電話で日程を調整するときの言い方
候補の出し方・保留・変更・確定の復唱

電話での日程調整の流れ

1. 01

   何の日程かを伝える

   「◯◯の打ち合わせの日程について、ご相談したくお電話いたしました」。何の予定を、どれくらいの長さで決めたいのかを最初に言います。

2. 02

   候補を出す・都合を聞く

   こちらから候補を二つか三つ出します。相手が決める立場なら「◯◯様のご都合のよい日を伺えますでしょうか」と先に聞きます。

3. 03

   合わなければ代案を出す

   「それでは、◯日（◯）以降でしたらいかがでしょうか」と、範囲を広げて聞き直します。

4. 04

   決められなければ保留する

   「確認して、◯時までにお返事いたします」と、返事の期限を付けます。

5. 05

   復唱する

   日付・曜日・時刻・場所（オンラインか）・参加者を一つずつ確認します。

6. 06

   メールで送る

   電話で決めた内容をメールで送り、記録に残します。

日程調整でよく使う言い方

場面別のトーク例

こちらから候補を出して決める（かける側）

自分：お世話になっております。株式会社△△の□□です。来月の◯◯の打ち合わせの日程について、ご相談したくお電話いたしました。いま少しよろしいでしょうか。
相手：はい、大丈夫です。
自分：一時間ほどお時間をいただきたいのですが、◯日（◯）の午後二時からか、◯日（◯）の午前十時からはいかがでしょうか。
相手：◯日の午後二時なら空いています。
自分：ありがとうございます。それでは、◯月◯日、◯曜日の午後二時から、御社に伺います。この後、確認のメールをお送りいたします。

相手に候補を聞く（かける側・相手が目上や決める立場）

自分：◯◯の件で、一度◯◯様にご説明のお時間をいただきたいと考えております。◯◯様のご都合を優先したいので、来週か再来週でご都合のよい日時をいくつか伺えますでしょうか。こちらで合わせます。

相手の候補がどれも合わない（かける側）

相手：その日はどちらも外出していて……。
自分：承知いたしました。それでは、◯日（◯）以降でしたら、ご都合のよい日はございますか。午前・午後どちらでも、こちらで合わせます。

上司や関係者の予定を確認してから返事をする（受ける側）

相手：◯日の午後はいかがですか。
自分：ありがとうございます。上司の◯◯も同席する予定ですので、◯◯の予定を確認してからお返事してもよろしいでしょうか。本日◯時までに、こちらからお電話いたします。

保留にするときは、返事の期限を自分から言うのが大切です。期限が分からないと、相手はその日を空けたまま待つことになります。期限に間に合わない場合も、時刻になったら一度連絡を入れます。

相手からの日程調整の電話を受けた（受ける側）

相手：来週の打ち合わせの日程を決めたいのですが。
自分：お電話ありがとうございます。いま予定表を確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか。
……お待たせいたしました。来週ですと、◯日（◯）の午後と、◯日（◯）の終日でしたら空いております。

決めた日程の変更をお願いする（かける側）

自分：お世話になっております。株式会社△△の□□です。◯日（◯）にお約束いただいている打ち合わせの件で、お電話いたしました。大変申し訳ございませんが、こちらの都合で、日程を変えていただくことはできないでしょうか。勝手を申し上げて恐縮ですが、◯日（◯）か◯日（◯）でしたら伺えます。

相手から変更を頼まれた（受ける側）

相手：申し訳ないのですが、◯日の打ち合わせを別の日にできませんか。
自分：承知いたしました。お気になさらないでください。それでは、◯日（◯）の午後か、◯日（◯）の午前はいかがでしょうか。

秘書やアシスタントを通して調整する（かける側）

自分：株式会社△△の□□と申します。◯◯様に、◯◯の件で一時間ほどお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。◯◯様のご予定を管理されている方に、日程のご相談をしてもよろしいでしょうか。

秘書やアシスタントが予定を管理している相手には、本人を呼び出さずに、予定を管理している人と調整します。会食の日程を秘書と調整するメールは会食の誘い方と日程調整メールも参考にしてください。

メモ・確認の項目

• 何の予定か（打ち合わせ・訪問・面談・会食など）
• 日付と曜日、開始と終了の時刻（午前・午後を付ける）
• 場所（どちらの会社か、会議室、オンラインならツール）
• 参加者（自分の側・相手の側）
• 保留にしたものと、返事の期限
• 電話の後に送るメールの宛先

自分：確認させてください。◯月◯日、◯曜日の、午後二時から三時まで。場所はオンラインで、接続先はこの後メールでお送りいたします。弊社からは私と◯◯の二名、御社からは◯◯様と◯◯様がご参加ということでよろしいでしょうか。

電話を切る前に、手元の予定表に入れたものを読み上げるつもりで復唱すると漏れが減ります。

言ってはいけない・避けたい言い方

「よろしかったでしょうか」については「よろしかったでしょうか」の使い方、「承知いたしました」と「かしこまりました」の違いは「かしこまりました」の使い方にまとめています。

電話の後のフォロー（お礼・お詫び）

決まった日程を送るメール

件名：◯月◯日（◯）お打ち合わせの日程について

株式会社◯◯
◯◯様

株式会社△△の□□です。
先ほどはお電話にて日程のご調整をいただき、ありがとうございました。
以下の日程で決まりましたので、念のためお送りいたします。

日時：◯月◯日（◯）午後二時から三時
場所：オンライン（接続先は下記のとおりです）
参加者：貴社　◯◯様、◯◯様／弊社　◯◯、□□

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

こちらの都合で変更してもらった後のお詫び

先ほどは、こちらの都合で日程の変更をお願いし、大変失礼いたしました。ご調整いただき、ありがとうございました。改めまして、◯月◯日（◯）◯時からでお願いいたします。