チェックリスト
新入社員の受け入れ準備リスト
時期別チェックと案内例文
結論から書きます。新入社員の受け入れ準備は①人事・労務の手続き ②席と備品 ③パソコンとアカウント ④配属先の準備（教える担当者・最初の仕事） ⑤本人への入社案内の五つです。初日までに座る席・使えるパソコン・聞ける相手がそろっていれば、最低限の受け入れはできています。このページでは、五つを時期別のチェックリストにし、期限が法令で決まっている手続きは条文を確認したうえで表にまとめました。入社案内・社内周知・アカウント発行依頼などの例文9本、初日の流れ、新卒と中途の違い、よくある失敗もそのまま使える形で載せています。新卒の一斉入社の式典は入社式の企画と進行にあります。
結論
新入社員の受け入れ準備とは、入社日までに手続き・環境・人・案内をそろえ、初日から本人が迷わず動ける状態にしておくことです。特に健康保険・厚生年金保険の資格取得届（入社日から5日以内）と雇用保険の資格取得届（入社した月の翌月10日まで）は期限が省令で決まっているため、入社日から逆算して段取りを組みます。
まず結論：初日までに最低限そろえる五つ
| 項目 | そろっていないと初日に起きること | 担当 |
|---|---|---|
| 座る席と名札・入館証 | 受付で待たされる、どこに座ればよいか分からない | 総務 |
| 使えるパソコンとアカウント | 午前中ずっと何もできない | 情報システム |
| 教える担当者（メンター） | 誰に聞けばよいか分からず放置される | 配属先の上司 |
| 初日と最初の週の予定表 | 本人も周りも何をすればよいか分からない | 人事・配属先 |
| 入社案内（時刻・場所・持ち物） | 遅刻する、必要書類を忘れる | 人事 |
Point
迷ったら「席・パソコン・聞ける相手」の三つを優先してください。この三つは本人の第一印象に直結し、あとから取り返しにくい部分です。
時期別の受け入れ準備チェックリスト
下の時期は、この記事で示す進め方の目安です。パソコンや制服は在庫や設定作業の都合で届くまで時間がかかることがあるため、内定承諾の直後に手配を始めると安心です。
内定承諾後〜入社1か月前
- 入社日・配属先・雇用形態を確定し、関係者（総務・情報システム・配属先）に共有
- 労働条件の明示（労働条件通知書など）を準備
- パソコン・スマートフォンなど時間のかかる備品を発注
- 制服・作業着が必要な職場はサイズを本人に確認
- 配属先の上司と、教える担当者（メンター）と最初に任せる仕事を決める
- 研修がある場合は日程と内容を決める（新卒の集合研修など）
入社2週間前
- 本人へ入社案内メールを送る（出社日時・場所・服装・持ち物・提出書類）
- 提出書類の一覧と提出期限を案内
- 名刺・名札・社員証・入館証を発注
- メールアドレス・社内システム・チャットのアカウント発行を依頼
- 配属先と関係部署に、入社日・名前・担当業務を周知
入社1週間前〜前日
- 座席を確保し、机・椅子・事務用品を置く
- パソコンの初期設定と、初回ログインの手順書を用意
- 初日と最初の週の予定表を、本人用と配属先用に印刷または共有
- 受付に入社者の名前と到着時刻を伝える
- 前日に本人へ確認の連絡（集合時刻と場所の再案内）
入社当日〜最初の週
- 労働条件の確認と提出書類の受け取り
- 雇入れ時の安全衛生教育を行う
- 雇入時の健康診断を手配（または受診済みの結果の提出を受ける）
- 健康保険・厚生年金保険の資格取得届を、入社日から5日以内に提出
- 雇用保険の資格取得届を、入社した月の翌月10日までに提出
- 最初の給与の前日までに扶養控除等申告書を受け取る
- 最初の週の終わりに短い面談を入れる
予定表はスケジュール作成ツールで一枚にしておくと、本人と配属先が同じものを見られます。名札は名札作成ツールで作れます。
期限が法令で決まっている手続き
次の表は、e-Govの法令本文で期限や義務を確認したものです。運用の細部（電子申請の方法、対象者の範囲など）は、年金事務所・ハローワーク・社会保険労務士に確認してください。
| 手続き | 期限・タイミング | 根拠 |
|---|---|---|
