口頭での報告の仕方
結論から話す順番と、数字の伝え方

口頭で報告する手順

1. 01

   話す前に、要点を一文にしておく

   「◯◯の件は、◯日に終わる見込み」のように、結論を一文で言えるようにしてから声をかけます。数字や日付はメモに書いて手元に置きます。

2. 02

   何の報告かと、どのくらい時間が要るかを伝える

   「◯◯の件でご報告です。少しよろしいでしょうか」と声をかけます。悪い知らせなら、最初に「よくないご報告です」と言っておくと、上司は聞く構えができます。

3. 03

   結論から話す

   「結論から申し上げると」と前置きして、終わったのか、遅れるのか、決まったのかを先に言います。

4. 04

   理由・経緯を短く話す

   結論の後に、そうなった理由を話します。細かな経緯は聞かれたら答えるくらいの気持ちで、短くまとめます。

5. 05

   今後どうするかと、相談したいことで締める

   「この後は◯◯を進めます」「◯◯の点だけ、ご判断をお願いしたいです」と、次の動きをはっきりさせて終えます。

数字・日付の伝え方

口頭では、一度にたくさんの数字を並べないことも大切です。三つ以上の数字を伝えるなら、表やメモにして渡しながら話すほうが確実です。数字が確定していないときは「見込み」「速報」と添えて、確定の数字と区別します。

そのまま使える言い方（場面別）

予定どおり進んでいるとき（進み具合の報告）

◯◯課長、◯◯の件で進み具合のご報告です。
予定どおり進んでいて、◯日（◯）に終わる見込みです。
全◯件のうち◯件まで入力が済みました。残りは明日中に終えます。

仕事が終わったとき（完了の報告）

◯◯課長、◯◯の件、終わりましたのでご報告します。
◯◯社への見積書を、先ほど◯◯様宛てにお送りしました。
◯◯様から、◯日までに社内で検討してお返事をいただけるそうです。

遅れそうなとき

◯◯課長、◯◯の件で、よくないご報告です。
結論から申し上げると、◯日の予定が◯日まで遅れる見込みです。
◯◯社からの資料の到着が◯日遅れたためです。
◯◯の作業を先に進めて、遅れを◯日以内に抑えたいと考えています。この進め方でよろしいでしょうか。

トラブルが起きたとき（第一報）

◯◯課長、急ぎのご報告です。
◯◯社から、届いた商品の数が足りないと連絡がありました。
いま分かっているのは、◯個少ないということだけです。原因はこれから確かめます。
先方には、今日の◯時までに状況をご連絡すると伝えています。

第一報では、分かっていることと、まだ分からないことを分けて話します。原因が分かるまで待たずに、まず起きたことを伝えます。

上司に聞かれて答えるとき

（上司）「◯◯の件、どうなってる？」
（自分）「はい、◯日に終わる見込みです。いま◯◯の確認待ちで、明日の午前中に返事が来る予定です」

聞かれたときも結論から答えます。「えっと、まず◯◯さんに連絡して……」と経緯から話し始めないようにします。

会議などで、複数の人の前で報告するとき

◯◯の件について、ご報告します。
お伝えしたいことは二点です。
一点目、◯◯は予定どおり◯日に終わる見込みです。
二点目、◯◯について、ご判断いただきたいことがあります。

外出先から電話で報告するとき

◯◯課長、◯◯です。いまお電話よろしいでしょうか。
◯◯社との打ち合わせが終わりましたので、ご報告です。
結論から申し上げると、◯月の開催で進めることになりました。
詳しい内容は、戻りましたらメールでお送りします。

よくある失敗と直し方

言ってはいけない・避けたい言い方

社外の人の言ったことを上司に伝えるときは、その人に対しては尊敬語（おっしゃる）を使います。一方、社外の人に自社の上司の言ったことを伝えるときは、身内なので謙譲語（申しておりました）を使います。

後日のフォロー（記録・お礼・お詫び）

口頭の報告の後に、要点をチャットで残す

◯◯課長
先ほどご報告した◯◯の件、要点を残しておきます。
・納品は◯日の見込み（◯日から遅れ）
・原因：◯◯社からの資料の到着の遅れ
・対応：◯◯の作業を先に進める（ご了承いただいた進め方）

判断をもらったことへのお礼

◯◯課長
先ほどはすぐにご判断いただき、ありがとうございました。
◯◯社には、今日中にその内容でご連絡します。

報告が遅れてしまったときのお詫び

◯◯課長、◯◯の件で、ご報告が遅くなり申し訳ありません。
◯日の時点で遅れが分かっていたのに、取り戻せると思ってお伝えしていませんでした。
結論から申し上げると、◯日まで遅れる見込みです。今後は、遅れが分かった時点ですぐにご報告します。