AI議事録をイベント案件で使う
決定事項とToDoを取り出す手順

文字起こしと議事録は別物

この違いを整理しないまま導入すると、「AIを入れたのに読まれない長文が毎回届く」状態になります。イベントの打合せは雑談と検討が混ざりやすく、全文を残すほど読まれなくなります。

イベント案件の議事録が難しい理由

• 決定の粒度がばらつく：「方向性はその方向で」のような、決定とも保留ともつかない発言が多い
• 関係者が多い：クライアント、制作、会場、施工、音響、映像。誰の宿題かが曖昧になりやすい
• 専門用語と固有名詞が濃い：会場名、什器名、ブランド名、タレント名。AIが最も間違える領域
• 場所が会議室とは限らない：会場下見、屋外ロケハン、施工中の現場。録音環境が悪い
• 金額の話が混ざる：聞き間違いがそのまま見積の事故になる

イベント案件の4つの打合せと、AIの使い分け

同じ「打合せ」でも、必要な記録の形はまったく違います。案件の進行段階ごとに、AIに何をさせるかを決めておきます。

下見・ロケハンは「議事録」ではなく「所見メモ」として扱う

会場下見は会議ではないため、議事録の形にすると情報が抜けます。歩きながらの音声メモをAIに文字起こしさせ、場所ごとの所見リストに整形させる方が実務に合います。

• 測った寸法は必ず口に出して録音する（「搬入口の高さ、実測2メートル30」）
• 写真を撮った直後に一言入れる（「今の写真は3階ホワイエの分電盤」）
• 禁止事項は会場担当者の言葉のまま繰り返す（「壁面への直接固定は不可、とのこと」）
• AIには「場所・項目・数値・制約・確認先」の5列表に整形させる

誤認を減らす：固有名詞・専門用語・数値

ツールごとの違いはAI議事録ツールの選び方と無料のAI議事録ツール比較に、議事録を短時間で仕上げる手順はイベント会議の議事録を短時間で仕上げるにまとめています。用語辞書に入れる業界用語はイベント業界用語集から拾えます。

AI文字起こしの精度は、一般語では実用水準に達していますが、イベント業界の固有名詞では大きく落ちます。対策は事前と事後の2段構えです。

事前対策：用語辞書を先に渡す

多くの文字起こしサービスには辞書登録やカスタム語彙の機能があります。機能がない場合でも、文字起こし後の整形をAIに頼む際に、プロンプトへ用語リストを貼り付けるだけで補正精度が上がります。

• 会場名・ホール名・部屋名（正式名称と略称の両方）
• クライアント企業名、ブランド名、商品名の正式表記
• 登壇者・出演者の氏名と読み（同音異字に注意）
• 協力会社名（施工、音響、映像、警備、ケータリング）
• 案件内の略語（仮称のイベント名、社内での呼び方）
• 業界用語（バミリ、山台、平台、仕込み、バラシ、香盤、尺、押す など）
• 数量の単位（小間、間口、尺、坪、ケース、台、面）

事後対策：危険語リストで機械的に確認する

全文を読み直すのは現実的ではありません。間違えられると事故になる箇所だけを検索して目視します。

会場・屋外での録音品質を確保する

AIの精度以前に、録音が悪ければ何も始まりません。会議室以外の場所で録る機会が多いのがイベント業務の特徴です。

話者分離を効かせるコツ

• 冒頭に出席者が一人ずつ名乗る（AIの話者ラベルと氏名を対応づけられる）
• 発言が重ならないように司会が交通整理する
• 同室で複数名が入るオンライン会議では、代表1名以外はマイクを切る
• 議長が決定時に「これで決定とします」と口に出す（抽出の手がかりになる）

社外同席時の録音同意

クライアントや協力会社が同席する打合せでは、録音とAI処理について事前に了解を取ります。トラブルを避けるだけでなく、了解が取れていれば堂々と机の中央に置けるため録音品質も上がります。

