マナー
訪問先の受付での名乗り方
受付電話・無人受付・受付がない事務所の言い方
訪問先の受付で伝えることは四つです。挨拶、自分の会社名と名前、約束の時刻と相手の部署・名前、取り次ぎのお願い。これを一息で言えるようにしておけば、受付の人も電話の向こうの人も迷いません。そのまま言うなら「お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。◯時に◯◯部の◯◯様とお約束をいただいております。お取り次ぎをお願いできますでしょうか」。このページでは、有人の受付・受付電話・無人受付・受付のない事務所の順に言い方を並べ、困ったときの一言もまとめました。訪問全体の流れは他社訪問のマナーを見てください。
結論
受付での名乗りは①挨拶 ②会社名と名前 ③約束の時刻と相手の部署・名前 ④取り次ぎのお願いの順です。名刺を差し出すかどうか、入館証の受け取り方、受付票への記入などは相手先の受付の案内に従います。受付は相手先の会社の顔でもあるので、担当者と同じように丁寧に接します。
受付での流れ
- 01
受付の前で立ち止まる
コートを脱ぎ、名刺入れをすぐ出せるようにしてから受付に近づきます。受付の人が電話中や対応中なら、少し離れて待ちます。
- 02
挨拶して名乗る
「お世話になっております。株式会社△△の□□と申します」。会社名ははっきり、名前はゆっくり言います。
- 03
約束の内容を伝える
「◯時に◯◯部の◯◯様とお約束をいただいております」。部署まで言うと、同じ名字の人がいても取り違えにくくなります。
- 04
取り次ぎをお願いする
「お取り次ぎをお願いできますでしょうか」。受付票や入館証の手続きがあれば、案内に従います。
- 05
案内を待つ
「少々お待ちください」と言われたら「承知いたしました」。ロビーの椅子を勧められたら座って待ちます。
- 06
お礼を言って移動する
担当者が迎えに来たら立ち上がって挨拶し、受付の人にも「ありがとうございました」と一言かけます。
有人の受付での言い方
基本の名乗り方
お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。◯時に◯◯部の◯◯様とお約束をいただいております。お取り次ぎをお願いできますでしょうか。
名刺を渡すよう求められたとき
（名刺を両手で差し出して）株式会社△△の□□でございます。どうぞよろしくお願いいたします。
複数人で訪問したとき
お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。◯時に◯◯部の◯◯様と、◯名でお約束をいただいております。
注意
受付に名刺を渡すかどうかは会社によって違います。求められたら渡し、求められなければ口頭で名乗るだけで構いません。
受付電話（内線）での言い方
受付に電話機と内線番号の一覧が置かれている会社では、案内された番号か、担当者の部署の番号にかけます。電話に出た人は担当者本人とは限らないので、誰に取り次いでほしいかを最後まで言います。
部署の代表番号にかけたとき
お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。本日◯時に、◯◯部の◯◯様とお約束をいただいております。ただいま受付に着きましたので、お取り次ぎいただけますでしょうか。
担当者本人が出たとき
◯◯様、お世話になっております。株式会社△△の□□です。ただいま受付に到着いたしました。本日はよろしくお願いいたします。
番号が分からないとき
（総合案内の番号にかけて）お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。◯◯部の◯◯様と◯時にお約束をいただいているのですが、内線の番号が分からず、総合案内にお電話いたしました。お取り次ぎをお願いできますでしょうか。
注意
内線の番号は、事前の案内メールに書かれていることがあります。前日に確認しておくと、受付で迷いません。電話でアポイントを取るときの言い方は電話でアポイントを取るトーク例にまとめています。
無人受付（タブレット・受付システム）のとき
タブレットなどで担当者を呼び出す受付では、画面の案内に従って担当者名や部署を選び、自分の会社名と名前を入力します。事前に受付用のコードが送られてくる会社もあるので、案内メールを見返してから入館します。
呼び出し後、担当者から通話がつながったとき
お世話になっております。株式会社△△の□□です。◯時のお約束で参りました。本日はよろしくお願いいたします。
画面で担当者が見つからないとき
（担当者の携帯電話や代表番号にかけて）お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。受付の端末で◯◯様のお名前が見つからず、お電話いたしました。どちらに伺えばよろしいでしょうか。
