手順
仕事のスケジュール管理のコツ
手帳・カレンダーの使い分けとバッファの取り方
仕事のスケジュール管理は、予定を一か所にまとめ、会議や約束だけでなく「自分が作業する時間」も予定として入れ、前後に予備の時間（バッファ）を取るのが要点です。そのうえで週の初めと毎朝に見直します。予定の入れ方は、たとえば次のようにします。
見本：「◯時〜◯時 ◯◯社と打ち合わせ（移動含む）／◯時〜◯時 提案資料の作成（作業）／◯時〜◯時 予備（メールの返事・急な依頼）」
人に予定を聞くときや変更をお願いするときの言い方も、このページの後半に場面別に並べました。どの仕事を先にするかの決め方は仕事の優先順位のつけ方、「バッファ」という言葉の意味はバッファとはを見てください。
結論
仕事のスケジュール管理は①予定を一か所に集める ②作業の時間も予定に入れる ③前後に予備の時間を取る ④定期的に見直す ⑤ずれそうなら早めに知らせるの五つで回ります。手帳とカレンダーのどちらを使うかより、予定が一か所にそろっていることのほうが大切です。
スケジュール管理の手順
- 01
予定を一か所に集める
会議、来客、締め切り、移動、私用で抜ける時間まで、手帳かカレンダーのどちらか一つに集めます。紙の手帳と会社のカレンダーを併用するなら、どちらを正とするかを決めておきます。
- 02
締め切りを先に書き込む
提出日や納品日など、動かせない日を最初に入れます。社外との約束は、日付と時刻まで書きます。
- 03
作業の時間を予定として入れる
資料作成や見積もりなど、自分一人で進める仕事にも時間を割り当てて予定表に入れます。入れておかないと、その時間はほかの会議や依頼で埋まります。
- 04
前後に予備の時間を取る
移動、会議の準備、会議が延びたとき、急な依頼のために、予定と予定の間にすき間を残します。締め切りの前日も、見直し用に空けておきます。
- 05
週の初めに一週間を見る
週の初めに、その週の締め切りと会議を見渡し、作業の時間が足りているかを確かめます。足りなければ、ほかの予定を動かせないか考えます。
- 06
毎朝と退勤前に見直す
朝はその日の予定と準備物を、退勤前は翌日の予定を確かめます。終わらなかった作業は、次にいつやるかを予定表に入れ直します。
手帳・カレンダーの使い分け
| 道具 | 向いていること | 気をつけること |
|---|---|---|
| 紙の手帳 | 書きながら考える、一週間を見渡す、打ち合わせ中にさっと書く | 人と共有できない。予定の変更を書き直し忘れる |
| 会社のカレンダー（共有） | 会議の日程調整、同僚に空き時間を見せる、通知で思い出す | 公開範囲を確かめる。私用の予定の書き方に気をつける |
| スマートフォンのカレンダー | 外出先での確認、移動中の予定の追加 | 会社のカレンダーと二重になりやすい。業務の情報を入れてよいか会社の決まりを確かめる |
Point
道具を増やすほど、予定の書き漏れと食い違いが起きます。「予定はカレンダー、考えごとやメモは手帳」のように、役割を分けて使うと迷いません。業務の予定を個人の端末やサービスに入れてよいかは、会社の決まりに従ってください。
一週間や一か月の予定表を紙で配りたいときはスケジュール表メーカー、月の予定を印刷するならカレンダー作成、締め切りまでの営業日を数えるなら営業日計算が使えます。
予備の時間（バッファ）の取り方
| どこに取るか | なぜ要るか | 入れ方の例 |
|---|---|---|
| 移動の前後 | 電車の遅れ、受付での待ち時間 | 訪問の予定に「移動」の枠を前後に付ける |
| 会議の後 | 会議が延びる、議事メモをまとめる | 会議の直後に別の会議を入れない |
| 締め切りの前 | 見直し、上司の確認、差し戻しの直し | 提出日の前日を「見直し」として空ける |
| 一日の中 | メールの返事、急な依頼、電話 | 午前と午後に一つずつ「予備」の枠を置く |
予備の時間をどのくらい取るかは、仕事の種類や職場によって違います。最初は「思ったより時間がかかった仕事」を手帳に記録しておき、次の見積もりに生かすと、だんだん実際に合ってきます。
そのまま使える言い方の見本
相手の予定を確かめる（社内）
◯◯さん、お疲れさまです。◯◯の件で三十分ほどお時間をいただきたいのですが、今週ご都合のよい時間はありますか。
予定を仮で押さえる（社内）
◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯日（◯）◯時から、◯◯の打ち合わせの時間を仮で押さえました。
ご都合が悪ければ、別の時間に移しますのでお知らせください。
社外の相手に候補日を出す
つきましては、下記の日時のうち、ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・◯月◯日（◯）◯時〜◯時
・◯月◯日（◯）終日
注意
候補日を出すメール全体の書き方は日程候補を出すメールにまとめています。
