スマート書記（現 Otolio）の料金
初期費用＋AIクレジットの仕組みと、見積もり前に準備すること

結論：公式サイトで分かる料金の事実一覧

「いくらか」の答えは要問い合わせです。ただし、金額以外の条件は公式の料金ページにかなり具体的に書かれています。稟議や比較表にそのまま転記できるよう、項目ごとに並べました。

名称の確認 — スマート書記とOtolioは同じサービス

サービス名は「Otolio（オトリオ）」に変更されています。公式サイトのページタイトルも「Otolio（旧：スマート書記）」です。ウェブ上には旧称のままの解説記事が残っており、料金や機能の説明が変更前のまま更新されていない場合があります。

料金の仕組み — 人数ではなく、AIを使う量で決まる

Otolioの料金を理解するうえで大事なのは、ID（人数）単位の課金ではない点です。公式ページによると、アカウントを追加しても料金は変わらず、費用を左右するのはAIの利用量です。

AIクレジットを消費するのは、会議の文字起こし、AI要約、メールの自動生成など、OtolioのAIを使う操作です。契約時に月次で使う量を決めるため、公式ページは想定外の費用は発生しないとしています。クレジットが少なくなると通知があり、足りなくなった場合の追加購入は任意で申請制です。

料金に含まれるもの・オプションになるもの

公式ページのよくある質問では、基本的な機能はすべて料金に含まれるとされています。オプションになるのはSAML認証やIPアドレス制限といったセキュリティ関連の機能のみで、それ以外に「プランを追加しないと使えない」機能はないと明記されています。

• SAML認証（社内のシングルサインオンでログインさせる）が必要か — 必要ならオプション費用を見積もりに含めてもらう
• IPアドレス制限（社内ネットワークからのみ接続を許可する）が必要か — 情報システム部門の要件を先に確認する
• 初期費用に含まれる作業の範囲 — 公式ページには内訳がないため、見積もり時に確認する

導入までの流れと、各段階でやること

公式ページに示されている導入の流れは3段階です。各段階で検討する側がやるべきことを右側に加えました。

トライアルの開始日は希望日を指定できる形です。会議の多い週に重ねると、短い期間でも多くの音源で検証できます。

14日間の無料トライアルを使い切る手順

トライアルは機能制限なし・本番環境と同じ環境で、契約後もそのまま使い続けられます。終了後に自動で課金されることはなく、契約しない場合は録音や議事録などのデータが削除されます。14日は短いので、始める前に何を確かめるかを決めてください。

1. 01

   始める前に検証項目を書き出す

   精度、操作の手間、共有のしやすさ、既存ツールとの接続。何を確かめたら「使える」と判断するのかを先に決めないと、14日間ただ触って終わります。

2. 02

   自社の実際の音源で試す

   複数人が同時に話す、専門用語が出る、オンラインと対面が混ざるという自分たちの実際の条件で試してください。

3. 03

   議事録を作る人以外にも触らせる

   人数で料金が変わらない仕組みなので、導入後は多くの人が使う前提になります。実際に使う担当者の何人かに、同じ条件で触らせて感想を集めてください。

4. 04

   修正にかかる時間を測る

   文字起こしの精度より大事なのは、出てきた文字を使える議事録にするまでの時間です。これを測らないと導入効果を算定できません。

5. 05

   消費したクレジットの量を記録する

   料金は使う量で決まります。トライアル中に何本・何分の会議を処理し、どの機能を使ったかを記録しておくと、見積もりの利用枠が実態に合っているかを判断できます。

6. 06

   残したいデータを判断する

   契約しない場合、トライアル中のデータは削除されます。検証に使った議事録を社内資料として残したい場合は、トライアル中に自分たちで控えを取っておく必要があります。

見積もり前の準備シートと問い合わせ文の例

金額が個別提案である以上、こちらから条件を出さないと比較できる提案になりません。料金が会議の量で決まる仕組みなので、人数より先に会議の量を数えます。

準備シート（問い合わせ前に埋める）

問い合わせフォームに書く文の例

打ち合わせで確認する項目

• 初期費用に何が含まれるか（設定支援、研修、既存システムとの接続）
• 操作ごとのクレジット消費量。文字起こし、要約、メール生成でそれぞれどれだけ減るか
• 月次の利用枠を途中で増減できるか、その手続きと反映時期
• 追加購入の単位と価格、申請から使えるまでの時間
• 月内に使い切らなかったクレジットの扱い
• 最低契約期間と、途中解約の条件
• オプション（SAML認証・IPアドレス制限）の費用
• データの保管期間と、学習への利用の有無
• 契約終了時にデータを一括で書き出せるか、書き出せる形式

向いている組織・向いていない組織

公式ページには、トライアルは法人または団体として商用の契約を検討している利用者が対象と書かれています。個人で今日から使いたい場合は、料金が公開されているNottaやRimo Voiceのほうが検討は速く進みます。

見積もり検討でよくある失敗

• 利用者数だけ伝えて見積もりを依頼する — この料金体系は使う量で決まるため、会議の本数と時間がないと提案が大まかになる
• 出典のない「月額◯万円〜」を稟議に書く — 見積書の金額とずれたとき、検討全体が疑われる
• トライアルを打ち合わせの直後に何となく始める — 開始日は希望日で指定できるので、会議の多い期間に合わせる
• セキュリティ要件を後から足す — SAML認証やIP制限はオプションのため、見積もりを取り直すことになりやすい
• 月額だけで他社と比べる — 初期費用を含めた1年間の総額で揃えないと比較にならない
• 出口の条件を聞かずに契約する — 契約終了時のデータの書き出し方を確認していないと、乗り換えられない

料金公開のツールと並べて比較する

見積もり制のツールと料金公開のツールを比べるときは、比較の土台を揃えてください。

議事録づくり全体の設計から考える場合はAI議事録の作り方を、情報の扱いはイベント業務でAIを使うときのセキュリティを、導入の進め方はイベント業務へのAI導入を参照してください。