| 労働条件の明示 | 労働契約を結ぶとき | 労働基準法 第15条第1項 |
| 健康保険の資格取得届 | 入社日から5日以内 | 健康保険法施行規則 第24条 |
| 厚生年金保険の資格取得届 | 入社日から5日以内 | 厚生年金保険法施行規則 第15条 |
| 雇用保険の資格取得届 | 入社した月の翌月10日まで（事業所を管轄するハローワークへ） | 雇用保険法施行規則 第6条第1項 |
| 雇入時の健康診断 | 常時使用する労働者を雇い入れるとき（受診後3か月以内の結果の書面が出されれば、相当する項目は省ける） | 労働安全衛生規則 第43条 |
| 雇入れ時の安全衛生教育 | 雇い入れたとき | 労働安全衛生法 第59条第1項 |
| 扶養控除等申告書 | 本人が、その会社から年の最初に給与を受ける日の前日までに、会社を経由して提出 | 所得税法 第194条 |
注意
健康保険・厚生年金保険の資格取得届は期限が同じです。協会けんぽに加入している会社では、二つの届出を一枚の様式にまとめて出せます（厚生年金保険法施行規則 第15条）。雇用保険の資格取得届には本人の個人番号（マイナンバー）を書く欄があるため、マイナンバーの受け取りもこの時期までに済ませます。
本人に案内する提出書類の例
会社や雇用形態によって必要な書類は違います。下は案内の雛形として使える一覧です。自社で要らないものは消してから送ってください。
- 労働条件通知書・雇用契約書（署名して返送するもの）
- マイナンバーが確認できる書類
- 扶養控除等申告書
- 基礎年金番号が分かるもの
- 雇用保険被保険者証（前職がある人）
- 源泉徴収票（その年に前職で給与を受けた人）
- 給与振込口座の届出
- 通勤経路の届出
- 健康診断の結果（受診済みの場合）
- 身元保証書・誓約書（会社で定めている場合）
席・備品・パソコンとアカウント
席・事務用品
- 座席（固定席かフリーアドレスかを決め、初日の席を確保）
- 机・椅子・引き出しの鍵
- 名刺（必要な職種なら入社日までに届くよう発注）
- 名札・社員証・入館証
- 文房具、ノート、ファイルなど基本の事務用品
- 制服・作業着・安全靴など（必要な職場のみ）
- ロッカー・下駄箱
IT・アカウント
- パソコンの用意と初期設定（必要なソフトの導入まで）
- メールアドレス・社内システムのアカウント発行
- チャットツール・メーリングリスト・共有フォルダへの追加
- 社用スマートフォン・電話の内線番号（必要な場合）
- 社外から使う場合のリモート接続の設定
- 初回ログインとパスワード変更の手順を紙で用意
- 情報セキュリティの社内ルールの資料
配属先と決めておくこと
- 教える担当者（メンター）を決め、本人にも事前に伝える
- 最初の週に任せる仕事（小さく、終わりが分かるもの）
- 部署の会議・朝礼に入れるかどうか
- 初日の昼食を誰と取るか
- 部署の暗黙のルール（電話の取り方、休憩、報告の仕方）を書き出しておく
- 歓迎会を開くかどうかと日程
そのまま使える例文9本
①入社案内メール（新卒向け・丁寧）
件名：【株式会社◯◯】入社日のご案内
◯◯様
株式会社◯◯人事部の◯◯です。
◯月◯日（◯）の入社日が近づいてまいりましたので、当日について下記のとおりご案内いたします。
出社日時：◯月◯日（◯）◯時◯分
出社場所：◯◯ビル◯階 受付（人事部の◯◯をお呼びください）
服装：◯◯
持ち物：下記の提出書類、筆記用具
・◯◯
・◯◯
昼食：初日は配属先のメンバーと一緒にとる予定です
当日は手続きと説明のあと、配属先へご案内します。
ご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください。
人事部 ◯◯（電話◯◯）
◯◯様にお会いできることを、社員一同楽しみにしております。
②入社案内メール（中途向け・簡潔）
件名：入社日のご案内（◯月◯日）
◯◯様
人事部の◯◯です。入社日の詳細をお送りします。
日時：◯月◯日（◯）◯時◯分
場所：本社◯階 受付
持ち物：提出書類（別紙のとおり）、筆記用具
当日の流れ：手続き（約◯分）→配属先◯◯部へご案内→午後から業務説明
前職の手続き書類（雇用保険被保険者証・源泉徴収票）がお手元にそろわない場合は、そろい次第で構いません。
