お知らせ
メールアドレス変更のお知らせ 例文
件名・取引先への送り方・旧アドレスの扱い
メールアドレスが変わるときのお知らせは、新しいアドレスから送るのが基本です。相手は届いたメールの差出人をそのまま登録できますし、新しいアドレスからのメールが相手に届くかどうかの確認にもなります。本文には新しいアドレス・旧アドレス・切り替え日・旧アドレスがいつまで届くかを書きます。一方で、知らないアドレスから「アドレスが変わりました」と届くと、なりすましを疑われることもあります。差出人名と署名をいつもどおりにし、気になる相手には電話や旧アドレスからも一言添えると安心です。このページでは、一斉送信・個別送信・ホームページの文例と、ドメイン変更や書き間違いの訂正など場面別の例文を並べました。冒頭のすぐ下に、そのまま使える短い文例を置いています。担当者が交代する場合は担当変更の挨拶メールを見てください。
結論
結論：アドレスが変わると決まったら、切り替え日より前に、新しいアドレスから取引先にメールで知らせます。必ず書くのは新しいアドレス・旧アドレス・切り替え日・旧アドレスの扱い（いつまで届くか）・登録変更のお願いです。会社全体のアドレスが変わる場合は、ホームページにも掲示します。
短い文例：「◯月◯日（◯）より、私のメールアドレスを下記に変更いたします。新：◯◯@◯◯.co.jp（旧：◯◯@◯◯.co.jp）。このメールの差出人が新しいアドレスです。お手数ですが、ご登録の変更をお願いいたします。」
いつ・誰に・何で知らせるか
| 相手 | 知らせ方 | いつ |
|---|---|---|
| 取引先（多数） | 新アドレスから一斉メール（BCC） | 切り替え日より前に |
| 大切な取引先・やり取りの多い相手 | 新アドレスから個別メール。必要なら電話でも一言 | 切り替え日より前に |
| お客様・問い合わせ窓口の利用者 | ホームページ、問い合わせフォームの案内 | 切り替え日より前から、しばらく出しておく |
| 社内 | 社内の連絡手段 | 取引先に知らせる前に。転送の設定も確認 |
Point
旧アドレスがいつまで届くか、自動で転送できるかは、会社のメールの設定や契約しているサービスによって違います。情報システムの担当者や契約先に確かめ、その内容のとおりに書いてください。分からないまま「しばらく届きます」と書くのは避けます。
旧アドレスの扱い別の書き方
| 旧アドレスの扱い | 本文に書く一文の例 | あわせて書くこと |
|---|---|---|
| しばらく併用する（両方届く） | ◯月◯日（◯）までは、旧アドレスあてのメールも受信いたします。 | 併用の終わる日。終わる前に念押しの再送をする |
| 新アドレスへ自動で転送される | 旧アドレスあてのメールは、◯月◯日（◯）まで新しいアドレスへ転送されます。 | 転送が終わる日。返信は新アドレスから届くこと |
| 切り替え日に使えなくなる | ◯月◯日（◯）以降、旧アドレスあてのメールは届かなくなります。 | 届かなかった場合の連絡先（電話番号など） |
ホームページの掲示と文書の文例
ホームページ（会社全体のドメイン変更）
【メールアドレス変更のお知らせ】
◯月◯日（◯）より、弊社のメールアドレスのドメインを変更いたします。
新：◯◯@◯◯◯.co.jp
旧：◯◯@◯◯◯.jp
（「@」より前の部分に変更はございません）
旧アドレスあてのメールは◯月◯日（◯）まで受信いたします。
お手数をおかけいたしますが、ご登録の変更をお願いいたします。
取引先への文書（はがき・挨拶状に添える場合）
拝啓 貴社いよいよご隆盛のこととお喜び申し上げます。
日頃より弊社をご愛顧いただき、心より感謝申し上げます。
弊社では◯月◯日より、社員のメールアドレスを下記のとおり変更する運びとなりました。
お手数をおかけいたしますが、ご登録の変更をお願い申し上げます。
敬具
記
変更日 ◯月◯日（◯）
新 ◯◯@◯◯◯.co.jp
旧 ◯◯@◯◯◯.jp
以上
電話番号や住所も同時に変わる場合は、電話番号変更のお知らせや事務所移転のお知らせとまとめて一通にすると、相手の登録の手間が一度で済みます。
取引先へのメールの文例（基本）
件名：メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ □□
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）より、私のメールアドレスを下記のとおり変更いたします。
新：◯◯@◯◯◯.co.jp（このメールの差出人のアドレスです）
旧：◯◯@◯◯◯.jp
旧アドレスあてのメールは◯月◯日（◯）まで受信できます。
お手数をおかけいたしますが、ご登録の変更をお願い申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
注意
一斉に送るときは宛先をBCCにします（BCCの使い方）。署名のアドレスも新しいものに直しておきます（メール署名作成ツール）。
件名の付け方