作業の時間を守りたいとき
申し訳ありません、◯時までは◯◯の資料の作成に充てています。◯時以降でしたらお話しできますが、いかがでしょうか。
予定が重なってしまったとき
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
◯日◯時の定例ですが、◯◯社との打ち合わせと重なってしまいました。
大変申し訳ありませんが、今回は欠席し、議事録で内容を確認いたします。
予定どおりに進まなそうなとき
◯◯課長
お疲れさまです。◯◯です。
◯日締め切りの◯◯ですが、◯◯の確認に時間がかかっており、このままでは◯日の午後になりそうです。
◯日の午前に一度、途中の版をお見せしてもよろしいでしょうか。
よくある失敗と直し方
| よくある失敗 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| 予定を入れ忘れて、約束がぶつかる | 手帳・カレンダー・メモに予定が散らばっている | 予定は一か所にまとめ、決まったその場で書き込む |
| 会議が多くて作業が進まない | 作業の時間を予定に入れていない | 作業の時間を先に予定として押さえる |
| 移動のたびに遅れそうになる | 移動の時間を予定に入れていない | 訪問の前後に「移動」の枠を付ける |
| 締め切り当日に慌てる | 前日まで見直しの時間を取っていない | 提出日の前日を見直しの日として空ける |
| 終わらなかった仕事が消える | やり残しを次の予定に入れ直していない | 退勤前に、やり残しの次の作業日を予定表に書く |
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | こう言う |
|---|---|---|
| いつでも大丈夫です | 結局いつがよいのか相手が決められない | ◯日の午後か、◯日の午前でしたら空いております |
| 空いていたら行きます | 出るのか出ないのか分からない | ◯日の予定を確かめて、本日中にお返事します |
| 忙しいので無理です | 理由も代わりの時間もない | ◯時までは◯◯の作業中です。◯時以降でしたらお話しできます |
| たぶん間に合うと思います | 相手が次の手を打てない | ◯日の◯時までにお送りします。遅れそうなら前日にご連絡します |
予定を聞かれたら、こちらから具体的な日時を出すと、やり取りが一往復で済みます。
後日のフォロー（お礼・お詫び）
時間を調整してもらったお礼
◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
打ち合わせの時間を調整していただき、ありがとうございました。
当日は◯◯の資料をお持ちします。
予定を入れ忘れて迷惑をかけたお詫び
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の◯◯です。
本日◯時のお約束を失念しており、大変申し訳ございませんでした。
お時間を空けてお待ちいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしました。
改めてお時間をいただけますと幸いです。下記の日時はいかがでしょうか。
注意
会議や約束に出られなかったときのお詫びは会議を欠席・失念したお詫びメール、日程を変えてもらうときは日程変更のお詫びにまとめています。
この記事の要点
- 予定は手帳かカレンダーの一か所にまとめる。
- 会議だけでなく自分の作業の時間も予定に入れる。
- 移動・会議の後・締め切りの前に予備の時間を取る。
- 週の初めと毎朝に見直し、やり残しは次の作業日を入れ直す。
- 予定を聞かれたら具体的な日時で答え、ずれそうなら早めに知らせる。
FAQ
よくある質問
どちらでも構いません。大切なのは予定が一か所にそろっていることです。同僚と予定を合わせる機会が多いなら共有のカレンダー、書きながら考えたいなら手帳が向いています。併用するなら、予定はカレンダー、メモは手帳のように役割を分けます。
まず、予定が決まったその場で一か所に書き込むことから始めます。次に、締め切りのある作業に時間を割り当てて予定表に入れます。毎朝、その日の予定を一度見るだけでも、入れ忘れや遅れを防ぎやすくなります。
仕事の種類や職場によって違うため、決まった目安はありません。思ったより時間がかかった作業を記録しておき、次に同じ仕事をするときの見積もりに足すと、実際に合った長さが分かってきます。
作業の時間も締め切りのある大事な予定です。会議の依頼が来たら、「◯時までは◯◯の作業に充てています。◯時以降はいかがでしょうか」と別の時間を出します。どうしても優先すべき会議なら、作業の時間を別の日に移してから受けます。
「私用」「外出」など、内容が分からない書き方にしておくと安心です。公開範囲の設定や書き方の決まりがある会社もあるので、会社の決まりに従ってください。