社内文書
社内の申請書の書き方と例文集
種類別の記入例・テンプレート・チェックリスト
結論：社内の申請書は「件名→内容→理由→費用→希望日→添付」の順に、一項目一行で書きます。いちばん手が止まる「理由」の欄は、「今困っていること」と「申請が通ったら変わること」を一文ずつ書けば足ります。
見本：「件名：外付けモニター購入の申請。内容：外付けモニター（型番◯◯）一台。理由：見積書と原稿を見比べる作業で画面の切り替えが多く、確認漏れが起きやすいため。購入後は二つの資料を並べて確認できます。費用：◯◯円（税込）。希望日：◯月◯日までに承認をお願いいたします。添付：商品ページの写し。」
このページでは、書く項目の一覧、社内でよく使う申請書の種類、コピーして使えるテンプレート、備品・出張・経費・残業・研修・システム利用などの記入例、提出前のチェックリスト、差し戻されやすい書き方をまとめました。金額の大きい購入や契約は、会社によっては稟議書で決裁を受けます。その場合は稟議書の書き方と例文を見てください。
結論
申請書は、自分の判断だけでは決められないことについて、会社（上司・担当部署）に許可や承認を求める書類です。書く順番は①件名 ②内容（何を・いつ・どこで・いくつ） ③理由 ④費用 ⑤希望日 ⑥添付書類。様式・承認する人・提出先・締め切りは会社ごとに違うため、会社の決まりに従ってください。
申請書に書く項目と書き方のコツ
| 項目 | 書くこと | 書き方のコツ |
|---|---|---|
| 件名 | 何の申請か | 「◯◯購入の申請」「◯◯研修参加の申請」と対象を入れる。件名だけで中身が分かるように |
| 申請日・申請者 | 日付・部署・氏名 | 様式の欄に合わせる（和暦か西暦かも様式どおり） |
| 内容 | 品名・型番・数量／日時・場所・行き先 | 承認する人が調べ直さなくて済むように具体的に |
| 理由 | なぜ今必要か | 困っていること＋通ったら変わることを一文ずつ |
| 費用 | 金額（税込か税抜か）・内訳・支払方法 | 見積書や案内のページと金額をそろえる |
| 活用・効果 | 業務でどう使うか | 研修なら「戻ってから何をするか」まで |
| 希望日・期限 | いつまでに承認がほしいか | 締め切りや納期があれば、その日付も書く |
| 添付書類 | 見積書・案内・商品ページなど | 添付したものを列挙する |
読みやすく書く四つのコツ
- 01一項目一行で書く。内容・費用・日付は文章にせず、箇条書きや表の形にすると承認する人が拾いやすくなります。
- 02社内の略語や専門用語を減らす。承認するのは部署の外の人かもしれません。初めて読む人にも分かる言葉に置き換えます。
- 03文体をそろえる。理由の欄など文章で書く部分は「です・ます」でそろえ、項目欄は「◯◯のため」「◯◯の申請」のように言い切りで短く書きます。
- 04詳しい資料は本文に書かず添付する。見積書や研修の案内は添付にまわし、本文には判断に要る数字と要点だけを書きます。
Point
理由は「欲しい」ではなく「業務で困っていること」から書きます。承認する人が知りたいのは、申請を通すと仕事がどう良くなるかです。「便利そうなので」「みんな持っているので」だけでは判断の材料になりません。
社内でよく使う申請書の種類
名前や様式は会社によって違います。ここでは「何の許可を求めるのか」で分けました。自分の申請がどれに当たるかを確かめ、様式があればそれを使います。
| 求める許可 | 申請書の例 | 特に書くこと |
|---|---|---|
| 物を買う・頼む | 備品・事務用品・書籍の購入、名刺の発注 | 品名・型番・数量・金額・購入先 |
| 会社のお金を使う | 会食などの経費の事前申請、立替経費の精算 | いつ・何に・いくら・誰と、領収書の有無 |
| 社外へ出向く | 出張の申請 | 行き先・日程・目的・行動予定・概算費用 |
| 勤務の時間を変える | 残業・休日出勤の申請、休暇の申請 | 日時・時間・業務の内容と必要な理由 |
| 場所や設備を使う | 会議室・施設の利用申請 | 利用日時・人数・用途・使う設備 |
| システム・情報を使う | アカウントの発行、有料サービスの利用、社外からの接続 | 使う人・使う範囲・期間・扱う情報 |
| 新しい相手と取引する | 新規取引先の登録申請 | 取引先の名称・所在地・取引の内容・選んだ理由 |
