社内文書
当番表の作り方
公平な回し方・休みの扱い・交代のルール
当番表で揉める原因の多くは、表の見た目ではなくルールが決まっていないことです。「休みの人の分は誰がやるのか」「交代したら表をどう直すのか」が書かれていない当番表は、最初の欠勤で崩れます。作る順番は、①当番の仕事の中身を書き出す ②回し方を決める ③休みと交代のルールを決める ④表にして掲示するです。この記事では、職場の掃除当番・ゴミ出し当番・電話当番などを想定し、公平に回すための決め方を整理します。表そのものは当番表メーカーで作れます。
結論
当番表とは、誰が・いつ・何の当番をするかを一覧にした表です。公平に感じられる当番表には、仕事の中身が明確で、回る順番に例外が少なく、休み・交代のときの扱いが先に決まっているという共通点があります。何人で回すか、どのくらいの頻度で回すかは職場ごとの事情で決めてください。
まず当番の仕事の中身を書き出す
「掃除当番」とだけ書くと、人によってやる範囲が変わり、「あの人はやっていない」という不満の元になります。最初に、当番ごとの仕事を具体的に書き出します。
| 当番の例 | 書き出しておくこと | 書き漏れると起きること |
|---|---|---|
| 掃除当番 | 場所（給湯室・会議室・共用の机など）と、やること（拭く・掃く・補充） | 人によって範囲が違い、不公平感が出る |
| ゴミ出し当番 | 回収日、分別の区分、出す場所と締め切り | 出し忘れ・分別ミスが起きる |
| 電話・来客当番 | 時間帯、取り次ぎ先、不在時の対応 | 誰が出るか曖昧になる |
| 鍵当番（開錠・施錠） | 時刻、鍵の保管場所、確認すること | 最後の人が施錠を忘れる |
| 備品補充当番 | 対象の備品、在庫の確認方法、発注の担当 | 切れてから気づく |
Point
仕事の中身は当番表の下か別紙にチェックリストとして貼っておくと、新しく入った人にも説明が要りません。大掃除のように一度きりの分担は大掃除のお知らせで扱っています。
公平な回し方を選ぶ
回し方は大きく分けて次の3つです。どれが公平かは、当番ごとの負担の差によって変わります。
| 回し方 | 向いている場合 | 注意点 |
|---|---|---|
| 順番制（ローテーション） | 当番の負担がどれも同じくらい | 休み・交代で順番がずれたときの戻し方を決めておく |
| 担当固定（場所や仕事を固定） | 慣れが必要な仕事、道具の管理がある仕事 | 負担の重い担当が固定されると不満が出る。期間を区切って入れ替える |
| くじ・抽選 | 順番に意味がなく、決め方で揉めたくない | 偏りが出ることがある。回数を記録して次に調整する |
負担に差があるときの考え方
- 重い当番と軽い当番を組にする：重い当番の翌回は軽い当番にするなど、組み合わせで均す
- 回数ではなく負担で数える：誰が何回やったかを記録し、偏りを次の表で直す
- 担当できない事情を先に聞く：時短勤務、外出の多い職種、体の事情などは表を作る前に確認する
注意
「全員が同じ回数」がいつも公平とは限りません。勤務日数や時間が違う職場では、何をもって公平とするかを最初にメンバーと合意しておくほうが、後から揉めにくくなります。
休みの人の扱いを決めておく
当番表が崩れるのは、たいてい誰かが休んだ日です。次のどれにするかを、表を配る前に決めて書いておきます。
| 方式 | やり方 | 向いている場合 |
|---|---|---|
| 次の人が繰り上げ | 休んだ人の分を次の順番の人が担当し、休んだ人は次の回に入る | 順番制で、休みが少ない職場 |
| スキップして後で補う | その日は飛ばし、休んだ人が後日の空いた日に担当する | 毎日やらなくても困らない当番 |
| 予備の担当を決めておく | 当番ごとに予備の人を決め、休みの日はその人が入る | 鍵・電話など、抜けると業務が止まる当番 |
長期の休み（休職・出張・研修など）が分かっている場合は、その期間を最初から表に入れずに作るほうが、毎回の差し替えが減ります。
