商談会の運営マニュアル
流れ・準備・当日の進行と例文

商談会の形式と選び方

どの形式でも、売り手が参加を決める理由は「どの買い手に会えるか」です。募集は買い手への声かけから始めます。

準備の逆算スケジュール

開催日から逆算して、いつまでに何を終えるかを先に決めます。下の表は段取りの順番の例です。期間は商談会の規模や参加企業の数に合わせて調整してください。

事前マッチングの進め方

指名が集中したときは、買い手に第◯希望まで出してもらい、上位から順に枠を埋めます。指名されなかった売り手には、商談の空き枠に入れられる買い手を主催者から紹介すると、参加した意味を感じてもらえます。

商談シート（企業・商品の紹介票）の項目テンプレート

商談スケジュール表のテンプレート

参加企業ごとに、自分の分だけを抜き出した一覧を送ります。全体表は事務局用に別に持ちます。時刻は例です。

商談と商談の間には、席を移る時間を必ず取ります。表はタイムテーブル作成ツールやスケジュール作成ツールで作れます。

当日の運営

当日の進行の例

運営チェックリスト

• 受付で参加企業ごとのスケジュール表と名札を渡す
• 席番号を大きく掲示し、会場の地図を入口と各通路に貼る
• 開始・残り時間・終了の合図をタイマーとアナウンスで出す
• 商談と商談の間に、次の席へ移る時間を取っている
• 相手が来ない・遅れるときに対応するスタッフが決まっている
• 当日の追加商談を受け付ける窓口と空き枠の一覧がある
• オンラインの場合、つながらないときの電話番号を双方に伝えている
• アンケートのURLを閉会前に案内できる

時間の合図は全体で揃えないと、一つの遅れが後ろの商談にすべて響きます。会場の大きな画面にタイマーを映すと、全員が残り時間を共有できます。席の札は名札・席札の作成ツール、アンケートの案内はQRコード作成ツールで作れます。

よくあるトラブルと対応

司会・アナウンスの例文

開会

本日はご参加いただき、ありがとうございます。まもなく一回目の商談を始めます。お手元のスケジュール表で、相手の企業と席番号をご確認ください。商談は合図で一斉に始まり、一斉に終わります。終了の合図が鳴りましたら、次の席へ移動をお願いします。

開始の合図

ただいまから◯回目の商談を始めます。よろしくお願いいたします。

残り時間の合図

残り1分です。次のお打ち合わせのご予定など、今後の進め方のご確認をお願いします。

終了と移動

◯回目の商談は終了です。次の商談は◯時◯分に始まります。お手元の表で次の席番号をご確認のうえ、移動をお願いします。席が分からない方は、近くの係員にお声がけください。

閉会

以上で本日の商談はすべて終了です。ご参加いただき、ありがとうございました。今後の改善のため、アンケートへのご協力をお願いいたします。商談のその後の進み具合について、後日事務局からお伺いします。

司会の台本全体の作り方はイベント司会の台本も参考になります。

参加企業の準備（売り手・買い手）

参加の目的と、測る数字を先に決める

目標の立て方は展示会の目標設定と同じ考え方で決められます。

売り手の準備チェックリスト

• 商談シートと会社案内、商品の資料を相手の数より多めに用意した
• 見本・試作品を持参した（持ち込めるか主催者に確認した）
• 取引条件（最小の注文量、納期、価格の考え方）をその場で答えられる
• 相手の売り場・事業を事前に調べ、提案の切り口を決めた
• 商談の時間内で話す順番を決めた
• 名刺を十分に用意した

短い商談時間の進め方

1. 01

   自己紹介

   会社と商品を一言で伝え、商談シートを見ながら話せるように差し出す。

2. 02

   相手の要望を聞く

   今探している商品、売り場や事業の課題、取引の条件を質問する。

3. 03

   合う点を示す

   聞いた要望に合う商品と条件だけに絞って説明する。全商品の説明はしない。

4. 04

   次の約束を決める

   見積・見本の送付、次の打ち合わせの日程など、誰が何をいつまでにやるかを決める。

相手の要望を聞く質問の例

• 「いま売り場（事業）で足りていないと感じている商品はどのようなものですか。」
• 「新しい取引先を選ぶとき、特に重視される条件は何でしょうか。」
• 「仕入れの量や時期について、決まった進め方はありますか。」
• 「取り扱いを決めるまでに、社内ではどのような手順で検討されますか。」
• 「ご検討いただくにあたり、見積と見本のどちらを先にお送りするとよろしいでしょうか。」