| 学ぶ | 外部研修・セミナーの参加、資格試験の受験 | 名称・日時・費用・受講後の活用 |
注意
休暇の申請は有給休暇の申請の伝え方、出張から戻った後の報告は出張報告書の書き方にまとめています。
申請書・届出書・稟議書・報告書の違い
| 書類 | 目的 | 承認が要るか | 例 |
|---|---|---|---|
| 申請書 | 許可・承認を求める | 要る（承認されてから行う） | 備品購入、出張、研修参加 |
| 届出書 | 決まった事実を知らせる | 受け付けてもらう | 住所変更、結婚・出産の届け |
| 稟議書 | 金額や影響の大きい案件の可否を複数の決裁者に判断してもらう | 要る（決裁） | 高額な購入、新しい契約 |
| 報告書 | 終わったことの結果を伝える | 要らない（確認してもらう） | 出張報告、研修報告 |
上の表はこのページでの呼び分けです。どの金額・どの案件から稟議が必要か、どの書類を使うかは会社の決まりに従ってください。言葉の違いは決裁と決済の使い分けも参考になります。
申請書のテンプレート（コピーして使える形）
◯◯申請書
申請日：令和◯年◯月◯日
申請者：◯◯部 ◯◯◯◯
承認者：◯◯部長 ◯◯◯◯様
件名：◯◯の申請
1．内容：◯◯（品名・型番・数量／日時・場所・行き先）
2．理由：◯◯のため。◯◯すると、◯◯できるようになります。
3．費用：◯◯円（税込） 内訳：◯◯
4．希望日：◯月◯日までに承認をお願いいたします（◯◯の締め切りが◯日のため）
5．添付：見積書、◯◯の案内
以上
様式が決まっている会社では、その様式の欄に上の内容を当てはめます。社内のシステムで申請する場合も、理由の欄に「困っていること＋通ったら変わること」を書く点は同じです。
理由の書き方（型と言い換え例）
理由は「（今）◯◯の作業で◯◯が起きているため。（通ったら）◯◯できるようになります。」の二文が型です。言い換えの例を並べます。
| 困っていること（一文目） | 通ったら変わること（二文目） |
|---|---|
| 手作業での集計に毎週時間がかかっているため | 集計を自動で行え、その時間を◯◯に充てられます |
| 今の機器が古く、動作が止まることがあるため | 作業が途中で止まらず、締め切りに間に合わせやすくなります |
| 来月から◯◯を担当するが、基礎の知識が足りないため | 基礎を身につけ、担当の初日から◯◯を進められます |
| 取引先との打ち合わせを対面で行う必要があるため | 現地で仕様を確認でき、やり直しを減らせます |
| 納期が◯日で、通常の勤務時間内では作業が終わらないため | 納期どおりに納品できます |
| 共有の備品が足りず、使う順番待ちが起きているため | 待ち時間がなくなり、◯◯の作業を予定どおり進められます |
注意
「業務効率化のため」だけでは、何がどう良くなるのかが伝わりません。どの作業の、何が変わるのかまで書きます。理由の文章を長く書く書類は理由書の書き方も参考になります。
記入例（場面別）
備品購入の申請（ノートパソコンの買い替え）
件名：業務用ノートパソコン買い替えの申請
内容：ノートパソコン（型番◯◯）一台。今の機器（管理番号◯◯）は返却します
理由：今の機器は動画の書き出し中に止まることがあり、作業をやり直す手間が出ているため。買い替えると、編集の作業を途中で止めずに進められます。
費用：◯◯円（税込） 購入先：◯◯
添付：見積書
事務用品の購入申請
件名：事務用品購入の申請
内容：ファイル◯冊、ラベル用紙◯箱
理由：◯月から始まる◯◯の書類整理で、手持ちの在庫では足りなくなるため。
費用：合計◯◯円（税込） 購入先：◯◯
希望日：◯月◯日までに届くよう、◯日までに承認をお願いいたします。
業務で使う書籍の購入
件名：業務用書籍購入の申請
内容：『◯◯』（◯◯著、◯◯社）一冊
理由：来月から担当する◯◯の業務で、◯◯の基本を確認するため。読んだ後は部署の共有棚に置き、ほかの方も使えるようにします。
費用：◯◯円（税込）
出張の申請
件名：◯◯（行き先）出張の申請
日程：◯月◯日〜◯月◯日
行き先：◯◯株式会社 ◯◯支店（◯◯県◯◯市）
目的：新商品の仕様について、先方の担当者と打ち合わせを行うため。対面で現物を確認し、修正点をその場で決めます。
行動予定：◯日 午後に打ち合わせ／◯日 午前に工場の見学、夕方に帰社
概算費用：交通費◯◯円、宿泊費◯◯円、合計◯◯円
添付：先方からの日程の連絡
経費の事前申請（取引先との会食）
