顧客イベント
オンライン交流会のやり方
準備・進行・司会の例文と内容の例
結論：オンライン交流会は、全体で始めて、少人数のグループに分け、話題を渡して時間で区切り、全体に戻って締めるのが基本の型です。画面越しでは同時に話せるのは一人だけなので、大人数のまま「ご自由に歓談を」とすると、誰が話し始めるか決まらず沈黙が続きやすくなります。このページでは、顧客・ユーザー・取引先・社内向けのオンライン交流会を開く人向けに、準備の手順、タイムテーブル例、話題の例、司会と案内の例文、チェックリストをまとめました。
結論
オンライン交流会は、ビデオ会議ツールを使って、参加者どうしが知り合い・情報交換する会です。やり方の骨格は①全体で目的と流れを共有 ②少人数のグループで話す ③メンバーを替えてもう一度 ④全体で共有して閉会の4段です。
まず結論：うまくいくオンライン交流会の5つの決めごと
| 決めること | おすすめ | 理由 |
|---|---|---|
| グループの人数 | 一人ずつ話せる少人数（例：4〜5人） | 人数が多いと話す順番が回らず、聞くだけの人が出る |
| 話題 | テーマを一つ決めて画面に出す | 「何でもどうぞ」は初対面ほど話しにくい |
| 進行役 | 各グループに主催側の担当を一人 | 話す順番を決める人がいると沈黙が減る |
| 時間 | グループトークは短めに区切り、メンバーを替える | 話す相手が広がり、だれる前に切り替わる |
| 終わり方 | 全体で一言ずつ感想→次回の案内 | 参加者が「次も出よう」と思える区切りになる |
開催する場面と、向いている内容
| 場面 | 目的 | 向いている内容 |
|---|---|---|
| 顧客・ユーザーの交流会 | 使い方の情報交換、関係づくり | テーマ別のグループトーク、質問を持ち寄る相談会 |
| 取引先・パートナーとの懇親 | 担当者どうしが顔見知りになる | 自己紹介中心の回、クイズやビンゴ |
| 異業種・ビジネス交流会 | 新しいつながり、商談のきっかけ | メンバーを替える回数を増やす、1対1の短い面談 |
| 社内（拠点・部署をまたぐ） | 普段話さない人と知り合う | 共通点探し、部署紹介、ゲーム |
| 内定者・新入社員 | 同期どうしの不安を減らす | 自己紹介シート、先輩社員への質問タイム |
| 趣味・地域のコミュニティ | 会員どうしのつながり | 好きなものを見せ合う、近況報告 |
社内の宴会はオンライン忘年会の企画、大人数の配信型イベントは完全オンラインイベントの運営を参照してください。
オンライン交流会の内容（企画）の例
| 内容 | やり方 | 向いている会 |
|---|---|---|
| テーマ別グループトーク | 「導入のとき苦労したこと」など話題を一つ決めて少人数で話す | ユーザー会、勉強会を兼ねた会 |
| 事例発表＋感想共有 | 一人が短く発表し、グループで感想と質問を話す | 顧客どうしの学び合い |
| 自己紹介シート | 名前・仕事・最近の関心を書いた画像やスライドを順に見せる | 初回、お互いを知らない会 |
| 共通点探し | グループで全員に共通することを探して発表する | 社内、内定者 |
| 1対1の短い面談 | 相手を替えながら二人ずつ話す | ビジネス交流会 |
| 相談会 | 事前に集めた質問をグループで話し合う | 同じ立場の担当者どうし |
| クイズ・ビンゴ | 全体で行い、グループ対抗にすると会話が生まれる | 取引先との懇親、社内 |
ビンゴのカードはビンゴカード作成、抽選はビンゴ抽選で用意できます。会の冒頭の打ち解け方は会議のアイスブレイクも使えます。
準備のやり方（主催者の手順）
- 01
目的と対象を一文で決める
「◯◯の利用者どうしが、運用の工夫を交換できる会」のように、誰が何を持ち帰る会かを書きます。内容とグループ分けはここから決まります。
- 02
ツールを決める
参加者がふだん使っているツールを優先します。少人数に分ける機能、画面共有、チャットが使えるかを確認します。
- 03
内容とグループ分けを決める
話題、グループの人数、メンバーを替える回数を決めます。業種や役割を混ぜるのか、そろえるのかもここで決めます。
- 04
案内・募集をする
日時、ツール名、参加方法、カメラの要否、グループトークがあることを書いて案内します。申込時に表示名に使う会社名・名前も聞いておきます。
- 05
タイムテーブルと進行台本を作る
時刻ごとに何をするか、誰が話すかを書きます。進行役向けに、グループ内で話す順番と話題もまとめて渡します。
- 06
リハーサルをする