件名には「メールアドレス変更」と会社名・氏名を入れます。知らないアドレスから届くメールなので、誰からのメールかが件名だけで分かることが、開いてもらうための条件です。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 個人のアドレスが変わる | メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ □□ |
| 会社全体のドメインが変わる | メールアドレス（ドメイン）変更のお知らせ／株式会社△△ |
| 部署・窓口のアドレスが変わる | ◯◯窓口のメールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ |
| 切り替え日を強調する | 【◯月◯日より】メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ |
| 社内向け | 【全社】メールアドレス（ドメイン）変更に伴うお願い |
| お客様向け | お問い合わせ用メールアドレス変更のお知らせ／△△ショップ |
| アドレスを訂正する | 【訂正】メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ □□ |
| 切り替えが近いので念押し | 【再送】メールアドレス変更のお知らせ（◯月◯日切り替え）／株式会社△△ |
書く項目と確認のチェックリスト
- 新しいアドレス（このメールの差出人であることも）
- 旧アドレス
- 切り替え日（曜日つき）
- 旧アドレスの扱い（いつまで届くか、転送されるか。担当者に確認した内容で）
- 変わらないもの（氏名・電話番号・担当業務など）
- 登録変更のお願いと、必要なら受信設定のお願い
- 差出人名・署名がいつもどおりか（なりすましと疑われないために）
- 送る前に、新しいアドレスへ自分でテスト送信したか
- 届かなかったときの問い合わせ先（電話番号など）を書いたか
- 署名・名刺・ホームページ・請求書など、アドレスの載っている物を直したか
- 一斉送信ならBCCになっているか
アドレスは一字違うと届きません。お知らせに書くアドレスは手で打たず、コピーして貼り付け、送る前に新しいアドレスにテストメールを送って確かめてください。
場面別の例文（件名つき）
まだやり取りの少ない相手に、新アドレスを伝える
件名：メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ □□
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。先日お打ち合わせでお目にかかりました、株式会社△△の□□です。
お渡しした名刺のメールアドレスが、◯月◯日（◯）より変わりますのでご連絡いたしました。
新：◯◯@◯◯◯.co.jp（このメールの差出人です）
お手数ですが、今後はこちらのアドレスにご連絡いただけますと幸いです。
継続の取引先に、会社全体のドメイン変更を知らせる
件名：メールアドレス（ドメイン）変更のお知らせ／株式会社△△
取引先各位
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）より、弊社のメールアドレスのドメインを変更いたします。
新：◯◯@◯◯◯.co.jp
旧：◯◯@◯◯◯.jp
※「@」より前の部分は変わりません。
旧ドメインあてのメールは◯月◯日（◯）まで受信いたします。
受信の制限を設定されている場合は、新しいドメインからのメールを受け取れるよう、ご設定をお願いできますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
旧アドレスからも一言送っておく（なりすまし対策）
件名：メールアドレス変更のお知らせ（旧アドレスからのご連絡）／株式会社△△ □□
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほど、新しいアドレス（◯◯@◯◯◯.co.jp）からメールアドレス変更のお知らせをお送りしました。
念のため、これまでのアドレスからもご連絡いたします。
新しいアドレスからのメールは、私からのものですのでご安心ください。
注意
知らないアドレスからの「アドレス変更のお知らせ」は、なりすましの手口として使われることもあります。大切な取引先には、旧アドレスからも一通送ったり、電話で一言伝えたりすると、相手が安心して登録を変えられます。
部署の共有アドレスが変わる（取引先向け）
件名：◯◯部の共有メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△ ◯◯部の□□です。
◯月◯日（◯）より、◯◯部の共有メールアドレスを下記に変更いたします。
新：◯◯@◯◯◯.co.jp
旧：◯◯@◯◯◯.jp
担当者個人のアドレスに変更はございません。
発注書などを共有アドレスにお送りいただいている場合は、送信先のご変更をお願いいたします。
急ぎ：旧アドレスがもうすぐ使えなくなる（再送）
件名：【再送】メールアドレス変更のお知らせ（◯月◯日切り替え）／株式会社△△ □□
◯◯様