買い手の準備

• 事前に商談シートを読み、相手ごとに聞きたいことを書き出しておく
• 取引を始めるときの社内の条件（審査、支払い条件など）を確認しておく
• 見送るときも、後日短く連絡すると次回の商談会で信頼につながる

服装はセミナー・展示会の服装を参照してください。

案内メール・お礼メールの例文

主催者から買い手への参加依頼

件名：【◯◯商談会】バイヤーとしてのご参加のお願い

◯◯株式会社　仕入部　◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯商談会事務局の◯◯です。
◯月◯日に、◯◯の生産者・メーカーとの個別商談会を開催します。事前に御社が今お探しの商品や取引の条件を伺い、それに合う企業の商談シートをお送りします。商談の相手は、その中からご希望の企業をお選びいただけます。ご参加いただける場合は、◯月◯日までにご返信をお願いいたします。

主催者から売り手への募集案内

件名：【◯◯商談会】出展企業（売り手）募集のご案内

◯◯の販路をお探しの企業の皆さまへ

◯月◯日に、◯◯のバイヤーとの個別商談会を開催します。今回参加するバイヤーは、◯◯の商品を求めています（詳しい条件は添付をご覧ください）。
お申し込みの際は、添付の商談シートにご記入ください。商談シートはバイヤーに提供し、商談相手を決める材料にします。
申込締切：◯月◯日

主催者から参加企業への商談スケジュールの案内

件名：【◯◯商談会】商談スケジュールと当日のご案内

◯◯株式会社　◯◯様

このたびは◯◯商談会にお申し込みいただき、ありがとうございます。事務局の◯◯です。
当日の商談スケジュールが決まりましたので、添付のとおりお知らせします。

■日時：◯月◯日（◯）◯時受付開始
■会場：◯◯（◯階 ◯◯ホール）
■お持ちいただくもの：名刺、会社案内、商品の資料・見本

商談は合図で一斉に始まり、一斉に終わります。ご都合で参加できなくなった場合は、相手の企業へのご連絡のため、早めに事務局までお知らせください。

主催者から参加企業への前日のリマインド

件名：【明日開催】◯◯商談会のご案内

◯◯様

明日の◯◯商談会のご案内です。受付は◯時から、◯階◯◯ホールで行います。
商談スケジュールを改めて添付します。相手の企業と席番号をご確認ください。
当日の欠席・遅刻のご連絡は、事務局（電話：◯◯）までお願いします。

参加企業から事務局への欠席の連絡

件名：◯◯商談会　欠席のご連絡（株式会社◯◯）

◯◯商談会事務局　御中

株式会社◯◯の◯◯です。誠に申し訳ございませんが、社内の事情により、◯月◯日の商談会を欠席させていただきます。
商談をお約束していた皆さまには大変ご迷惑をおかけいたします。差し支えなければ、商談相手の企業の皆さまへのお詫びをお伝えいただけますと幸いです。

売り手から商談相手（買い手）へのお礼

件名：◯◯商談会でのお礼（株式会社◯◯）

◯◯株式会社　◯◯様

本日は◯◯商談会でお時間をいただき、誠にありがとうございました。株式会社◯◯の◯◯です。
◯◯の商品について、◯◯の条件であればご検討いただけると伺いました。ご要望の見積と見本を、◯日までにお送りいたします。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

買い手から売り手へのお礼（今回は見送るとき）

件名：◯◯商談会でのお礼

株式会社◯◯　◯◯様

先日の◯◯商談会では、ご丁寧にご説明いただきありがとうございました。
社内で検討しましたが、今回は売り場の構成の都合で、取り扱いを見送ることになりました。ご期待に沿えず申し訳ございません。
新しい商品ができましたら、またぜひご紹介ください。

主催者から参加企業への終了のお礼とアンケート

件名：◯◯商談会へのご参加の御礼とアンケートのお願い

このたびは◯◯商談会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
今後の改善のため、アンケートへのご協力をお願いいたします。その後の商談の進み具合についても、後日改めてお伺いします。
（アンケートのURL）

主催者から参加企業へのその後の確認

件名：◯◯商談会のその後についてのお伺い

◯◯様

先日は◯◯商談会にご参加いただき、ありがとうございました。
次回の企画の参考にするため、商談会でお会いした企業とのその後の状況（打ち合わせ、見積、取引の開始など）を、差し支えのない範囲でお聞かせいただけますでしょうか。

商談後のお礼メールの書き方は打ち合わせのお礼メール、展示会の場合は展示会のお礼メールも参考になります。

終了後に主催者がやること

結果のまとめ方はイベント報告書、指標の決め方はイベントのKPI、アンケートの作り方はセミナーアンケートの質問項目と例も参考になります。

商談会の運営でよくある失敗