ToDoリストの作り方
仕事で使える書き方・見直し方と例

ToDoリストを作る手順

1. 01

   思いつくものを全部書き出す

   頼まれた仕事、自分で決めた仕事、返事待ちのもの、ちょっとした連絡まで、まず全部書きます。頭の中に残しておかないことが目的です。

2. 02

   動詞で書き直す

   「見積書」ではなく「見積書を作って◯◯課長に確認してもらう」のように、何をすれば終わりかが分かる形にします。

3. 03

   大きな仕事は分ける

   「企画書を作る」のような大きな仕事は、「資料を集める」「目次を作る」「下書きを書く」のように、一度に取りかかれる大きさに分けます。

4. 04

   期限と頼んだ人を添える

   項目の後ろに（◯/◯まで・◯◯さんから）と書きます。期限が分からないものは、頼んだ人に確かめます。

5. 05

   返事待ちは分けて書く

   相手の返事や承認を待っているものは、【返事待ち】と付けて別にまとめ、いつ確認し直すかを書きます。

6. 06

   毎朝と退勤前に見直す

   朝は今日やるものに印を付け、退勤前は終わったものを消し、残ったものの期限を確かめます。新しく頼まれたものは、その場で書き足します。

項目の書き方：直す前と直した後

場面別の書き方の見本

朝、一日の始めに

◯月◯日（◯）
□◯◯社に見積書を送る（午前中）
□会議資料の下書き（◯時からの作業時間で）
□◯◯さんに◯◯の件を相談する
□経費の精算を出す
【返事待ち】◯◯部の在庫数（昼に再確認）

会議が終わった直後に

◯◯会議（◯/◯）から
□議事録を作って出席者に送る（明日午前まで）
□◯◯社に日程の候補を出す（◯/◯まで・◯◯課長から）
□次回までに◯◯の数字を集める（◯/◯まで）

電話や立ち話で頼まれたとき

□◯◯さんから：◯◯の資料を共有フォルダに置く（◯/◯まで）
□◯◯様（◯◯社）に折り返し：◯◯の納期の件

口頭で頼まれた仕事ほど抜けやすいので、頼まれたその場で書き、期限をその場で確かめます。メモの取り方は仕事のメモの取り方を見てください。

週の初めに、一週間分を

今週（◯/◯〜◯/◯）
□◯◯の提案資料を仕上げる（◯/◯金曜まで）
　・月：資料を集める　・火：下書き　・水：課長に確認　・木：直し
□月次報告を出す（◯/◯まで）
□◯◯研修の申し込み（◯/◯まで）

休み明けに

□休み中のメールを読み、急ぐものに返事する（午前中）
□◯◯さんから引き継いだ件の状況を聞く
□休み前の【返事待ち】を確認し直す

退勤前に、翌日の分を

明日（◯/◯）
□◯◯社に見積書を送る（今日やり残し）
□◯時の打ち合わせの資料を印刷する
□◯◯さんに◯◯の件を確認する

よくある失敗と直し方

やることが多すぎて期限までに終わらないと分かったら、リストを持って上司に相談します。順番の決め方は仕事の優先順位のつけ方にまとめています。

言ってはいけない・避けたい言い方

後日のフォロー（お礼・お詫び）

頼まれた仕事が終わったときの報告

◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
ご依頼いただいた◯◯の資料、共有フォルダに保存しました。
ご確認をお願いします。

抜けてしまったときのお詫び

◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯日までとご指示いただいた◯◯の件、対応が抜けておりました。申し訳ありません。
本日◯時までに仕上げてお送りします。
今後は頼まれた仕事をその場でやることリストに書き、毎朝確認するようにします。