説明がわかりやすくなる話し方
結論・理由・具体例の順番と、そのまま使える言い方

説明をわかりやすくする手順

1. 01

   相手が何を知っているかを確かめる

   説明の前に「◯◯はご存じですか」「前回の◯◯は見ていますか」と聞きます。相手が知っていることを出発点にすると、説明が短くなります。

2. 02

   結論を一文にする

   話す前に「つまり何が言いたいか」を一文で言えるか試します。一文にならないときは、話す内容がまだ整理できていない合図です。

3. 03

   全体の地図を先に示す

   「話は二つあります」「まず結論、次に手順です」と、これから何をどの順で話すかを先に言います。

4. 04

   結論・理由・具体例の順で話す

   理由は一つか二つに絞ります。具体例は、相手の仕事に近い場面を選ぶと伝わりやすくなります。

5. 05

   言葉をそろえ、一文を短くする

   同じものを途中で別の呼び方にしないようにします。「◯◯で、◯◯なので、◯◯ですが」と続けず、文を切って話します。

6. 06

   最後に結論を言い直し、伝わったかを確かめる

   「なので、◯◯です」と締めてから、「分かりにくいところはありましたか」と聞きます。

結論・理由・具体例の作り方

理由と具体例では、確かめた事実と自分の考えを分けて話します。「◯◯という記録があります（事実）。なので◯◯だと考えています（考え）」のように言い分けると、聞き手が判断しやすくなります。言い分け方はファクト・ロジカルの意味、根拠の示し方はエビデンスの意味も参考にしてください。

そのまま使える言い方（場面別）

社内の手続きの変更を説明する

結論から言うと、来月から経費の申請は◯◯の画面から出すことになります。
理由は、紙の回覧だと承認までに時間がかかっていたからです。
たとえば交通費なら、◯◯の画面で日付と金額を入れて送るだけです。
なので、来月からは紙の申請書は使わないでください。

仕事の手順を説明する

この作業は三つの手順に分かれます。
一つ目は◯◯、二つ目は◯◯、三つ目は◯◯です。
いちばん間違えやすいのは二つ目なので、そこだけ詳しく説明します。

相手が知らない仕組みを説明する

◯◯は、ひと言でいうと「◯◯の予約の窓口」のようなものです。
お客さまが◯◯で申し込むと、私たちの画面に一覧で表示されます。
たとえば昨日の◯◯の申し込みも、ここに出ています。

知らない仕組みは、相手が知っているものにたとえてから中身を話すと、頭に入りやすくなります。たとえは一つにして、細かい違いは後で補います。

トラブルの状況を説明する

結論から申し上げると、◯◯の納品が一日遅れます。
原因は、◯◯の工程で不具合が見つかったためです。
今日の◯時に、◯◯さんが先方へ連絡します。
ほかの案件への影響は、今のところありません。

上司に判断材料を説明する

◯◯について、A案とB案のどちらにするかご判断をお願いしたく、ご説明します。
私はA案がよいと考えています。
理由は、◯◯の手間が少ないからです。
B案は費用が抑えられる一方で、◯◯の作業が毎月増えます。

説明の途中で相手が分かっていなさそうなとき

少し分かりにくかったかもしれません。言い方を変えます。
要するに、◯◯の前に◯◯をする、という順番だけ覚えていただければ大丈夫です。

相手に「分かりましたか」と聞くより、「分かりにくかったかもしれません」と自分の説明の側に原因を置くほうが、相手は聞き返しやすくなります。

よくある失敗と直し方

言ってはいけない・避けたい言い方

説明の言葉で迷ったら、相手が使っている言葉に合わせるのがいちばん確実です。説明が足りなかったことに後から気づいたときの書き方は説明不足のお詫びにまとめています。

後日のフォロー（補足・お礼・お詫び）

口頭で説明した内容を文字で送る

◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
先ほどご説明した◯◯の手順を、文字でもお送りします。
1．◯◯
2．◯◯
3．◯◯
特に2の◯◯だけ、お気をつけください。

質問してもらったことへのお礼

先ほどは質問していただき、ありがとうございました。
私の説明で抜けていた点に気づけました。ほかの方にも同じ内容を補足しておきます。

説明が足りなかったときのお詫び

◯◯さん
お疲れさまです。◯◯です。
昨日の◯◯の説明で、◯◯の点をお伝えしておりませんでした。申し訳ありません。
正しくは◯◯です。お手数ですが、◯◯の部分だけご確認ください。