1. 01

   案内段階で一言添える

   打合せの案内メールに「議事録作成のため録音させていただきます」と書いておきます。当日いきなり切り出すより、断られる確率が下がります。

2. 02

   冒頭で口頭確認し、その返答も録音に残す

   「議事録用に録音させていただいてよろしいでしょうか」と尋ね、了解の返答が録音に入る状態にします。記録として最も確実です。

3. 03

   AIを使うことと、保存先を伝える

   「文字起こしにAIサービスを使います」「録音データは社内の共有フォルダに保管します」まで伝えると、相手側の情報管理ルールとの齟齬が事前に分かります。

4. 04

   断られた場合の代替を用意する

   記録係を別に立て、手書きメモから議事録を起こします。断られる前提の運用を持っておくと、その場で慌てません。

5. 05

   保存期間と削除のルールを決める

   案件終了後◯か月で音声は削除、議事録テキストは保管、といった社内ルールを決め、聞かれたら即答できるようにします。

機密度で使い分ける

決定事項とToDoを取り出す

ここがAI議事録の本体です。要約させるのではなく、決まった型に流し込ませると品質が安定します。

指示文の骨格

次の要素を指示に含めると、出力のばらつきが減ります。案件ごとに一度作れば、あとは使い回せます。

1. 01立場と文脈：「イベント制作会社の進行管理担当として、以下の打合せ記録を整理してください」
2. 02出力の型：「①決定事項 ②未決事項と次の判断期限 ③ToDo（担当者・期限・内容） ④共有事項 ⑤確認が必要な聞き取り不明箇所、の5区分で出力」
3. 03判定基準：「明確に合意された内容のみを決定事項とし、『検討する』『持ち帰る』は未決事項に分類」
4. 04禁止事項：「記録にない内容を補完しない。担当者が特定できないToDoは担当者欄を『未定』と明記」
5. 05用語辞書：会場名・社名・人名の正式表記リストを貼り付ける
6. 06不明箇所の扱い：「聞き取れない箇所は［不明］と表記し、⑤に前後の文脈とともに列挙」

決定・未決の判定は人がやり直す

議事録からタスク表へ変換する

議事録を配って終わりにすると、ToDoは消化されません。議事録の生成と同時に、タスク表の行として貼り付けられる形で出力させます。

出力させる列

定例での回し方

1. 01

   前回のタスク表を会議前にAIへ渡す

   「前回の未完了タスクを一覧にし、冒頭で確認すべき順に並べてください」と指示します。定例の冒頭5分が締まります。

2. 02

   会議中はタスク表を画面共有する

   その場で消化状況を更新します。議事録を待たずに状態が確定します。

3. 03

   会議後に新規ToDoを差分で抽出させる

   「前回タスク表に載っていない新規のToDoだけを抽出」と指示すると、重複行が生まれません。

4. 04

   担当者と期限を人が埋める

   AIが『未定』としたセルを、その日のうちに埋めます。ここを放置するとタスク表が信用されなくなります。

5. 05

   週次で棚卸しする

   期限超過タスクだけを抽出し、判断が必要なものを上位に上げます。

工程全体のスケジュールへの落とし込みはイベントのスケジュール設計、当日の抜け漏れ確認はイベント運営チェックリストを参照してください。

定着させる運用ルール

• 録音を回す担当を毎回決める（司会か進行管理担当）
• 案件ごとに用語辞書ファイルを1つ作り、打合せのたびに追記する
• 議事録の配布期限を決める（当日中、または翌営業日午前など）
• AI出力をそのまま配布しない。人の確認を1工程はさむ
• 金額・日程・可否の3項目は原文を確認してから配布する
• 決定事項は「誰が承認したか」まで書く
• 音声データの保存先と保存期間を社内で統一する
• 社外同席の打合せは、案内メールに録音の旨を定型で入れる

うまくいかないときの切り分け

議事録の価値は網羅性ではなく、次の一手が決まることにあります。