件名：会食費の事前申請
日時：◯月◯日 ◯時から
相手：◯◯株式会社 ◯◯様ほか◯名、当社◯名
目的：◯◯の案件が完了したお礼と、次の案件の打ち合わせのため
場所：◯◯（◯◯駅近く）
予定金額：◯◯円（一人あたり◯◯円）
立替経費の精算申請
件名：立替経費の精算申請
内容：◯月◯日 展示会の準備で使う養生テープ・延長コードを購入
金額：◯◯円（税込）
支払方法：個人のカードで立て替え
添付：領収書
経費の申請は、いつ・何に・いくら・誰とが分かれば判断できます。精算の締め切りや領収書の扱い、事前申請が必要な金額は会社の決まりに従ってください。
残業の事前申請
件名：残業の事前申請
日時：◯月◯日 ◯時〜◯時（予定）
業務内容：◯◯社向けの提案資料の仕上げ
理由：提出の締め切りが翌日の午前で、勤務時間内では修正が終わらないため。
備考：◯時の時点で終わる見込みが立たなければ、改めてご相談いたします。
注意
残業・休日出勤の申請の要否や手続きは、就業規則や会社の決まりに従います。分からないときは上司か人事・総務の担当者に確認してください。
会議室・施設の利用申請
件名：大会議室の利用申請
日時：◯月◯日 ◯時〜◯時（準備・片付けを含む）
人数：◯名（社外の方◯名を含む）
用途：◯◯社との定例会議
使う設備：プロジェクター、マイク◯本
ソフトウェア・有料サービスの利用
件名：◯◯（有料プラン）利用の申請
内容：◯◯の有料プラン 利用者◯名 契約期間◯か月
理由：今の無料プランでは◯◯ができず、◯◯の作業を手作業で行っているため。有料プランにすると、◯◯を自動で行えるようになります。
費用：月額◯◯円（税込）
扱う情報：社外秘の情報は入れません（入れる場合は情報システム担当の確認を受けます）
システムのアカウント発行・社外からの接続の申請
件名：◯◯システムのアカウント発行の申請
使う人：◯◯部 ◯◯◯◯（◯月◯日入社）
使う範囲：顧客情報の閲覧のみ（編集なし）
期間：◯月◯日から
理由：◯◯の問い合わせ対応を担当するため。
社外から社内のシステムにつなぐ申請では、どの端末で・どこから・いつまで使うかを書きます。社外のサービスや端末で会社の情報を扱うときは、会社の情報管理の決まりに従い、必要な部署の確認を受けてから使い始めます。
新規取引先の登録申請
件名：新規取引先登録の申請
取引先：◯◯株式会社（所在地：◯◯）
取引の内容：展示会ブースの施工の発注
理由：◯月の展示会で、既存の取引先では対応できない大型の造作が必要なため。複数社の見積を比べ、最も条件が合った会社です。
添付：見積書、会社の概要
見積の比べ方は見積書の比較の仕方にまとめています。
外部研修・セミナーへの参加
件名：外部研修参加の申請
内容：「◯◯研修」（主催：◯◯） ◯月◯日 ◯時〜◯時 会場：◯◯（オンライン）
理由：◯◯の業務で、◯◯の進め方を基礎から学ぶため。
活用：受講後◯日以内に研修報告書を提出し、部内の打ち合わせで内容を共有します。
費用：参加費◯◯円（税込）、交通費◯◯円
希望日：申込み締め切りが◯月◯日のため、◯月◯日までに承認をお願いいたします。
研修の申請では、戻ってから何をするかまで書くと判断してもらいやすくなります。受講後の報告書は研修報告書の書き方にまとめています。
資格試験の受験
件名：◯◯試験受験の申請
内容：◯◯試験（◯級） 試験日：◯月◯日
理由：担当している◯◯の業務で、◯◯の知識が求められる場面が増えているため。
費用：受験料◯◯円（税込）
備考：受験料の補助の対象かどうか、ご確認をお願いいたします。
受験料や教材費を会社が負担するかどうかは会社ごとに違います。就業規則や社内の規程を確認し、分からなければ人事・総務の担当者に尋ねます。
名刺の追加発注
件名：名刺追加発注の申請
内容：名刺◯箱（記載内容は今のものから変更なし）
理由：◯月の展示会で多くの方と名刺交換をする予定があり、手持ちが少なくなっているため。
希望日：展示会の前日までに受け取りたいので、◯月◯日までに発注をお願いいたします。
提出前のチェックリスト
- 件名だけで何の申請かが分かる
- 品名・型番・数量、または日時・場所・行き先が具体的に書いてある
- 理由が「困っていること＋通ったら変わること」の二文になっている
- 金額が見積書と一致し、税込か税抜かを書いた
- 急ぐ場合は締め切りの日付とその理由を書いた
- 添付書類を本文に列挙し、実際に添付した
- 様式・承認する人・提出先が会社の決まりどおりになっている
