メール
代表者変更のお知らせ 例文
社長交代を知らせる文書・はがき・メール・サイト掲載文
代表者が変わったときは、取引先が契約書・請求書の宛名や取引先の登録情報を直せるように、交代の日と新しい代表者の役職・氏名を正確に知らせることが先です。このページでは、最初にそのまま使える短文を示し、続けて送り方の選び方、文書の組み立て、文書・はがき・メール・サイト・SNSの例文、場面別の例文、チェックリスト、よくある失敗、受け取った側の返信までをまとめます。新社長本人のスピーチや抱負を中心にした挨拶状は就任挨拶 例文を見てください。
結論
いつ：交代が正式に決まったあと、公表してよい時期に（公表の時期と方法は会社の決まりに従う）。誰に：取引先、お客様、金融機関など。何で：会社名で出す文書（封書・はがき・PDF）、サイトのお知らせ、取引先へのメール。必ず書く項目：①交代の日 ②新しい代表者の役職と氏名 ③前任の代表者の役職と氏名、これから（会長に就く・退任するなど） ④取引・窓口・担当者に変わりがないこと ⑤問い合わせ先。
結論：そのまま使える短い文例
通知文（文書・PDFの本文）
弊社は、令和◯年◯月◯日付で代表取締役を下記のとおり交代いたしましたので、お知らせいたします。
新 代表取締役社長 ◯◯◯◯
旧 代表取締役社長 △△△△（同日付で代表取締役会長に就任）
なお、お取引の内容ならびに担当者に変更はございません。今後とも変わらぬご高配を賜りますよう、お願い申し上げます。
メールの本文（担当者から）
弊社は◯月◯日付で、代表取締役社長が△△△△から◯◯◯◯に交代いたしました。お取引の内容や私を含む担当者に変更はございません。正式なお知らせを添付いたしますので、ご確認ください。
サイト・SNSの短い掲載文
【お知らせ】令和◯年◯月◯日付で、◯◯◯◯が代表取締役社長に就任いたしました。前社長の△△△△は代表取締役会長に就任いたしました。今後ともよろしくお願い申し上げます。
Point
お知らせは会社として事実を伝える文です。新社長の抱負や前任者への感謝を長く書くと、肝心の日付・氏名・取引への影響が埋もれます。抱負は本人の挨拶状やトップメッセージに回し、お知らせ文は読み違えのない書き方を優先します。
注意
交代に伴う登記などの手続きは、担当部署や専門家に確認してください。お知らせ文に手続きの細部を書く必要はありません。
送る前に決めること：いつ・誰に・何で
| 送り方 | 向いている相手 | 注意する点 |
|---|---|---|
| 封書（会社名の文書） | 主要な取引先、金融機関、目上の相手 | 準備に時間がかかる。交代の日に間に合うよう、文面の承認と印刷の段取りを先に決める |
| はがき（挨拶状） | 取引先・関係先へ広く知らせる | 書ける量が少ない。新旧の役職・氏名・交代の日に絞る |
| メール（担当者から） | 日常的にやり取りしている取引先 | 一斉送信で宛先を見せない（BCCにする）。正式な文書をPDFで添付すると記録が残る |
| ホームページのお知らせ | お客様、これから取引する相手 | 会社概要・代表挨拶のページの氏名も同じ日に差し替える |
| SNS・店頭の掲示 | 一般のお客様 | 短く書き、詳しくはサイトのお知らせへ案内する |
- 01
公表の時期を決める
交代が正式に決まってから、いつ・どの順番で社内と社外に知らせるかを決めます。順番と時期は会社の決まりに従います。
- 02
送付先の一覧を作る
取引先、お客様、金融機関、顧問の専門家、業界団体など。担当者ごとに持っている名簿を集め、重複と漏れを確かめます。
- 03
送り方を相手ごとに選ぶ
上の表を目安に、主要な取引先には書面と担当者からの連絡を組み合わせると丁寧です。
- 04
新旧の氏名と役職を本人に確認する
漢字・読み方・役職名の誤りは訂正の連絡が必要になります。送る前に本人に見てもらいます。
- 05
会社の表示を同じ日に変える
サイトの会社概要、名刺、請求書・見積書の様式、メールの署名の代表者名を、交代の日にそろえて差し替えます。
文書の組み立て方（この順に書けば漏れない）
| 順番 | 書くこと | 書き方の例 |
|---|---|---|
| ①日付・宛名・差出人 | 発信日、「お取引先各位」、会社名 | 令和◯年◯月◯日／お取引先各位／株式会社△△ |
| ②標題 | 何のお知らせか | 代表取締役交代のお知らせ |