Point
呼び出しても反応がないときは、何度も押し続けず、担当者に電話で連絡します。担当者の携帯電話の番号を事前に聞いておくと安心です。
受付がない事務所に入るとき
小さな事務所などで受付がない場合は、ドアをノックしてから開け、入口に近い席の人に声をかけます。
失礼いたします。株式会社△△の□□と申します。◯時に◯◯様とお約束をいただいております。恐れ入りますが、◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。
「恐れ入りますが」の使い方は「恐縮です」と「恐れ入ります」にまとめています。
困ったときの言い方（場面別）
| 場面 | 言い方 |
|---|---|
| 担当者の名前しか分からない | ◯◯様とお約束をいただいております。部署を失念してしまい申し訳ございません。 |
| 同じ名字の人がいると言われた | ◯◯部の◯◯様です。下のお名前は◯◯様と伺っております。 |
| 少し早く着いた | お約束より早く着いてしまいました。お時間までこちらでお待ちしてもよろしいでしょうか。 |
| 遅れて着いた | お約束の時刻に遅れてしまい、申し訳ございません。◯◯部の◯◯様にお取り次ぎをお願いできますでしょうか。 |
| 担当者が不在と言われた | 承知いたしました。恐れ入りますが、◯◯様と連絡を取っていただくことはできますでしょうか。 |
| 代理で訪問した | 本日は◯◯の代理で参りました、株式会社△△の□□と申します。 |
| 荷物や資料を届けに来ただけ | ◯◯部の◯◯様に資料をお届けに参りました。お渡しいただけますでしょうか。 |
| 入館証を返すとき | ありがとうございました。入館証をお返しいたします。 |
注意
担当者が不在と言われても、受付の人を問い詰めないでください。受付には約束の内容が伝わっていないこともあります。自分の携帯電話から担当者に連絡するほうが早く解決します。
やりがちなNG
- 会社名だけ、名前だけを言って、誰に会いに来たかを言わない
- 相手の名前を名字だけで伝え、部署を言わない
- 受付の人が対応中なのに、横から話しかける
- コートを着たまま、手荷物を受付台に置いて話す
- 無人受付で呼び出しボタンを何度も押す
- 帰りに入館証を返し忘れる
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| ◯◯さん、お願いします | 誰が何の用で来たのかが伝わらない | 株式会社△△の□□と申します。◯◯部の◯◯様とお約束をいただいております。 |
| アポありです | くだけすぎている | ◯時にお約束をいただいております。 |
| ◯◯様をお呼びしてください | 「お〜する」はへりくだる形で、受付の人の動作に使うのは不自然 | ◯◯様をお呼びいただけますでしょうか。 |
| お伺いさせていただきました | 敬語を重ねすぎて回りくどい | ◯時のお約束で参りました。 |
| ご苦労さまです | ねぎらいの言葉として目上から目下に使うものと受け取られやすい | ありがとうございます。 |
後日のフォロー（お礼・お詫び）
受付で手間をかけた場合は、担当者へのお礼メールの中で一言添えます。
本日は受付で行き違いがあり、お手数をおかけいたしました。ご対応いただき、ありがとうございました。
本日はお約束の時刻に遅れてしまい、大変申し訳ございませんでした。今後このようなことのないよう、十分に気をつけてまいります。
お礼メールの全文は打ち合わせのお礼メール、遅刻のお詫びは打ち合わせに遅刻したお詫びメールを見てください。
この記事の要点
- 受付では挨拶→会社名と名前→約束の時刻と相手→取り次ぎのお願い。
- 相手は部署と名前で伝えると取り違えにくい。
- 受付電話では、出た人が担当者とは限らないので誰に取り次ぐかまで言う。
- 無人受付は画面の案内に従い、つながらなければ担当者に電話する。
- 受付の人にも「ありがとうございます」。入館証は必ず返す。
FAQ
よくある質問
受付から求められたら渡します。求められなければ、口頭で会社名と名前を名乗るだけで構いません。どうするかは相手先の受付の決まりに従ってください。
「◯◯様、お世話になっております。株式会社△△の□□です。ただいま受付に到着いたしました」と伝えます。その後は担当者の指示に従い、受付やロビーで待ちます。
どちらも使えます。「お約束をいただいております」は、相手に時間をもらったという気持ちを表せるので、訪問先の受付ではよく使われます。
相手の予定を崩すことがあるので、早すぎる場合は近くで時間を調整してから受付に行くのが無難です。どうしても建物内で待つ必要があるときは、受付に「お時間までこちらで待たせていただいてもよろしいでしょうか」と断ってから待ちます。