- 金額や内容から見て、稟議書が必要な案件ではないことを確かめた
差し戻されやすい書き方（よくある失敗）
| 避けたい書き方 | 理由 | こう書く |
|---|---|---|
| 便利そうなので | 業務との関係が分からない | ◯◯の作業で◯◯が起きているため |
| みんな持っているので | 必要な理由になっていない | ◯◯の業務で◯◯が必要なため |
| 業務効率化のため | 何がどう良くなるか分からない | ◯◯の集計を自動化でき、◯◯に時間を充てられます |
| 至急お願いします（理由なし） | なぜ急ぐのか分からない | 締め切りが◯日のため、◯日までにお願いいたします |
| 金額：約◯◯円 | 承認後に金額が変わる | 見積書どおりの金額と、税込か税抜かを書く |
| 購入してから申請する | 承認の前に行うと、認められないことがある | 購入・申込みの前に申請する |
| ご承認してください | 「ご〜する」は自分の動作に使う形 | ご承認をお願いいたします／ご承認いただけますでしょうか |
| 申請させていただきます（何度も） | 繰り返すと回りくどい | 申請いたします |
承認する人に出す書類なので、敬語は「いたします」「お願いいたします」で十分です。言葉を重ねるより、内容を具体的に書くほうが丁寧に伝わります。
後日のフォロー（お礼・お詫び）
承認してもらったときのお礼
◯◯部長
お疲れさまです。◯◯です。
◯◯購入の申請をご承認いただき、ありがとうございました。
届きましたら、さっそく◯◯の作業で使います。
研修に参加した後の報告を兼ねたお礼
◯◯部長
お疲れさまです。◯◯です。
先日は◯◯研修への参加をご承認いただき、ありがとうございました。
研修報告書を提出いたしましたので、お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
差し戻されたときのお詫びと再申請
◯◯部長
お疲れさまです。◯◯です。
先日の◯◯の申請では、見積書の添付が漏れており、失礼いたしました。
見積書を添付し、改めて申請いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
注意
再申請のときは、件名に「（再申請）」と入れ、何を直したかを一文で書くと、承認する人が前回との違いを確かめやすくなります。上司へのお礼の伝え方は上司へのお礼メールにまとめています。
この記事の要点
- 申請書は件名→内容→理由→費用→希望日→添付の順に、一項目一行で書く。
- 理由は「今困っていること」と「通ったら変わること」を一文ずつ。
- 経費はいつ・何に・いくら・誰と、出張は行き先・日程・目的・概算費用を書く。
- 急ぐときは「至急」ではなく締め切りの日付と理由を書く。
- 様式・承認者・補助の有無・稟議の要否は会社の決まりに従う。
FAQ
よくある質問
「◯◯の作業で◯◯が起きているため」と今困っていることを書き、「購入すると◯◯できるようになります」と通ったら変わることを続けます。この二文があれば、承認する人は判断できます。
このページでは、許可や承認を求める書類を申請書、金額や影響の大きい案件の可否を複数の決裁者に判断してもらう書類を稟議書と呼び分けています。どの案件で稟議が必要かは会社ごとに違うため、会社の決まりに従ってください。
申請書は承認されてから行うことについて許可を求める書類、届出書は住所変更のように決まった事実を知らせる書類です。呼び方や使い分けは会社の様式に合わせてください。
行き先、日程、目的、行動予定、概算の交通費・宿泊費です。目的には「対面で何を決めるのか」まで書くと、出張が必要な理由が伝わります。
研修名・主催者・日時・場所、参加する理由、受講後に業務でどう生かすか、費用です。申込みの締め切りがあれば、いつまでに承認がほしいかも書きます。
理由など文章で書く部分は「です・ます」でそろえ、件名や内容などの項目欄は「◯◯の申請」「◯◯のため」と短く書くと読みやすくなります。様式に記入例があれば、それに合わせます。
会社によって違います。就業規則や社内の規程を確認し、分からなければ人事・総務の担当者に尋ねてください。申請書の備考欄に「補助の対象かどうかご確認をお願いいたします」と書く方法もあります。
指摘された点を直し、件名に「（再申請）」と入れて出し直します。何を直したかを一文で書き、承認する人にも一言伝えておくと確認が早く進みます。