| ③頭語と前文 | 頭語、時候または安否の挨拶、日頃のお礼 | 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます |
| ④本文（主文） | 交代の事実 | さて、弊社では◯月◯日付で代表取締役が交代いたしました |
| ⑤前任者のこと | これから就く役職、在任中のお礼 | △△は代表取締役会長に就任いたしました |
| ⑥後任者のこと | 役職と氏名、前職（会社の決まりに従う） | 後任には取締役の◯◯が就任いたしました |
| ⑦末文と結語 | 変わらぬ支援のお願い、結語 | 今後とも…お願い申し上げます 敬具 |
| ⑧記書き | 交代の日・新旧の役職と氏名・取引への影響・問い合わせ先 | 記／一、新任…／以上 |
「拝啓」で始めたら「敬具」で結びます。前文の「時下」は季節を問わず使えるので、季節の言葉を入れるか迷うときに便利です。季節の言葉を入れる場合は時候の挨拶 一覧、前文と末文の組み合わせは手紙の前文と末文を参照してください。
注意
「私儀（わたくしぎ）」「私こと」は本人が自分のことを述べるときの言葉で、前任者・後任者が自分の名前で出す挨拶状で使います。会社名で出すお知らせ文では使いません。また、挨拶状では句読点を打たずに字間を空けて書く様式を選ぶ会社もあります。どちらにするかは社内の過去の文書にそろえます。
文書・はがき・サイト掲載文の例文
取引先へ送る文書（会社名で出す）
令和◯年◯月◯日
お取引先各位
株式会社△△
代表取締役交代のお知らせ
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では令和◯年◯月◯日開催の取締役会での決議により、下記のとおり代表取締役が交代いたしましたので、お知らせいたします。
今後とも、なお一層のご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
記
一、新任 代表取締役社長 ◯◯◯◯（前職 取締役◯◯本部長）
一、前任 代表取締役社長 △△△△（代表取締役会長に就任）
一、交代の日 令和◯年◯月◯日
一、お取引について ご担当者・お取引の条件に変更はございません
一、お問い合わせ先 総務部 ◯◯（電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）
以上
「取締役会において」「株主総会において」など、どの場で決まったかを書くかどうか、書く場合の表現は、実際の手続きに合わせ、会社の決まりに従います。分からなければ「このたび」だけで足ります。
前任と後任の連名の挨拶状（封書・はがき）
（前任者の文）
拝啓 ◯◯の候 皆さまにはいよいよご清祥のこととお喜び申し上げます
さて 私こと ◯月◯日をもって社長の職を◯◯◯◯に譲り 代表取締役会長として引き続き経営に携わることとなりました
社長在任の◯年間 皆さまに支えていただいたことを心より感謝いたしております
新社長の◯◯は 長く営業の現場を率いてきた者です これまでと同じくお引き立てくださいますよう お願い申し上げます
敬具
（後任者の文）
拝啓 ◯◯の候 皆さまにはいよいよご清祥のこととお喜び申し上げます
さて 私こと このたび代表取締役社長の任をお引き受けすることとなりました
△△が築いてきたお取引先との信頼を大切に受け継ぎ 一つひとつのご期待に応えてまいる所存です
行き届かぬ点も多いかと存じますが お力添えのほどお願い申し上げます
敬具
令和◯年◯月
株式会社△△
代表取締役会長 △△△△
代表取締役社長 ◯◯◯◯
注意
連名の挨拶状は、前任者と後任者がそれぞれ自分の言葉で述べる形です。誰の文か分かるように、一枚の中で前任者の文と後任者の文を分けて書きます。上の例は句読点を打たない様式です。会社名だけで出す通知文と、どちらか一方にするか両方送るかは会社の決まりに従います。
はがき1枚に収める短い版
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて 弊社では令和◯年◯月◯日付で下記のとおり代表取締役が交代いたしました
今後とも変わらぬご高配を賜りますようお願い申し上げます
敬具
記
代表取締役社長 ◯◯◯◯（新任）
代表取締役会長 △△△△（前代表取締役社長）
以上
株式会社△△
ホームページに載せるお知らせ
代表者交代のお知らせ
