メール
支店・営業所閉鎖のお知らせ 例文
取引先への文書・メールとお客様向けの貼り紙
支店や営業所を閉じるときのお知らせは、会社そのものをたたむ廃業の挨拶とは違い、「取引はこれまでどおり続き、窓口がここに移ります」と伝えるための連絡です。相手が知りたいのは、閉鎖の日、これからどこの誰に連絡すればよいか、郵便物や電話がどうなるかです。このページでは、結論と短い文例を先に示し、文書・貼り紙とメールの例文、件名、チェックリスト、場面別の例文、避けたい言い方、後日のフォローの順にまとめます。
結論
いつ：閉鎖の日より前に、相手が連絡先を切り替える時間をとれるように（社内の手続きと公表の時期は会社の決まりに従う）。誰に：その拠点と取引のある取引先、お客様、仕入先、近隣など。何で：取引先には文書とメール、担当者からは電話か訪問で。お客様には店頭の貼り紙とサイト。必ず書く項目：①閉鎖する拠点名と閉鎖の日 ②閉鎖後に担当する拠点と、その住所・電話番号 ③担当者が変わるか ④郵便物・電話・預かり品の扱い ⑤これまでのお礼。
結論：そのまま使える短い文例
弊社◯◯営業所は、令和◯年◯月◯日をもちまして閉鎖し、◯◯支店に統合することとなりました。
同日以降のお取引は、◯◯支店にて引き続き承ります。担当者に変更はございません。
◯◯支店 〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯町◯-◯-◯ 電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
長年のご愛顧に心より御礼申し上げますとともに、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。
Point
「閉鎖」だけが目に入ると、取引がなくなると受け取られることがあります。冒頭の数行で、閉鎖後にどこが担当するのか、取引がこれまでどおり続くのかを書きます。統合する場合は「閉鎖し、◯◯支店に統合」と、行き先を同じ文に入れると誤解されません。
注意
会社そのものが事業を終える場合は廃業・閉店の挨拶状、拠点が別の場所へ移るだけの場合は事務所移転のお知らせの形で知らせます。
文書（書面・PDF）と貼り紙の例文
取引先へ送る文書
令和◯年◯月◯日
お取引先各位
株式会社△△
◯◯営業所閉鎖のお知らせ
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社◯◯営業所は、業務の効率化に伴い、令和◯年◯月◯日をもちまして閉鎖し、◯◯支店に統合することとなりました。
開設以来、皆さまから賜りましたご厚情に、心より御礼申し上げます。
閉鎖後のお取引につきましては、下記の◯◯支店にて引き続き承ります。今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
記
一、閉鎖する拠点 ◯◯営業所
一、閉鎖の日 令和◯年◯月◯日
一、閉鎖後の担当 ◯◯支店（〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯町◯-◯-◯）
電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
一、担当者 変更はございません
一、郵便物・お届け物 ◯月◯日以降は◯◯支店宛てにお送りください
以上
閉鎖の理由は「業務の効率化に伴い」「拠点の再編に伴い」のように一言で足ります。詳しい経緯や業績には触れません。
店頭・入口の貼り紙（お客様向け）
◯◯店 閉店のお知らせ
平素より◯◯店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
当店は令和◯年◯月◯日（◯）の営業をもちまして閉店し、◯◯店に統合いたします。
これまでのご愛顧に、心より御礼申し上げます。
◯月◯日以降は、お近くの◯◯店をご利用ください。
◯◯店 ◯◯市◯◯町◯-◯-◯（◯◯駅◯◯口から徒歩◯分） 電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
ポイントカード・会員証は、◯◯店でもこれまでどおりお使いいただけます。
貼り紙は貼り紙作成ツールで作って印刷できます。統合先の地図や案内のQRコードを添える場合はQRコード作成ツールが使えます。
閉鎖の日のあとに残す貼り紙
◯◯営業所は、令和◯年◯月◯日をもちまして閉鎖いたしました。
ご用の方は、◯◯支店（電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までお問い合わせください。
長らくのご愛顧、誠にありがとうございました。
メールの例文
件名：◯◯営業所閉鎖と◯◯支店への統合のお知らせ（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△◯◯営業所の□□です。