主催側だけで、グループへの割り振り、全体への戻り方、画面共有、録画の操作を一通り試します。
- 07
当日は早めに開場する
開始前に入室できる時間を設け、音声とカメラの確認を受け付けます。接続できない人の連絡先も用意します。
- 08
翌日までにお礼とアンケートを送る
話の続きができるよう、資料や次回の予定もあわせて送ります。
タイムテーブルの例
1時間の例（ユーザー交流会）
| 時刻 | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 18:50〜19:00 | 開場・接続確認 | 音声とカメラの確認を受け付ける |
| 19:00〜19:05 | 開会・目的と流れの説明 | 話題とグループトークがあることを画面で見せる |
| 19:05〜19:15 | 主催者からの短い話題提供 | グループで話す材料になる内容にする |
| 19:15〜19:35 | グループトーク1回目 | 最初に一人ずつ自己紹介。終了前に残り時間を知らせる |
| 19:35〜19:50 | グループトーク2回目（メンバー替え） | 話題を変える、または同じ話題で別の人と話す |
| 19:50〜20:00 | 全体共有・閉会 | 数グループから一言ずつ。次回の案内 |
30分の例（昼休みや業務後の短い会）
| 時刻 | 内容 |
|---|---|
| 12:10〜12:13 | 開会・流れの説明 |
| 12:13〜12:33 | グループトーク（自己紹介＋話題一つ） |
| 12:33〜12:40 | 全体で一言ずつ感想・閉会 |
注意
時間配分は、参加者の人数とグループの数で調整してください。全体共有を全グループから聞くと時間が足りなくなりやすいので、数グループに絞るか、チャットに書いてもらいます。
Zoomでの進め方（ブレイクアウトルーム）
- 01
全体で開会する
主催者が目的と流れを説明し、この後グループに分かれることを伝えます。話題を画面で見せておきます。
- 02
ブレイクアウトルームで少人数に分ける
事前に割り振るか、自動で割り振ります。進行役が各ルームに一人ずつ入るよう先に決めておきます。
- 03
グループ内で自己紹介と話題について話す
進行役が話す順番を決めます。最初の一人は進行役自身が話すと、流れが見えて続きやすくなります。
- 04
終了前に全ルームへメッセージを送る
全ルームへのメッセージ送信で残り時間を知らせます。突然戻されると、話の途中で切れてしまいます。
- 05
メンバーを替えてもう一度
時間があれば割り振りを替えて二回目を行います。
- 06
全体に戻って共有・閉会
数グループから一言ずつ感想を聞き、お礼と次回の案内をします。
Point
進行役には「話す順番」と「話題」を書いたメモを渡してください。 初対面どうしが画面越しで話し始めるのは難しく、「まず自己紹介から、◯◯さんからお願いします」と順番を決めるだけで話が進みます。
残り時間はタイマーを画面共有すると、全員が意識できます。
グループの分け方
| 分け方 | よい点 | 注意点 |
|---|---|---|
| 事前に主催者が割り振る | 業種・役割・経験を考えて組める。進行役も確実に入れられる | 当日の欠席でグループの人数が偏る。予備の割り振りを用意する |
| 自動で割り振る | 準備が少ない。毎回違う相手になる | 同じ会社の人どうしが同じグループになることがある |
| 参加者が選ぶ | 話したいテーマのルームに入れる | 人気のルームに集中しやすい。テーマ名をはっきり書く |
同じ会社の人や、すでに知り合いの人は別のグループにすると、新しいつながりが生まれやすくなります。
そのまま使える話題（トークテーマ）の例
自己紹介に添える一言
- 最近、仕事で試してよかったこと
- 今日この会で聞いてみたいこと
- 仕事の中でいちばん時間を使っていること
- 名前の呼ばれ方（「◯◯と呼んでください」）
顧客・ユーザーの交流会
- ◯◯を使い始めたきっかけと、最初に困ったこと
- 社内で使ってもらうために工夫したこと
- いま使っている便利な機能・使い方
- ほかの会社に聞いてみたいこと
ビジネス・異業種の交流会
- いま取り組んでいる仕事と、探している協力先
- 最近の業界での変化で気になっていること
- 自分の仕事で人に頼りたいこと・手伝えること
社内・内定者の交流会
- 部署の仕事を一言で説明すると
- 入社前に知りたかったこと
- 在宅で仕事をするときの工夫
- 最近はまっていること
注意
話題は一回のグループトークで一つに絞り、画面やチャットに出しておきます。複数並べると、どれを話すかで迷って時間が過ぎます。