令和◯年◯月◯日付で、当社の代表取締役社長に◯◯◯◯が就任いたしました。前代表取締役社長の△△△△は、同日付で代表取締役会長に就任いたしました。
今後とも、変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
新社長の挨拶は「トップメッセージ」のページをご覧ください。
注意
サイトの会社概要・代表挨拶のページの代表者名を、交代の日にそろえて差し替えます。お知らせだけ出して会社概要が前の社長のままだと、どちらが正しいのか問い合わせが来ます。
SNSに載せる文
【代表者交代のお知らせ】
◯月◯日付で、◯◯◯◯が代表取締役社長に就任しました。前社長の△△△△は代表取締役会長として、引き続き当社を支えてまいります。
これからも◯◯をよろしくお願いいたします。
詳しくはサイトのお知らせをご覧ください。
店舗・受付の掲示（お客様向け）
お客様各位
このたび、令和◯年◯月◯日付で、当社代表取締役社長に◯◯◯◯が就任いたしました。
今後とも、より一層のサービスの向上に努めてまいります。引き続きご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
メールの例文
取引先の担当者へ（個別）
件名：代表取締役交代のお知らせ（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
弊社は、令和◯年◯月◯日付で代表取締役を交代いたしましたので、ご報告いたします。
新 代表取締役社長 ◯◯◯◯
前 代表取締役社長 △△△△（同日付で代表取締役会長に就任）
お取引の内容、ならびに私を含めた担当者に変更はございません。
正式なお知らせを添付いたしましたので、ご確認ください。
新社長の◯◯が、改めてご挨拶に伺いたいと申しております。ご都合のよい日をお知らせいただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
取引先へ一斉に送る（BCC）
件名：代表取締役交代のお知らせ（株式会社△△）
お取引先各位
平素より大変お世話になっております。株式会社△△ 総務部の□□です。
本メールは、お取引先の皆さまに一斉にお送りしております。
弊社は令和◯年◯月◯日付で、代表取締役社長が△△△△から◯◯◯◯に交代いたしました。詳しくは添付のお知らせをご覧ください。
お取引の条件、ご担当者、お振込先に変更はございません。
ご不明な点は、各担当者または総務部（◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までお問い合わせください。
注意
代表者の交代に合わせて「振込先が変わった」と装う連絡が届くことを心配する取引先もいます。振込先が変わらないなら、変わらないと書いておくと安心してもらえます。振込先が実際に変わる場合は振込先変更のお知らせ 例文を見てください。
金融機関・顧問の専門家へ
件名：弊社代表者交代のご連絡（株式会社△△）
◯◯銀行 ◯◯支店
◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△ 経理部の□□です。
弊社は令和◯年◯月◯日付で、代表取締役社長が◯◯◯◯に交代いたしました。
お手続きで必要な書類がございましたら、ご教示いただけますでしょうか。新社長の◯◯とともに、改めてご挨拶に伺います。
Point
担当者が送るメールでは、自社の社長も身内として扱います。「新社長の◯◯が伺いたいと申しております」とし、「◯◯社長がおっしゃっています」「伺われます」のように自社の人に尊敬語を使わないようにします。社外向けの文では、氏名に「社長」「様」を付けず、「代表取締役社長 ◯◯」のように役職と氏名を並べます。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 取引先へ一斉に知らせる | 代表取締役交代のお知らせ（株式会社△△） |
| 担当者から個別に知らせる | 弊社代表者交代のご報告（株式会社△△ □□） |
| 交代の日を件名で示す | ◯月◯日付 代表取締役社長交代のお知らせ（株式会社△△） |
| 新社長の訪問の打診も兼ねる | 代表者交代のご報告とご挨拶のお願い（株式会社△△） |
| 役員の交代も同時 | 代表取締役および役員の異動のお知らせ（株式会社△△） |