弊社◯◯営業所は、令和◯年◯月◯日をもちまして閉鎖し、◯◯支店に統合することとなりました。
◯◯様には、営業所の開設当初からお引き立ていただき、心より御礼申し上げます。
■閉鎖の日：令和◯年◯月◯日
■閉鎖後の担当：◯◯支店（住所・電話番号は添付のお知らせをご覧ください）
■担当者：引き続き私□□が担当いたします
■メールアドレス：変更はございません
お手数をおかけいたしますが、郵便物の宛先のご変更をお願いいたします。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
Point
担当者が変わるかどうかを必ず書きます。相手にとっていちばん気になるのは、連絡する相手が変わるかどうかです。担当者が変わる場合は、後任の名前と連絡先まで書き、後任からも連絡を入れます。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 統合先がある | ◯◯営業所閉鎖と◯◯支店への統合のお知らせ（株式会社△△） |
| 取引先へ一斉に知らせる | ◯◯支店閉鎖のお知らせ（株式会社△△） |
| 閉鎖の日を件名で示す | ◯月◯日をもって◯◯営業所を閉鎖いたします（株式会社△△） |
| 担当者も変わる | ◯◯営業所閉鎖に伴う担当者変更のお知らせ（株式会社△△） |
| お客様・会員向け | ◯◯店閉店と◯◯店への統合のお知らせ（◯◯） |
| お知らせの訂正 | 【訂正】◯◯営業所閉鎖のお知らせについて（株式会社△△） |
件名に統合先の拠点名まで入れると、開く前に「取引は続く」と伝わります。件名の基本はメールの件名の付け方にまとめています。
書く項目のチェックリスト
- 閉鎖する拠点名と閉鎖の日（最終営業日と閉鎖の日が違うなら両方）
- 閉鎖後に担当する拠点の名前・住所・電話番号
- 担当者が変わるか（変わるなら後任の名前と連絡先）
- 郵便物・お届け物の宛先をいつから変えてほしいか
- 電話（閉鎖後に案内の音声を流すか、統合先へつなぐか。社内で決めて書く）
- お客様の手元に残るもの（ポイントカード・会員証・予約・預かり品・修理品）の扱い
- これまでのお礼
- 閉鎖の理由（一言でよい）
- 社員への周知の段取り（時期は会社の決まりに従う）
- サイトの拠点一覧・地図サービス・名刺・請求書の拠点表示を、閉鎖の日にそろえて変えたか
場面別の例文
①長く取引のある相手（担当者は変わらない）
件名：◯◯営業所閉鎖のお知らせ（株式会社△△）
株式会社◯◯
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△◯◯営業所の□□です。
私どもの◯◯営業所は、令和◯年◯月◯日をもちまして閉鎖することとなりました。開設以来、長きにわたりお引き立ていただき、心より御礼申し上げます。
閉鎖後は◯◯支店より、引き続き私が伺います。お取引の内容に変更はございません。
近いうちにご挨拶に伺いたく存じますので、ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
②担当者が変わる
◯◯営業所の閉鎖に伴い、令和◯年◯月◯日より、◯◯様のご担当は◯◯支店の◯◯に代わります。
◯◯支店 ◯◯（電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯／メール ◯◯@◯◯.co.jp）
後任の◯◯からも、改めてご連絡いたします。在任中は大変お世話になり、ありがとうございました。
後任との連名で送るメールの形は担当変更の挨拶メールにまとめています。
③取引を始めたばかりの相手
件名：◯◯営業所閉鎖のお知らせ（株式会社△△ □□）
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
お取引を始めていただいて間もないところ恐縮ですが、ご報告がございます。私が所属する◯◯営業所は、令和◯年◯月◯日をもちまして閉鎖し、◯◯支店に統合いたします。
お取り交わしいただいたお取引の内容と、私が窓口であることに変更はございません。書類の送付先のみ、◯月◯日以降は◯◯支店宛てにお願いいたします。
④閉鎖の日が迫ってからの連絡（急ぎ）
件名：【至急】◯月◯日以降の書類の送付先について（株式会社△△）
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
弊社◯◯営業所は◯月◯日をもちまして閉鎖いたします。同日以降にお送りいただく書類・お届け物は、◯◯支店宛てにお願いいたします。
すでに◯◯営業所宛てにお送りいただいたものは、◯◯支店にてお受けいたしますので、送り直しは不要です。
注意
閉鎖後に届いた郵便物をどう受け取るか（転送の手続きなど）は、総務の担当者が社内で決めておきます。相手には送り直しが必要かどうかだけを書きます。
⑤お客様・会員へ（店舗の統合）
件名：◯◯店閉店と◯◯店への統合のお知らせ（◯◯）
