メール
贈り物を断る言い方 例文
会社の規程で受け取れないときの伝え方
取引先からの贈り物を、会社の規程で受け取れないときの結論は、まずお礼を言い、理由は「会社の決まり」とし、お気持ちには感謝を伝えることです。相手の厚意を否定しないことが、角を立てないいちばんのコツです。
「お心遣いありがとうございます。大変ありがたいのですが、当社の規程でお受け取りできないことになっております。お気持ちだけ頂戴いたします。」
このページでは、その場での言い方、届いた品を返すときの添え状、事前に辞退を知らせる案内の例文をまとめました。受け取れるかどうか、返送するか、上司に報告するかは会社の決まりに従ってください。
結論
贈り物を断る文面は①贈ってくれたことへのお礼 ②受け取れない理由（会社の規程） ③お気持ちへの感謝 ④今後の関係をお願いする一言で組み立てます。受け取りの可否、返送の方法、社内への報告の要否は会社の決まりに従い、分からなければ上司や担当部署に確認してから相手に伝えます。
結論：断るときの順番と言葉
| 順番 | 伝えること | 例 |
|---|---|---|
| ① | お礼 | お心遣いいただき、ありがとうございます。 |
| ② | 受け取れない理由 | 当社の規程で、お取引先からの贈り物はお受け取りできないことになっております。 |
| ③ | お気持ちへの感謝 | お気持ちだけ、ありがたく頂戴いたします。 |
| ④ | 今後のお願い | 今後とも変わらぬお付き合いをお願いいたします。 |
Point
理由は「会社の決まり」と伝えます。「いりません」「困ります」のように自分の判断に聞こえる言い方は、相手の厚意を否定しているように受け取られます。
断る・連絡する時期の目安
| 場面 | 目安 | 補足 |
|---|---|---|
| 訪問時に手土産を差し出された | その場で | 上司が同席していれば、判断を仰ぐ |
| 贈り物が届いた | 届いたらなるべく早く | 返送する前に、電話かメールで一報する |
| 季節の贈答を事前に辞退したい | 贈答の時期より前 | お中元・お歳暮の時期は地域により異なる |
| 方針が変わったことを知らせる | 変更が決まったら | 取引先への一斉の案内は会社の決まりに従う |
相手別の断り方（その場で）
取引先の担当者が、訪問時に手土産を差し出した
お気遣いいただき、ありがとうございます。
大変ありがたいのですが、当社の規程で、お取引先からの品はお受け取りできないことになっております。
お気持ちだけ、ありがたく頂戴いたします。
取引先の役員から差し出された
ご丁寧にありがとうございます。
せっかくのお心遣いを大変恐縮なのですが、当社の決まりで、お受け取りを控えております。
どうかお気を悪くなさらないでください。
お客様から、窓口でお礼の品を差し出された
ありがとうございます。お気持ちはとてもうれしいのですが、規則で受け取れないことになっております。
そのお言葉だけで十分です。
相手が「皆さんで」と言って引かないとき
ありがとうございます。皆さんで、とおっしゃっていただけるのは本当にありがたいのですが、部署でもお受け取りできない決まりなのです。
お持ち帰りいただくお手間をおかけし、申し訳ございません。
上司が同席していて、判断を仰ぐ
（相手に）ありがとうございます。少々お待ちいただけますでしょうか。
（上司に小声で）◯◯様がお品をお持ちくださったのですが、いかがいたしましょうか。
注意
受け取ってよいか分からないときは、その場で判断せず、上司に確認します。どの範囲なら受け取れるかは会社の決まりで違います。
件名の付け方
| 用件 | 件名の例 |
|---|---|
| 届いた品を返送する | お送りいただいたお品について（株式会社△△） |
| 返送前に一報する | お心遣いへのお礼とお詫び |
| 季節の贈答を事前に辞退する | 贈答品ご辞退のお願い |
| 方針の変更を知らせる | 贈答品の取り扱いについてのお知らせ |
| 受け取ってしまった後で返す | 先日のお品についてのお詫びとお願い |
件名に「返送」「辞退」とだけ書くと冷たく見えます。「お礼」「お心遣い」を件名に入れると、開いた相手が身構えずに読めます。
断る前のチェックリスト
- 受け取れるかどうか、会社の規程を確認したか
- 返送するか、上司に報告するかを会社の決まりで確認したか
- 最初にお礼を言ったか
- 理由を「会社の決まり」としたか
- 相手の気持ちへの感謝を伝えたか
- 返送するなら、先に連絡を入れたか
- 返送の費用を相手に負担させない手配にしたか
場面別のメール・添え状の例文
初めて贈り物をくれた取引先へ（返送前の一報）
件名：お心遣いへのお礼とお詫び
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日、お心のこもったお品をお送りいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、当社では規程により、お取引先からの贈答品をお受け取りできないことになっております。
せっかくのお心遣いに背く形となり申し訳ございませんが、お品は改めてご返送いたします。
お気持ちは、ありがたく頂戴いたしました。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
返送する品に添える一筆