度々失礼いたします。株式会社△△の□□です。
先日お知らせしたメールアドレスの変更について、旧アドレスは◯月◯日（◯）で受信できなくなります。
行き違いでしたら申し訳ございません。
まだご登録の変更がお済みでない場合は、お手数ですがこのメールの差出人のアドレスへご変更をお願いいたします。
再送の件名の付け方はメール再送の件名と例文にもまとめています。
お知らせのアドレスを書き間違えていた（訂正）
件名：【訂正】メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ □□
◯◯様
度々申し訳ございません。株式会社△△の□□です。
先ほどお送りしたお知らせで、新しいメールアドレスの記載に誤りがございました。
誤：◯◯@◯◯◯.co.jp
正：◯◯@◯◯◯.co.jp
このメールの差出人のアドレスが正しいものです。
ご登録の際はこちらをお使いください。ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
お客様（会員・購入者）向けのお知らせ
件名：お問い合わせ用メールアドレス変更のお知らせ／△△ショップ
△△ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日（◯）より、お問い合わせ用のメールアドレスを下記に変更いたします。
新：◯◯@◯◯◯.co.jp
旧：◯◯@◯◯◯.jp
迷惑メールの対策で受信するドメインを指定されているお客様は、「@◯◯◯.co.jp」からのメールを受け取れるよう、ご設定をお願いいたします。
なお、このメールでパスワードやカード番号の入力をお願いすることはございません。
注意
お客様向けでは、受信設定のお願いと、個人情報の入力を求めないことを書き添えると、なりすましメールと区別してもらいやすくなります。
取引先の担当者が多い：窓口の方に社内への共有をお願いする
件名：メールアドレス（ドメイン）変更のお知らせ／株式会社△△
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）より、弊社のメールアドレスのドメインが「@◯◯◯.co.jp」に変わります。
貴社でほかにも弊社とやり取りされている方がいらっしゃいましたら、お手数ですが、本件をご共有いただけますと幸いです。
ご不明な点は、私□□（電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までお問い合わせください。
個人のアドレスが変わる（知人・習い事・学校などへ）
件名：メールアドレス変更のお知らせ（□□）
◯◯さん
こんにちは、□□です。
メールアドレスを変えたので、ご連絡しました。
新しいアドレスは、このメールの差出人のアドレスです。
前のアドレスは◯月◯日で使えなくなります。お手数ですが、登録を変えてもらえるとうれしいです。
これからもよろしくお願いします。
社内への連絡
件名：【全社】メールアドレス（ドメイン）変更に伴うお願い
各位
お疲れさまです。情報システム担当の□□です。
◯月◯日（◯）より、全社のメールアドレスのドメインが変わります。
・取引先へのお知らせは、各担当から新しいアドレスで送ってください
・署名、名刺、請求書のひな形のアドレスを直してください
・旧アドレスあてのメールは◯月◯日（◯）まで受信でき、それ以降は届きません。お知らせにはこの日付を書いてください
英語の例文（海外の取引先へ）
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 個人のアドレスが変わる | Change of Email Address – □□ (△△ Co., Ltd.) |
| 会社全体のドメインが変わる | Notice of Email Domain Change – △△ Co., Ltd. |
| 切り替えが近い念押し | Reminder: Our Email Address Changes on [Month Day] |
Subject: Change of Email Address – □□ (△△ Co., Ltd.)
Dear Mr./Ms. ◯◯,
I am writing to let you know that my email address will change on [Month Day].
New: ◯◯@◯◯◯.co.jp (the address this email was sent from)
Old: ◯◯@◯◯◯.jp
Emails sent to my old address will still reach me until [Month Day].
Could you please update your contact list?
If you use a filter to block unknown senders, I would appreciate it if you could allow messages from the new address.
Best regards,
□□
△△ Co., Ltd.
