出しておくのが無難です。答えられない理由と、確認中ならいつ頃答えられるか、社外に出せない情報ならお答えできないことを書きます。返事がないままだと、相手は届いていないのか、検討中なのか判断できません。
決まった期限がなくても、できるだけ早く出すのが礼儀です。調べるのに時間がかかるときは、まず受け取ったことと回答予定日を伝え、そのあとで回答書を出します。
使いません。家庭裁判所の照会書は、同封の書式と説明に従って記入します。書き方が分からない点は、書類を送ってきた家庭裁判所に問い合わせてください。