どうぞよろしくお願いいたします。
③提出書類のお願いメール
件名：入社手続き書類のご提出のお願い
◯◯様
人事部の◯◯です。入社手続きのため、下記の書類のご用意をお願いいたします。
・◯◯
・◯◯
・◯◯
提出期限：◯月◯日（◯）まで
提出方法：入社日にご持参いただくか、◯◯へ郵送してください。
個人番号（マイナンバー）が分かる書類は、社会保険・雇用保険の手続きに使います。
ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。
④配属先・関係部署への周知メール
件名：【周知】◯月◯日 入社者のお知らせ（◯◯部）
各位
人事部の◯◯です。下記のとおり新しいメンバーが入社しますので、お知らせします。
氏名：◯◯ ◯◯さん
入社日：◯月◯日（◯）
配属：◯◯部 ◯◯課
担当予定：◯◯
教育担当：◯◯さん
初日は◯時ごろ配属先へご案内します。席とパソコンの準備にご協力をお願いします。
⑤情報システム担当へのアカウント発行依頼
件名：【依頼】入社者のPC・アカウント準備（◯月◯日入社）
◯◯さん
お疲れさまです。人事部の◯◯です。
◯月◯日入社の◯◯さんについて、次の準備をお願いできますか。
・ノートパソコン 1台（◯◯部の標準設定）
・メールアドレス、◯◯システム、チャットのアカウント
・共有フォルダ「◯◯」の閲覧権限
入社日の前日までにご用意いただけると助かります。難しい場合はご相談ください。
⑥前日のリマインド連絡
◯◯様
人事部の◯◯です。いよいよ明日からですね。
念のため、集合は◯時◯分に◯◯ビル◯階受付です。
道に迷ったときや遅れそうなときは、◯◯（電話◯◯）までご連絡ください。
明日お会いできるのを楽しみにしています。
⑦配属先の上司がメンバーに紹介するとき
皆さん、少しだけ手を止めてください。今日からこの部署に配属になった◯◯さんです。◯◯の仕事を担当してもらいます。しばらくは◯◯さんが教育担当として一緒に動きます。困っていそうなときは、皆さんからも声をかけてあげてください。では◯◯さん、一言お願いします。
⑧メンター（教育担当）の最初の一言
教育担当の◯◯です。これからしばらく一緒に仕事をします。最初は分からないことだらけで当然なので、何回でも聞いてください。口頭で聞きにくいことは、チャットでも構いません。よろしくお願いします。
⑨最初の週の終わりの面談の声かけ
◯◯さん、一週間お疲れさまでした。金曜の◯時から少しだけ時間をもらえますか。困っていることや、分かりにくかったことを聞かせてください。評価の場ではないので、気楽に来てください。
研修がある場合の案内は研修の案内文 例文、研修の冒頭の挨拶は研修の挨拶 例文にあります。新入社員本人の挨拶は社会人の自己紹介 例文を参照してください。
初日の流れ（スケジュール例）
| 時間帯 | 内容 | 担当 |
|---|---|---|
| 朝 | 出社・受付、人事による手続き、労働条件と就業規則の説明 | 人事 |
| 午前 | 安全衛生の教育、配属先への案内とメンバーへの紹介 | 人事・配属先の上司 |
| 昼 | 配属先のメンバーと昼食 | メンター |
| 午後 | 席とパソコンの確認、初回ログイン、社内の案内（トイレ・休憩室・備品の場所） | メンター・情報システム |
| 午後 | 最初の週の予定と、最初に覚える仕事の説明 | 配属先の上司 |
| 終業前 | 一日の振り返りと、質問の時間 | メンター |
Point
初日に仕事を詰め込みすぎないでください。初日の目的は、職場に慣れ、誰に何を聞けばよいかが分かることです。
在宅勤務から始まる場合
- パソコンは入社日の前日までに届くよう自宅へ送り、届いたかを確認する。
- 初回ログインでつまずいたときの連絡先を、パソコン以外の手段（電話番号）で伝えておく。
- 初日の朝に、カメラをつないだ短い顔合わせを入れる。
新卒と中途で変わる準備
| 項目 | 新卒（一斉入社） | 中途（随時入社） |
|---|---|---|
| 受け入れの形 | 入社式と集合研修のあと配属 | 入社日から配属先で受け入れ |
| 前職の書類 | 原則なし | 雇用保険被保険者証・源泉徴収票など |