| 社名変更と同時 | 社名変更および代表取締役交代のお知らせ（株式会社△△） |
| お知らせの訂正 | 【訂正】代表取締役交代のお知らせについて（株式会社△△） |
件名の基本の考え方はメールの件名の付け方にまとめています。
送る前のチェックリスト
- 交代の日（「◯月◯日付」）。和暦と西暦が文中で混ざっていないか
- 新しい代表者の役職と氏名（漢字・読み方の誤りがないか、本人に確認）
- 新しい代表者の前職（書くかどうかは会社の決まりに従う）
- 前任の代表者の役職と氏名、これから（会長・相談役に就く、退任するなど）
- 取引の内容・担当者・窓口・振込先に変わりがないこと（変わるなら何が変わるか）
- 請求書・契約書の宛名など、相手に直してほしいものがあるか
- 問い合わせ先（部署・担当者・電話番号）
- 頭語と結語の組み合わせ（拝啓—敬具）
- 自社の人に尊敬語や「様」を付けていないか
- 送付先の一覧に漏れ・重複がないか、一斉メールはBCCか
- 公表の時期と、社内への周知の段取り（順番と時期は会社の決まりに従う）
- サイトの会社概要・名刺・請求書の様式・メールの署名の代表者名を、交代の日にそろえて変えたか
社内と社外のどちらに先に知らせるかは、会社の決まりに従います。社内向けの書き方は社内通知の文例を参照してください。
場面別の例文
①前社長が会長に就く（継続取引先へのメール）
件名：代表取締役交代のお知らせ（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
弊社では、令和◯年◯月◯日付で、取締役の◯◯◯◯が代表取締役社長に就任いたしました。前社長の△△△△は、同日付で代表取締役会長に就任いたしました。
長年にわたり△△が賜りましたご厚情に、改めて御礼申し上げます。
お取引の内容や担当者に変更はございません。今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
②前社長が退任する
弊社は、令和◯年◯月◯日付で代表取締役社長が交代いたしましたので、お知らせいたします。
新任 代表取締役社長 ◯◯◯◯
退任 代表取締役社長 △△△△
在任中に皆さまから賜りましたご厚情に、△△ともども深く御礼申し上げます。
退任する本人の挨拶状やスピーチは退任挨拶 例文にまとめています。
③新社長だけの名前で知らせる
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、私こと、令和◯年◯月◯日付で株式会社△△の代表取締役社長を務めることとなりました。
これまで皆さまと築いてきたお取引を大切にし、より良い品とサービスをお届けできるよう努めてまいります。至らぬ点はご遠慮なくお申し付けください。
近いうちに改めてご挨拶に伺いますが、まずは書面にてご報告申し上げます。
敬具
④役員の交代も同時に知らせる
弊社は、令和◯年◯月◯日開催の定時株主総会およびその後の取締役会を経て、下記のとおり役員が異動いたしましたので、お知らせいたします。
記
代表取締役社長 ◯◯◯◯（新任／前 取締役）
代表取締役会長 △△△△（前 代表取締役社長）
取締役 ◯◯◯◯（新任）
退任 取締役 ◯◯◯◯
以上
役職の順に並べ、新任・重任・退任が一目で分かるように括弧で書き添えます。決まった場の名前は、実際の手続きに合わせて書きます。
⑤親から子へ・創業者から後継者へ（事業承継）
さて、弊社では令和◯年◯月◯日付で、創業者の△△△△が代表取締役を退き、専務取締役の◯◯◯◯が代表取締役社長に就任いたしました。
△△は今後、相談役として◯◯を支えてまいります。
創業以来の皆さまのお引き立てに深く感謝申し上げますとともに、これまでと変わらぬご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
会社として出す文では、新旧の代表者を役職と氏名で示せば足ります。親子であることに触れるかどうかは本人たちの意向で決め、触れる場合も一言にとどめます。
⑥代表者が増える・共同代表になる
弊社は、令和◯年◯月◯日付で、取締役の◯◯◯◯が代表取締役副社長に就任いたしましたので、お知らせいたします。
代表取締役社長 △△△△は引き続きその任にあたります。
お取引の窓口に変更はございません。
⑦取引を始めたばかりの相手
件名：弊社代表者交代のご報告（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
