お知らせ
電話番号変更のお知らせ 例文
取引先メール・挨拶状・ホームページ
電話番号の変更で一番困るのは、取引先が古い番号にかけて、つながらないことです。お知らせの文面は短くて構いません。大切なのは、新しい番号・いつから切り替わるか・古い番号がいつまで使えるかの三つを、間違いなく書くことです。番号は一桁違うだけで別の相手につながるので、送る前に実際にかけて確かめるところまでがお知らせの準備です。このページでは、取引先へのメール、はがき・挨拶状、ホームページ・店頭の掲示の文例と、FAXだけ変わる・代表番号はそのままで直通ができたなど場面別の例文を並べました。事務所の移転に伴う変更は事務所移転のお知らせ、社名変更と同時なら社名変更のお知らせも見てください。
結論
結論：電話番号が変わると決まったら、切り替え日より前に、取引先にはメール（改まった相手にははがき・挨拶状も）、お客様にはホームページと店頭の掲示で知らせます。必ず書くのは新しい番号・旧番号・切り替え日・旧番号の扱い（いつまでつながるか）・変わらないもの（住所やFAXなど）です。
短い文例：「◯月◯日（◯）より、弊社の電話番号を下記のとおり変更いたします。新：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（旧：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）。お手数ですが、ご登録の変更をお願いいたします。」
いつ・誰に・何で知らせるか
| 相手 | 知らせ方 | いつ |
|---|---|---|
| 取引先 | メール。改まった相手や大切な相手には、はがき・挨拶状も | 切り替え日より前に |
| お客様 | ホームページ、SNS、店頭の掲示、領収書や案内物 | 切り替え日より前から、しばらく出しておく |
| 旧番号にかけてきた人 | 旧番号の案内メッセージ（契約している電話会社のサービスによる） | 切り替え後 |
| 社内 | 社内の連絡手段 | 取引先に知らせる前に。名刺・署名の差し替えも |
Point
旧番号がいつまでつながるか、切り替え後に案内メッセージを流せるかは、契約している電話会社やサービスによって違います。お知らせを書く前に契約先に確かめ、その内容のとおりに書いてください。分からないことは推測で書かないことです。
はがき・挨拶状と掲示の文例
取引先へのはがき・挨拶状（改まった形）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、◯月◯日より電話番号を下記のとおり変更することとなりました。
お手数をおかけいたしますが、ご登録の変更をお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
新電話番号 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
旧電話番号 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
変更日 ◯月◯日（◯）
※住所・FAX番号に変更はございません
以上
店頭・受付の掲示
電話番号変更のお知らせ
◯月◯日（◯）より、当店の電話番号が変わります。
新 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
（旧 ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）
ご予約・お問い合わせは新しい番号へお願いいたします。
掲示は新しい番号を一番大きく。旧番号は括弧に入れて小さめにすると、どちらにかければよいか迷いません。貼り紙作成ツールで、大きな文字のまま印刷できます。
ホームページ
【電話番号変更のお知らせ】
◯月◯日（◯）より、弊社の電話番号を変更いたします。
新電話番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
旧電話番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（◯月◯日まで使用できます）
ご登録の変更をお願いいたします。
取引先へのメールの文例
件名：電話番号変更のお知らせ／株式会社△△
取引先各位
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたび、◯月◯日（◯）より弊社の電話番号を下記のとおり変更いたします。
新電話番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
旧電話番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
変更日 ：◯月◯日（◯）
旧番号は◯月◯日（◯）までご利用いただけます。
住所・FAX番号・メールアドレスに変更はございません。
お手数をおかけいたしますが、ご登録の変更をお願い申し上げます。
注意
一斉送信は宛先をBCCに（BCCの使い方）。メールの署名も、切り替え日に合わせて新しい番号に直します（メール署名作成ツール）。
件名の付け方
件名には「電話番号変更」と会社名を入れます。何が変わるのかが件名で分かれば、相手はあとから検索して見つけられます。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 基本 | 電話番号変更のお知らせ／株式会社△△ |
| 切り替え日も伝える | 電話番号変更のお知らせ（◯月◯日より）／株式会社△△ |
| FAXだけ変わる | FAX番号変更のお知らせ／株式会社△△ |
| 電話とFAXが両方変わる | 電話・FAX番号変更のお知らせ／株式会社△△ |
| 部署の番号だけ変わる | ◯◯部の電話番号変更のお知らせ／株式会社△△ |
| 番号を訂正する | 【訂正】電話番号変更のお知らせ／株式会社△△ |
書く項目と書き換える場所のチェックリスト
お知らせに書く項目
- 新しい番号（市外局番から。代表・部署・FAXの別）
- 旧番号（どの番号が変わるのか分かるように）
- 切り替え日（曜日つき）
- 旧番号の扱い（いつまでつながるか。契約先に確認した内容で）
- 変わらないもの（住所・FAX・メールアドレスなど）
- 登録変更のお願いの一言
番号を書き換える場所
- ホームページ（会社概要・お問い合わせ・フッター）
- 地図サービス・予約サイト・ポータルサイトの登録情報
- 名刺・封筒・パンフレット・チラシ（次に刷るときに）
- メールの署名、請求書や見積書のひな形
- 店頭の看板・ショップカード
- 社内の連絡網、取引先に出している書類の連絡先欄
Point
送る前に、新しい番号に実際に電話をかけて確かめてください。お知らせに書いた番号が一桁違うと、取引先がまったく別の相手にかけてしまいます。
場面別の例文（件名つき）
これから取引を始める相手に、新しい番号を伝える
件名：弊社電話番号変更のご連絡／株式会社△△
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お渡しした名刺の電話番号が、◯月◯日（◯）より下記に変わります。
新：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
お渡ししたばかりのところ、お手数をおかけし申し訳ございません。
