仕事の優先順位のつけ方
手順・やること一覧の表と相談の例文

優先順位をつける手順

1. 01

   やることを全部書き出す

   頼まれた仕事、自分で始めた仕事、返事待ちのものまで、思いつく順に全部書きます。大きな仕事は「資料を集める」「下書きを作る」のように、半日以内で終わる単位に分けます。言葉の使い方はタスクの意味も参考になります。

2. 02

   期限・かかる時間・待っている人を書く

   それぞれに期限（日付と時刻）、かかる時間の見込み、終わるのを待っている人を書き込みます。期限が分からないものは、頼んだ人に確かめます。

3. 03

   緊急度と重要度で分ける

   「急ぐかどうか」と「仕事の成果や相手への影響が大きいかどうか」で四つに分けます。下の表を使います。

4. 04

   順番を決める

   緊急で重要なものから始め、重要だが急がないものは予定表に時間を確保します。急ぐが重要でないものは短く済ませるか、人に頼めないか考えます。

5. 05

   上司と合わせる

   期限が重なって全部は間に合わないときは、一人で決めずに一覧を見せて順番を相談します。

6. 06

   毎朝・新しい仕事が来たら見直す

   優先順位は一度決めたら終わりではありません。朝の始業時と、新しい仕事が入ったときに並べ直します。

緊急度と重要度の分け方

やること一覧のテンプレート

表計算ソフトや紙のどちらでも構いません。「待っている人」の列を入れておくと、誰の仕事を止めているかが見え、順番を決めやすくなります。

場面別の決め方と相談の例文

上司二人から同時に仕事を頼まれた

どちらを先にするかを自分で決めず、頼んだ二人か、直属の上司に決めてもらいます。

◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯◯部長から◯◯の資料作成を◯日までと頼まれており、課長からいただいた◯◯の集計と期限が重なっています。
両方を◯日までに終えるのは難しいため、どちらを先に進めるか、ご指示いただけますでしょうか。

作業中に急な仕事が割り込んできた

承知しました。今、◯◯の資料を◯時締め切りで進めています。
こちらを先にする場合、資料は◯時になりそうですが、それでよろしいでしょうか。

引き受ける前に、今やっている仕事と、割り込みで遅れる分を伝えます。頼んだ人がそれを知ったうえで判断できます。

期限が同じ日に重なった

◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯日締め切りの仕事が三つ重なっております。
・◯◯社への提案資料（◯◯様が◯日の会議で使用）
・◯◯の月次報告
・◯◯の見積書
提案資料を先に仕上げ、月次報告を翌日の午前に回したいと考えていますが、よろしいでしょうか。

相談するときは自分の案を添えます。「どうしたらいいですか」だけより、上司が「それでよい」「こちらを先に」と答えやすくなります。

新人で、どれが大事か判断できない

◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
今週のやることを書き出してみました（下記）。
この順番で進めようと考えていますが、先にしたほうがよいものがあれば教えていただけますか。

判断がつかないうちは、一覧と自分の案を見せて確認するのがいちばん確実です。何度か続けると、職場で何が優先されるかが分かってきます。

社外からの依頼と社内の仕事がぶつかった

社外の相手を待たせる場合は、まずいつ返事できるかを先に知らせます。

◯◯様

お世話になっております。株式会社△△の◯◯です。
お問い合わせいただいた◯◯の件、確認に少しお時間をいただいております。
◯月◯日（◯）◯時までにご回答いたしますので、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。

どうしても期限に間に合わない

◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯日締め切りの◯◯ですが、現在◯割ほどの進み具合で、このままでは◯日の◯時になりそうです。
期限を◯日◯時に延ばしていただくか、◯◯の部分を後日の提出にしていただけないでしょうか。

言ってはいけない・避けたい言い方

断ったり後に回したりするときは、今やっていること・いつならできるかをセットで伝えます。相手は「では誰に頼むか」「期限をずらせるか」をすぐに考えられます。

後日のフォロー（お礼・お詫び）

順番を決めてもらったお礼

◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
先日は優先順位を整理していただき、ありがとうございました。
おかげで◯◯は期限どおりに提出できました。◯◯にも本日から取りかかります。

後に回した仕事を頼んだ人へのお詫びと報告

◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
ご依頼いただいた◯◯の件、お待たせして申し訳ありませんでした。
本日仕上げましたので、共有フォルダに保存しております。ご確認をお願いいたします。