お取引を始めていただいて間もないところ恐縮ですが、ご報告がございます。弊社は令和◯年◯月◯日付で代表取締役社長が◯◯◯◯に交代いたしました。
先日お取り交わしいただいたお取引の内容や、私が窓口であることに変更はございません。
ご不明な点がございましたら、私までお問い合わせください。
注意
契約書の名義や書類の差し替えが必要かどうかは、契約の内容によります。自社の法務・担当部署に確認してから、相手に何をお願いするかを書いてください。
⑧急な交代（前代表者の逝去）
弊社代表取締役社長△△△△が、令和◯年◯月◯日に逝去いたしました。生前に賜りましたご厚情に、深く感謝申し上げます。
これに伴い、令和◯年◯月◯日付で、◯◯◯◯が代表取締役社長に就任いたしましたので、あわせてお知らせいたします。
なお、お取引につきましては、これまでどおり担当者が承ります。
逝去を伴う知らせは、「拝啓」と時候の挨拶を省いて主文から書き出すと、弔事にふさわしい落ち着いた文面になります。頭語を入れる様式にする場合も、「お慶び申し上げます」などの慶事の言葉は入れません。
⑨体調などの事情による交代
弊社代表取締役社長△△△△は、健康上の理由により、令和◯年◯月◯日付で代表取締役を退任いたしました。後任には◯◯◯◯が就任いたしました。
お取引の内容および担当者に変更はございません。
病名や詳しい事情をどこまで書くかは、本人と家族の意向を確かめ、会社として決めます。書かずに「一身上の都合により」「健康上の理由により」で足ります。
⑩社名変更と同時に知らせる
さて、弊社は令和◯年◯月◯日をもちまして、社名を「株式会社△△」に変更するとともに、代表取締役社長に◯◯◯◯が就任いたしました。
所在地・電話番号・お取引の条件に変更はございません。
社名変更のお知らせで書く項目は社名変更のお知らせ 例文を見てください。
⑪就任披露の会を案内する
つきましては、新しい体制を皆さまにお披露目する会を下記のとおり開きます。日頃お世話になっている皆さまに新社長をご紹介し、直接お礼を申し上げる場にしたいと考えております。お忙しいところ恐縮ですが、お越しいただけましたら幸いです。
記
日時 令和◯年◯月◯日（◯）午後◯時から
会場 ◯◯ホテル ◯階 ◯◯の間
ご出欠は、◯月◯日までに同封の返信はがき、または□□（電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までお知らせください。
以上
当日の挨拶は就任披露パーティーのスピーチにまとめています。
⑫個人事業・お店の代替わり（お客様向け）
代替わりのお知らせ
いつも◯◯をご利用いただき、ありがとうございます。
令和◯年◯月◯日より、店主が◯◯◯◯から◯◯◯◯に代わりました。先代はこれからも店に立ち、新しい店主を支えてまいります。
味とサービスはこれまでどおり大切に守ってまいります。今後ともよろしくお願いいたします。
⑬お知らせの内容に誤りがあった（訂正）
件名：【訂正】代表取締役交代のお知らせについて（株式会社△△）
◯月◯日にお送りしたお知らせにおきまして、新任の代表取締役の氏名の表記に誤りがございました。謹んでお詫び申し上げます。
誤：◯◯◯◯
正：◯◯◯◯
お手元の資料にご登録いただいている場合は、お手数ですが修正をお願いいたします。
よくある失敗と避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 「◯◯社長が就任されました」 | 社外への文で、自社の人に尊敬語を使っている | 「◯◯が代表取締役社長に就任いたしました」 |
| 「新社長の◯◯がご挨拶に伺わせていただきます」 | 「伺う」と「させていただく」が重なっている | 「新社長の◯◯がご挨拶に伺います」 |
| 「前社長の△△様」 | 自社の人に「様」を付けている | 「前社長の△△」 |
| 「前社長の方針を改め、」 | 前任者を否定する書き方は、取引先を不安にさせる | 「これまでの方針を受け継ぎ、」 |
| 「代表が変わりましたので、よろしく」だけ | 交代の日・役職・取引への影響が分からない | 交代の日・役職と氏名・取引に変更がないことを書く |
| よくある失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| サイトの会社概要が前の代表者のまま | どちらが正しいか問い合わせが来る | お知らせの掲載と同じ日に差し替える |