交代のルール
- 01
交代は本人同士で相手を見つける
当番表の管理者が毎回調整すると負担が集中します。まず本人同士で交代相手を探すのを基本にします。頼み方はシフト交代のお願いの文例が使えます。
- 02
交代したら表を直す
口約束だけだと、当日に「聞いていない」が起きます。掲示している表に書き込むか、共有の表を直すまでを交代の手続きにします。
- 03
交代した分は返す
代わってもらった人が、相手の当番を一回引き受けるのを原則にすると、偏りが残りません。
- 04
見つからないときの連絡先を決める
相手が見つからない場合に誰に相談するか（管理者・リーダー）を表に書いておきます。
掲示の仕方
- 誰が見ても自分の当番が分かるように、名前と日付（または曜日）を表の軸にした
- 当番の仕事の中身（チェックリスト）を表の近くに貼った
- 休み・交代のルールを表の下に短く書いた
- 交代や変更を書き込める余白か、共有の表のリンクを用意した
- 当番をする場所の近く（給湯室・ゴミ置き場など）にも掲示した
- 表の作成者と問い合わせ先を書いた
- 次の表をいつ作るか（期間の区切り）を決めた
紙で掲示する場合も、元の表はデータで残しておくと、次の期間に作り直すときに前回の偏りを確認できます。当番表メーカーでは、メンバーと当番を入れるだけで偏りの少ない表を作り、印刷できます。
よくある失敗
| 失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 仕事の中身を書かなかった | 人によってやる範囲が違い、不満が出る | 当番ごとのチェックリストを貼る |
| 休みの扱いを決めなかった | 最初の欠勤で順番が崩れる | 繰り上げ・スキップ・予備のどれにするか先に決める |
| 交代を口約束にした | 当日に誰もやらない、または二重になる | 表を直すまでを交代の手続きにする |
| 管理者がすべて調整した | 管理者の負担が増え、表の更新が止まる | 交代は本人同士を基本にする |
| 負担の重い当番を固定した | 特定の人に不満がたまる | 期間を区切って入れ替えるか、軽い当番と組にする |
この記事の要点
- 当番表は表の見た目より先に、仕事の中身・回し方・休みと交代のルールを決める。
- 回し方は順番制・担当固定・くじの3つ。当番ごとの負担の差で選ぶ。
- 休みの扱いは「繰り上げ」「スキップして後で補う」「予備の担当」のどれかを先に決めて書く。
- 交代は本人同士で相手を探し、表を直すまでを手続きにする。
- 掲示は名前と日付を軸にし、仕事のチェックリストとルールを近くに貼る。
FAQ
よくある質問
当番の仕事の量、頻度、職場の人数と勤務形態で変わるため、このページでは目安を示していません。仕事の中身を書き出したうえで、無理なく回せるかをメンバーと確認して決めてください。
当番の負担がどれも同じくらいなら順番制、慣れや道具の管理が要るなら担当固定、決め方で揉めたくないならくじが向いています。負担に差がある場合は、重い当番と軽い当番を組にしたり、回数を記録して次の表で偏りを直したりします。
次の人が繰り上げる、その日は飛ばして後日補う、予備の担当が入る、のどれにするかを表を配る前に決めておきます。抜けると業務が止まる当番（鍵・電話など）は、予備の担当を決めておく方式が向いています。
本人同士で交代相手を探し、交代したら掲示や共有の表を直すまでを手続きにするのが基本です。代わってもらった分は相手の当番を一回引き受けて返すと偏りが残りません。相手が見つからないときの相談先も表に書いておきます。
全員が見る場所に加えて、当番をする場所の近く（給湯室・ゴミ置き場など）にも貼ると忘れにくくなります。交代や変更を書き込める余白か、共有の表へのリンクを用意してください。
当番表メーカーを使うと、メンバーと当番の種類を入れるだけで偏りの少ない表を作り、印刷できます。休みの人の扱いや交代のルールは表とは別に決めて、表の下に書き添えてください。