司会・進行役の例文
開会
皆さま、本日はオンライン交流会にご参加いただき、ありがとうございます。司会の◯◯です。今日は、この後少人数のグループに分かれて、「◯◯」をテーマにお話しいただきます。各グループには当社の担当者が入りますので、気軽にお話しください。可能な方は、カメラをオンにしていただけると話しやすくなります。
グループに分かれる前
それでは、これからグループに分かれます。画面に「参加」のボタンが表示されたら押してください。最初に、お名前とお仕事、今日話してみたいことを一言ずつお願いします。終了の少し前に、こちらからお知らせを送ります。
グループ内の進行役（切り出し）
◯◯社の◯◯です。このグループの進行を担当します。まず一人ずつ、お名前とお仕事、今日聞いてみたいことをお願いします。私から始めますね。（自己紹介）では次に◯◯さん、お願いできますか。そのあとは私から順にお名前をお呼びします。
話が止まったとき（進行役）
◯◯さん、先ほど◯◯とおっしゃっていましたが、そのとき工夫されたことはありますか。ほかの皆さんは、似たご経験はありますか。
全ルームへのメッセージ
まもなくグループトークが終わります。残りの時間で、最後にお一人ずつ一言お願いします。
全体に戻ったとき
皆さま、おかえりなさい。各グループで話が弾んでいたようで、うれしく思います。いくつかのグループから、どんな話が出たか一言ずつお聞かせください。チャットに感想を書いていただくのも歓迎です。
閉会
本日はご参加いただき、ありがとうございました。今日の資料と次回のご案内は、明日メールでお送りします。短いアンケートもお送りしますので、ご意見をお聞かせいただけるとうれしいです。それでは、これで終了します。
音声や接続の不調が起きたとき
一部の方の音声が届きにくくなっているようです。いったん音声を入れ直していただけますか。つながらない場合は、チャットか案内メールの連絡先にお知らせください。その間に進めますので、戻られたらそのまま加わってください。
注意
進行台本の作り方はウェビナーの進行台本、司会の名乗り方は司会の自己紹介も参考になります。
案内・リマインド・お礼のメール例文
開催の案内
件名：【ご案内】◯◯ユーザー オンライン交流会（◯月◯日）
いつも◯◯をご利用いただき、ありがとうございます。このたび、利用者の皆さまどうしが情報交換できる場として、オンライン交流会を開催します。
日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
形式：Zoom（少人数のグループに分かれてお話しいただきます）
テーマ：◯◯
カメラ：可能な方はオンでお願いします（必須ではありません）
参加費：◯◯
申込：◯◯
参加用のURLは、お申し込みいただいた方に前日までにお送りします。
前日のリマインド（参加URLの送付）
件名：【明日開催】オンライン交流会の参加URLのお知らせ
明日のオンライン交流会の参加用URLをお送りします。開始の10分前から入室できますので、音声とカメラの確認にお使いください。表示名は「会社名・お名前」に変更をお願いします。当日つながらない場合は、◯◯（連絡先）までご連絡ください。
開催後のお礼
件名：オンライン交流会へのご参加ありがとうございました
昨日はオンライン交流会にご参加いただき、ありがとうございました。各グループで出たお話の一部と、当日の資料をお送りします。今後の会の参考にするため、アンケートへのご協力をお願いします（◯◯）。次回は◯月ごろの開催を予定しています。
注意
招待メールの書き方はオンライン会議の招待メールにあります。
参加者にお願いすること（参加する側のやり方）
- 開始前に接続を試す：ツールの更新、音声とカメラの確認
- 表示名を「会社名・名前」にする：カメラがオフでも誰か分かる
- 自己紹介を一言用意する：名前・仕事・聞いてみたいこと
- 話さないときはマイクをオフ：生活音が入らないようにする
- 途中退出は一言かチャットで：グループの人が戸惑わない
参加者向けのマナーはオンライン会議のマナー、最初のあいさつはオンライン会議のあいさつにまとめています。案内メールにこの項目を短く書いておくと、当日の混乱が減ります。
準備のチェックリスト
前日まで
- 目的と対象を一文で書いた
- 話題とグループの人数、メンバーを替える回数を決めた
- 各グループの進行役を決め、話題と話す順番のメモを渡した
- タイムテーブルと司会台本を作った
- 主催側でリハーサル（割り振り・全体に戻す・画面共有・録画）をした
- 参加URL、表示名のお願い、当日の連絡先を送った