◯◯様
このたびはお心遣いをいただき、誠にありがとうございました。
当社の規程によりお受け取りできないため、お品はご返送いたします。
ご厚意に深く感謝申し上げます。
株式会社△△ □□
品物に添える短い手紙は一筆箋の書き方を参考にしてください。
継続取引先へ、季節の贈答を事前に辞退する
件名：贈答品ご辞退のお願い
株式会社◯◯
◯◯様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
日頃より格別のお心遣いをいただき、心より感謝申し上げます。
さて、当社では規程により、お取引先からのお中元・お歳暮などの贈答品をご辞退申し上げております。
誠に勝手ではございますが、今後はお気遣いなさいませんよう、お願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
方針の変更を知らせる（会社として）
件名：贈答品の取り扱いについてのお知らせ
お取引先各位
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび当社では、◯月より、お取引先からの贈答品をご辞退申し上げることといたしました。
これまでのご厚意に深く感謝申し上げますとともに、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社△△ 総務部
注意
会社として一斉に知らせる文面は、総務や法務など社内の担当部署が出すのが一般的です。担当者が個別に送る場合も、文面は会社の決まりに合わせてください。
急ぎ：すでに届いた生ものを返せないとき
件名：お送りいただいたお品について（株式会社△△）
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
本日、お品をお送りいただき、ありがとうございました。
当社の規程ではお受け取りできないのですが、日持ちのしないお品のため、社内の決まりに沿って扱いを決めさせてください。
お心遣いに背く形となり、申し訳ございません。
返送できないものの扱いは、社内の担当部署に確認してから相手に伝えます。
訂正：一度受け取った後で返すことになった
件名：先日のお品についてのお詫びとお願い
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日はお心遣いをいただき、ありがとうございました。
その際はお受け取りしてしまいましたが、確認したところ、当社の規程でお受け取りできないものでした。
私の確認不足で大変申し訳ございません。お品は改めてご返送いたします。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| いりません／結構です | 相手の厚意を拒んでいるように聞こえる | お気持ちだけ頂戴いたします |
| 困ります | 相手を責めているように聞こえる | 当社の規程でお受け取りできないことになっております |
| こういうのはやめてください | 命令に聞こえる | 今後はお気遣いなさいませんよう、お願い申し上げます |
| お受け取りすることができかねません | 否定が重なって意味が分かりにくい | お受け取りできかねます |
| （黙って返送する） | 受け取った側の意図が伝わらない | 先に電話かメールでお礼と事情を伝える |
後日のフォロー
断った後、改めてお礼を伝える
◯◯様
先日はお心遣いをいただきながら、お受け取りできず失礼いたしました。
お気持ちは本当にうれしく、ありがたく思っております。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
相手から返送のお詫びが来たとき
◯◯様
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
こちらこそ、せっかくのお心遣いにお応えできず申し訳ございません。
引き続き、よろしくお願いいたします。
自分が贈る側で、相手が受け取らない方針だった場合の対応は会社のお歳暮の贈り方、手土産の選び方はビジネスの手土産、接待の断り方は接待・会食の断り方にまとめています。
この記事の要点
- 断るときはお礼→規程→お気持ちへの感謝→今後のお願いの順。
- 理由は「会社の決まり」とし、相手の厚意を否定しない。
- 受け取れるか分からなければ、その場で決めず上司に確認する。
- 返送するときは先に連絡し、品物に一筆を添える。
- 受け取りの可否・返送・報告は会社の決まりに従う。
FAQ
よくある質問
会社の規程で受け取れないのであれば、断ること自体は失礼ではありません。最初にお礼を言い、理由を会社の決まりとして伝え、お気持ちへの感謝を添えれば、角は立ちにくくなります。
返送するか、社内で扱いを決めるかは会社の決まりに従ってください。返送する場合は、先に電話かメールでお礼と事情を伝え、品物には一筆を添えます。
使えます。「お気持ちだけ、ありがたく頂戴いたします」とすると、目上の相手にも丁寧に伝わります。
その場では受け取りを保留し、「確認してからご連絡いたします」と伝えて、上司や担当部署に確認してください。どこまで受け取れるかは会社によって違います。
贈答の時期より前に、お礼と辞退のお願いを伝えます。会社として方針を知らせる場合は、文面を社内の担当部署と相談してから送ってください。