日付は相手の国の書き方で誤解が起きないよう、月を英語の単語で書く（例：on [Month Day]）と確実です。
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 宛先をTOやCCに並べて一斉送信 | ほかの取引先のアドレスが全員に見えてしまう | BCCに入れ、TOは自分のアドレスにする |
| 旧アドレスから送り、新アドレスは本文だけ | 相手が差出人を登録すると旧アドレスのまま残る | 新しいアドレスから送る |
| 切り替え日の当日や後に知らせる | その間のメールが届かず、取引に支障が出る | 切り替え日より前に送り、直前に再送する |
| 署名・名刺・請求書のひな形が旧アドレスのまま | お知らせ後も旧アドレスあてにメールが来る | お知らせを送る前に、アドレスの載っている物を洗い出して直す |
| 外部サービスやメーリングリストの登録変更を忘れる | サービスからの通知や社外のメーリングリストが届かなくなる | 登録先の一覧を作り、一つずつ変更する |
| 件名が「ご連絡」だけ | 迷惑メールと思われ、開かれない | 「メールアドレス変更のお知らせ／会社名 氏名」にする |
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| アドレスが変わりました（件名だけで差出人が分からない） | 知らないアドレスからだと迷惑メールやなりすましと思われる | 件名に「株式会社△△ □□」と名乗りを入れる |
| 新しいアドレスにご登録させていただけますでしょうか | 「させていただく」の使いどころが違う（登録するのは相手） | ご登録の変更をお願いいたします |
| 旧アドレスにはもう送らないでください | 命令口調に読める | 今後は新しいアドレスへお送りいただけますと幸いです |
| 旧アドレスもたぶんしばらく届きます | あいまいで当てにできない | 担当者に確かめ「◯月◯日まで受信いたします」と書く |
後日のフォロー：旧アドレスに届いたとき・お礼
旧アドレスに届いたメールへ、新アドレスから返信する
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
ご連絡ありがとうございます。
私のメールアドレスは、このメールの差出人のアドレスに変わっております。
お手数ですが、今後はこちらへお送りいただけますでしょうか。
ご依頼の件は、以下のとおりご回答いたします。
（本文）
受信設定などで手間をかけた相手へのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
メールアドレスの変更に伴い、受信のご設定までしていただき、ありがとうございました。
お手数をおかけいたしました。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
相手から返事がない場合、メールが迷惑メールに振り分けられていることもあります。大切な連絡が届いているか不安なときは、電話で一言確認するのが確実です。
この記事の要点
- アドレス変更のお知らせは新しいアドレスから送り、差出人をそのまま登録できるようにする。
- 本文に新旧のアドレス・切り替え日・旧アドレスがいつまで届くかを書く。
- 件名に会社名と氏名を入れ、なりすましと疑われないようにする。
- 大切な相手には旧アドレスや電話でも一言伝える。
- アドレスはコピーして貼り付け、テスト送信で確かめる。
- 一斉送信はBCC。旧アドレスの併用・転送・停止のどれかを日付つきで書く。
FAQ
よくある質問
新しいアドレスから送るのが基本です。相手は差出人をそのまま登録でき、新しいアドレスからのメールが届くかどうかの確認にもなります。知らないアドレスからだと不安に思われる相手には、旧アドレスからも一言送っておくと安心です。
「メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ □□」のように、変更の内容と会社名・氏名を入れます。会社全体のドメインが変わる場合は「メールアドレス（ドメイン）変更のお知らせ／株式会社△△」とします。
会社のメールの設定や契約しているサービスによって違うので、情報システムの担当者や契約先に確かめた日付を書きます。分からないまま「しばらく届きます」とあいまいに書くのは避けてください。
取引先が多い場合は、宛先をBCCにして一斉に送って構いません。やり取りの多い相手や大切な相手には、宛名を入れた個別のメールで送ると丁寧です。宛先をTOやCCに並べると、ほかの取引先のアドレスが見えてしまうので注意します。
件名は「Change of Email Address」に氏名と会社名を添え、本文で新旧のアドレスと切り替え日を書き、「Could you please update your contact list?」と登録の変更をお願いします。日付は月を英語の単語で書くと誤解がありません。
旧アドレスに届いたメールに新しいアドレスから返信し、その中で一言「アドレスが変わっております」と添えます。相手の社内で共有されていないこともあるので、窓口の方に共有をお願いするのも一つの方法です。
登録するのは相手なので、自分の行為をへりくだる「させていただく」は合いません。「ご登録の変更をお願いいたします」「ご登録の変更をお願いできますでしょうか」と書きます。