- 録画する場合は、どこを録画するかを事前に伝えた
当日・開始前
- 主催側の通信環境を確認した（有線や予備回線があれば用意）
- グループの割り振りを、欠席者を反映して直した
- 話題とタイマーを画面共有できるようにした
- 接続トラブル対応の担当を一人決めた
終了後
- 翌日までにお礼・資料・アンケートを送った
- グループトークで出た話題や要望を社内で共有した
- 次回の改善点（時間配分・人数・話題）を書き残した
よくある失敗と対処
| よくある失敗 | 起きる理由 | 対処 |
|---|---|---|
| 大人数のまま「ご自由に歓談」 | 画面越しでは同時に一人しか話せない | 最初から少人数に分ける |
| グループで沈黙が続く | 話す順番と話題が決まっていない | 進行役が順番を決めて指名する。話題を一つに絞って画面に出す |
| 話す人が偏る | 慣れた人が話し続ける | 進行役が「◯◯さんはいかがですか」と話を振る |
| カメラをオンにしない人が多い | 自宅や移動中で映したくない | 必須にはせず、表示名を「会社名・名前」にしてもらう |
| 接続できない人がいる | ツールの準備が当日になっている | 開始前に入室できる時間を設け、連絡先を案内メールに書く |
| 全体共有で時間が足りない | 全グループから話を聞いている | 数グループに絞る。残りはチャットに書いてもらう |
| 終わりの時間が延びる | 終了時刻を決めていない・伝えていない | 案内と開会で終了時刻を伝え、時間どおりに締める |
| 主催者の回線が落ちる | 主催者が一人ですべて操作している | 共同ホストを決めておき、進行を引き継げるようにする |
録画と参加者情報の扱い
グループトークは録画しないのが基本です。全体部分を録画する場合は、案内と開会の両方で伝えます。
参加者の会社名や名前を一覧にして配る場合は注意が必要です。個人情報保護法は、個人データを第三者に提供するときは、例外を除いてあらかじめ本人の同意を求めています（第27条第1項）。また、申込フォームのように本人から直接書面（電磁的記録を含む）で個人情報を取得するときは、あらかじめ利用目的を明示することを求めています（第21条第2項）。参加者どうしで名前を共有する予定があるなら、申込の段階で伝えて了承を得てください。
録画や参加者情報の扱いはウェビナーの個人情報、案内文の書き方はイベントの個人情報の取扱いにまとめています。
この記事の要点
- オンライン交流会は全体で始める→少人数で話す→メンバーを替える→全体で締める。
- 各グループに進行役を置き、話題を一つに絞って渡す。
- 全ルームへのメッセージで残り時間を知らせてから戻す。
- 案内には参加方法・カメラの要否・表示名・グループトークの有無を書く。
- グループトークは録画しない。参加者名を配るなら事前に同意を得る。
FAQ
よくある質問
全体で目的と流れを説明し、Zoomのブレイクアウトルームなどで少人数のグループに分けて話してもらい、時間を区切って全体に戻り、感想を共有して閉会します。各グループに主催側の進行役を入れると沈黙が減ります。
テーマを決めたグループトーク、短い事例発表と感想の共有、自己紹介シート、共通点探し、1対1の短い面談、質問を持ち寄る相談会、クイズやビンゴなどです。参加者の関係と目的に合わせて選びます。
一人ずつ順番に話しても時間が足りる少人数にします。例えば4〜5人程度にすると、全員が自己紹介をしたうえで話題について話せます。人数が多いと、聞くだけの人が出やすくなります。
1時間程度にまとめると、開会、グループトーク2回、全体共有を入れられます。業務の合間なら30分の短い回でも、グループトーク1回で十分に交流できます。
大人数のまま歓談せず少人数に分けること、話題を一つに絞って画面に出しておくこと、進行役が話す順番を決めることです。進行役が最初に自己紹介をすると、続く人が話しやすくなります。
オンのほうが話しやすくなりますが、必須にしないほうが参加しやすくなります。案内の段階で「可能な方はオンで」と書き、表示名を会社名と名前にしてもらうと、カメラがオフでも誰か分かります。
開けます。参加者がふだん使っているツールを優先し、少人数のグループに分ける機能、画面共有、チャットが使えるかを確認してから選んでください。使い慣れないツールは、当日の接続トラブルが増えます。
個人情報保護法は、個人データを第三者に提供するときは、例外を除いてあらかじめ本人の同意を求めています（第27条第1項）。配る場合は、申込の段階で参加者どうしに会社名と名前を共有することを伝え、了承を得てください。