| 初日の重点 | 社会人としての基本と会社の理解 | 社内の仕組み・ツール・人の紹介 |
| 教える内容 | 仕事の進め方から | 自社のやり方の違いを中心に |
| 気をつけること | 同期との比較で不安になりやすい | 経験者扱いで説明が省かれやすい |
少人数の会社で受け入れるとき
- 人事・総務・情報システムを一人が兼ねる場合は、この記事のチェックリストを印刷して、担当欄に自分の名前と日付を書きながら進める。
- 社会保険・雇用保険の手続きを外部の社会保険労務士に頼んでいる場合は、入社日と必要書類を早めに伝える。
- 教える担当者が社長本人になる場合でも、質問できる時間帯を決めて伝えておく。
- 受け入れの手順は社内のマニュアルとして残し、次の入社のときにそのまま使う。作り方は業務マニュアルの作り方にあります。
よくある失敗と防ぎ方
| 失敗 | 起きる理由 | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 初日にパソコンが使えない | 発注や設定の依頼が遅れた | 発注は内定承諾後すぐ、設定とアカウントは2週間前に依頼（例文⑤） |
| 配属先が入社日を知らない | 人事から周知していない | 2週間前に周知メールを送る（例文④） |
| 初日に放置される | 教える担当者と予定が決まっていない | メンターと最初の週の予定表を先に決める |
| 書類がそろわず手続きが遅れる | 提出書類と期限を案内していない | 一覧と期限をメールで送る（例文③） |
| 社会保険の届出が遅れる | 入社日から5日以内という期限を把握していない | 入社日から逆算して提出日をカレンダーに入れる |
| 本人が昼食や服装で迷う | 案内メールに書いていない | 入社案内に昼食・服装・持ち物を書く（例文①②） |
迎える側の心構え
- 最初の質問には、手を止めて答える。最初に冷たくされると、次から聞けなくなる。
- 説明は一度で覚えられない前提で、手順を紙や共有の資料に残す。
- 最初の週の終わりに、短い面談を入れ、困っていることを聞く。
- 部署の暗黙のルールは、言葉にして伝える。
この記事の要点
- 準備は手続き・席と備品・パソコンとアカウント・配属先・本人への案内の五つ。
- 初日までに座る席・使えるパソコン・聞ける相手をそろえる。
- 健康保険・厚生年金保険は入社日から5日以内、雇用保険は入社した月の翌月10日までに資格取得届を出す。
- パソコンなど時間のかかる備品は内定承諾の直後に手配する。
- 入社案内には出社時刻・場所・服装・持ち物・初日の昼食を書く。
- 最初の週の終わりに短い面談を入れる。
FAQ
よくある質問
人事・労務の手続き、座席と名札・入館証・事務用品、パソコンとアカウント、配属先の準備（教える担当者・最初の仕事・周知）、本人への入社案内の五つです。チェックリストにして、人事・総務・情報システム・配属先で担当を分けると漏れが減ります。
内定承諾の直後から始めると余裕があります。パソコンや制服など届くまで時間がかかるものを先に手配し、入社2週間前に本人への案内と社内への周知、1週間前から前日に席とパソコンの設定、という順で進めます。
健康保険・厚生年金保険の資格取得届は入社日から5日以内（健康保険法施行規則第24条、厚生年金保険法施行規則第15条）、雇用保険の資格取得届は入社した月の翌月10日まで（雇用保険法施行規則第6条第1項）です。雇入時の健康診断（労働安全衛生規則第43条）と安全衛生教育（労働安全衛生法第59条第1項）も雇い入れのときに必要です。
中途は随時の入社で、前職の雇用保険被保険者証や源泉徴収票を受け取る必要があります。新卒は入社式と集合研修のあと配属される流れが多く、社会人としての基本から教える前提で予定を組みます。
出社日時、出社場所と受付での伝え方、服装、持ち物と提出書類、初日の昼食の予定、当日の流れ、問い合わせ先です。前日にも集合時刻と場所を短く再案内すると、当日の遅れを防げます。
パソコンを入社日の前日までに届け、初回ログインでつまずいたときの連絡先を電話番号で伝えておきます。初日の朝はカメラをつないだ顔合わせを入れ、メンターとの連絡手段を決めておきます。