| 請求書・見積書の様式が古いまま | 取引先が登録情報を直せず、書類が混在する | 交代の日から使う様式を事前に用意する |
| 前任者のこれからを書いていない | 挨拶や連絡の相手を相手が判断できない | 会長・相談役・退任などを書き添える |
| 一斉メールの宛先が見えている | 取引先の連絡先が他社に漏れる | BCCで送る、または一斉送信の仕組みを使う |
| 担当者ごとに文面がばらばら | 交代の日や役職の書き方が食い違う | 会社として出す文面を一つ決め、担当者のメールはそれを添付する |
敬語の重なりは二重敬語の一覧、「させていただく」の使いどころは「させていただく」の使い方にまとめています。
お知らせを受け取った側の返信
件名：Re: 代表取締役交代のお知らせ（株式会社△△）
株式会社△△
□□様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
ご丁寧にお知らせいただき、ありがとうございます。
◯◯様の代表取締役社長へのご就任、誠におめでとうございます。△△様には長年ひとかたならぬお世話になり、心より御礼申し上げます。
貴社のますますのご発展をお祈りするとともに、今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
ご挨拶の日程につきましては、追ってご相談させてください。
相手の会社の人には尊敬語と「様」を使います。お祝いの文面をもっと見たいときは就任祝いのメッセージ 例文を参照してください。
後日のフォロー（お礼・お詫び）
お祝いの言葉や祝電・お花をいただいたときのお礼
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびは、弊社社長の◯◯の就任に際し、ご丁寧なお祝いをいただき、誠にありがとうございました。◯◯も大変喜んでおり、くれぐれもよろしくお伝えするよう申しておりました。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
お知らせが遅れたときのお詫び
弊社の代表者交代のご報告が遅くなり、大変失礼いたしました。◯月◯日付で◯◯◯◯が代表取締役社長に就任しております。お取引の内容に変更はございません。
この記事の要点
- お知らせは会社として事実を伝える文。抱負や感謝は本人の挨拶状に回す。
- 必ず書くのは交代の日・新旧の代表者の役職と氏名・前任者のこれから・取引に変わりがないこと・問い合わせ先。
- 送り方は相手で選ぶ。主要な取引先は書面と担当者のメール、お客様にはサイトとSNS。
- 社外への文では自社の社長にも尊敬語や「様」を付けない。逝去を伴うときは慶事の言葉を入れず、主文から書き出す。
- サイトの会社概要・名刺・請求書の様式の代表者名は交代の日にそろえて変える。
FAQ
よくある質問
お知らせは会社として交代の事実（日付・氏名・役職・取引への影響）を伝える文です。就任挨拶状は、新しい代表者本人が名前を出して、就任の報告と抱負、協力のお願いを伝える手紙です。一通にまとめる会社もあれば、分けて送る会社もあり、会社の決まりに従います。
交代が正式に決まり、公表してよい時期になってから出します。公表の時期や方法は会社の決まりに従ってください。主要な取引先には、書面が届く前に担当者から直接伝えておくと丁寧です。
相手との関係で選びます。主要な取引先や目上の相手には書面（封書・はがき）、日常的にやり取りしている担当者にはメールが向いています。両方を組み合わせ、メールに正式なお知らせのPDFを添付する方法もあります。
書いておくと親切です。会長や相談役に就くのか、退任するのかが分かると、取引先は今後の連絡先や挨拶の相手を判断できます。
社外向けの文では、「代表取締役社長 ◯◯」のように役職と氏名を並べるか、「社長の◯◯」とします。「◯◯社長」は呼びかけや敬称のように聞こえるので、社外への文では避けます。
「お慶び申し上げます」などの慶事の言葉は入れず、逝去の事実と生前のお礼、後任者の就任、取引に変わりがないことを順に書きます。頭語と時候の挨拶も省き、主文から書き出すと落ち着いた文面になります。
メールで届いた場合は、お礼と就任のお祝いを短く返すと丁寧です。相手の会社の新旧の代表者には尊敬語と「様」を使います。