◯◯様
いつも◯◯店をご利用いただき、ありがとうございます。
◯◯店は、令和◯年◯月◯日（◯）の営業をもちまして閉店し、◯◯店に統合いたします。
ご予約いただいているお客様には、担当者から個別にご連絡いたします。
ポイントや会員情報は、◯◯店にそのまま引き継がれます。
これまで◯◯店をご愛顧いただき、誠にありがとうございました。
⑥近隣の方へ（工場・倉庫などの閉鎖）
近隣の皆さまへ
平素より、弊社◯◯倉庫の運営にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
弊社◯◯倉庫は、令和◯年◯月◯日をもちまして閉鎖いたします。閉鎖に向けた片付けのため、◯月◯日から◯月◯日まで、トラックの出入りが増えることがございます。ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほどお願い申し上げます。
長年にわたるご協力に、心より御礼申し上げます。
お問い合わせ 株式会社△△ 総務部（電話 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）
⑦お知らせの内容に誤りがあった（訂正）
件名：【訂正】◯◯営業所閉鎖のお知らせについて（株式会社△△）
◯月◯日にお送りしたお知らせに記載した◯◯支店の電話番号に誤りがございました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
誤：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
正：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
お手数ですが、ご登録の修正をお願いいたします。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 「◯◯営業所は閉鎖いたします」だけ | 取引が終わると受け取られる | 「閉鎖し、◯◯支店に統合いたします。お取引は引き続き承ります」 |
| 「業績不振のため閉鎖いたします」 | 取引先が会社全体の先行きを心配する | 「拠点の再編に伴い」など一言にとどめる |
| 「◯◯支店のほうでご対応させていただきます」 | 「ほう」と「させていただく」で回りくどい | 「◯◯支店にて承ります」 |
| 「◯◯支店長がご連絡されます」 | 自社の人に尊敬語を使っている | 「支店長の◯◯からご連絡いたします」 |
| 「閉鎖後のことは本社にお問い合わせください」だけ | どこの誰に連絡すればよいか分からない | 担当拠点の名前・電話番号・担当者名を書く |
敬語の誤りは二重敬語の一覧でも確かめられます。
後日のフォロー（お礼・お詫び）
閉鎖の日のあとのお礼（担当者から）
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△◯◯支店の□□です。
先日お知らせしたとおり、◯◯営業所は◯月◯日をもちまして閉鎖いたしました。営業所での長いあいだのお取引に、改めて御礼申し上げます。
本日より◯◯支店にて、これまでどおり担当いたします。今後ともよろしくお願い申し上げます。
連絡がつかない期間ができてしまったときのお詫び
◯◯営業所の閉鎖に際し、電話の切り替えが遅れ、◯月◯日から◯月◯日までお電話がつながりにくい状態となっておりました。ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。現在は◯◯支店の電話番号にて承っております。
長いお付き合いへのお礼を手紙で送る場合はお礼状の書き方を参考にしてください。
この記事の要点
- 冒頭で閉鎖後にどこが担当するかを書き、取引が続くことを伝える。
- 必ず書くのは閉鎖の日・担当拠点と連絡先・担当者が変わるか・郵便物と電話の扱い。
- お客様向けにはポイント・予約・預かり品の扱いを書く。
- 閉鎖の理由は一言で、業績や経緯には触れない。
- 閉鎖の日のあとも貼り紙とサイトに連絡先を残す。
FAQ
よくある質問
閉鎖の日より前に、相手が連絡先や郵便物の宛先を切り替える時間をとれるように出します。社内への周知と公表の時期は会社の決まりに従ってください。主要な取引先には、書面より先に担当者から直接伝えておくと丁寧です。
支店閉鎖は会社が続き、取引が別の拠点に移るお知らせです。そのため、閉鎖後にどこが担当するかを最初に書きます。廃業は会社の事業そのものを終えるお知らせで、これまでのお礼と残務の問い合わせ先が中心になります。
「業務の効率化に伴い」「拠点の再編に伴い」など一言で足ります。詳しい経緯を書くより、閉鎖後の窓口と連絡先を分かりやすく書くことに字数を使います。
閉鎖後にしばらく案内の音声を流すか、統合先へつなぐかなどを社内で決め、お知らせに書いておきます。設定の方法や期間は、総務や通信の担当者に確認してください。