ご登録の際は、こちらの番号をお使いいただけますと幸いです。
継続の取引先に、個別に知らせる
件名：電話番号変更のお知らせ／株式会社△△ □□
株式会社◯◯
◯◯様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）より、弊社の電話番号が変わりますので、ご連絡いたしました。
新：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
旧：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
私の携帯電話の番号に変更はございません。
お手数ですが、ご登録の変更をお願いいたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
FAX番号だけ変わる
件名：FAX番号変更のお知らせ／株式会社△△
取引先各位
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日（◯）より、弊社のFAX番号を下記のとおり変更いたします。
新FAX番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
旧FAX番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
電話番号に変更はございません。
注文書をFAXでお送りいただいている皆さまには、送信先のご登録の変更をお願いいたします。
注意
FAXは、相手の機械に短縮番号として登録されていることが多く、切り替え後も旧番号に送られてくることがあります。切り替え後しばらくは、旧番号あてに送られていないか取引先に確認すると安心です。
代表番号はそのままで、部署の直通番号ができた
件名：◯◯部直通電話番号のご案内／株式会社△△
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△ ◯◯部の□□です。
◯月◯日（◯）より、◯◯部に直通の電話番号を設けました。
◯◯部直通：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
代表番号もこれまでどおりお使いいただけます。
◯◯に関するお問い合わせは、直通番号にお電話いただくと、取り次ぎなしでおつなぎできます。
急ぎ：切り替えが早まった
件名：【至急】電話番号の切り替え日変更のお知らせ／株式会社△△
取引先各位
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日お知らせした電話番号の変更について、回線工事の都合により、切り替え日が早まりました。
変更前の切り替え日：◯月◯日（◯）
変更後の切り替え日：◯月◯日（◯）
新電話番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（変更なし）
急なご連絡となり、申し訳ございません。
お知らせの番号を書き間違えていた（訂正）
件名：【訂正】電話番号変更のお知らせ／株式会社△△
取引先各位
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどお送りした電話番号変更のお知らせで、新しい番号に誤りがございました。
誤：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
正：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
すでにご登録いただいた方には、お手数をおかけし大変申し訳ございません。
正しい番号へのご登録の変更をお願いいたします。
番号の訂正は影響が大きいので、誤と正を並べ、ホームページや掲示も同じ日に直します。お詫びの書き方はお詫びメールの例文も参照してください。
社内への連絡
件名：代表電話番号の変更と名刺・署名の差し替えについて
各位
お疲れさまです。総務の□□です。
◯月◯日（◯）より、代表電話番号が下記に変わります。
新：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールの署名は切り替え日までに各自で直してください。
名刺の作り直しの手順は、会社の決まりに従って総務から別途ご案内します。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 電話番号が変わりました（切り替え後に初めて知らせる） | 相手はすでに旧番号にかけて困っているかもしれない | 切り替え日より前に「◯月◯日より変更いたします」と知らせる |
| ご登録の変更をしていただくようお願いさせていただきます | 「させていただく」と依頼の重ねすぎ | ご登録の変更をお願いいたします |
| 新しい番号は署名をご覧ください | 番号を探させてしまう | 本文に新旧の番号を並べて書く |
| 旧番号もしばらく使えると思います | あいまいで当てにできない | 契約先に確かめ「◯月◯日までご利用いただけます」と書く |
後日のフォロー：旧番号に連絡が来たとき・お礼
旧番号あてに連絡が来ていた相手へ
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先日、旧番号にお電話をいただいていたようで、つながらずご不便をおかけし申し訳ございませんでした。
弊社の電話番号は、現在◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯となっております。
お手数ですが、ご登録の変更をお願いできますでしょうか。
登録の変更を知らせてくれた相手へのお礼
◯◯様
お世話になっております。株式会社△△の□□です。
電話番号の変更について、早速ご登録いただいたとのこと、ありがとうございます。
お手数をおかけいたしました。今後ともよろしくお願いいたします。
電話の受け方を新しい体制で整えるときは電話応対の基本、留守番電話のメッセージの吹き込み方は留守電メッセージの残し方も参考になります。
この記事の要点
- お知らせには新しい番号・旧番号・切り替え日・旧番号の扱い・変わらないものを書く。
- 切り替え日より前に知らせる。切り替え後に初めて知らせるのは避ける。
- 旧番号の扱いは契約先に確かめた内容で書き、推測で書かない。
- 送る前に新しい番号へ実際にかけて、書き間違いを防ぐ。
- サイト・地図・署名・名刺など、書き換える場所を一覧で確認する。
FAQ
よくある質問
新しい番号、旧番号、切り替え日（曜日つき）、旧番号がいつまで使えるか、変わらないもの（住所・FAX・メールアドレスなど）、登録変更のお願いの一言です。新旧の番号は並べて書くと、どの番号が変わったのかがすぐに分かります。
切り替え日より前に出します。取引先が登録を直す時間があるよう余裕をもって知らせ、ホームページや店頭の掲示は切り替え後もしばらく出しておきます。具体的な時期は会社の決まりに従ってください。
取引先の多くにはメールで十分です。改まった相手や長くお付き合いのある相手には、はがきや挨拶状を送ると丁寧です。どちらの場合も、新旧の番号と切り替え日を同じ内容で書きます。
切り替え後に旧番号へかけた人に新しい番号を案内するメッセージを流せるかどうかは、契約している電話会社やサービスによって違います。契約先に確認し、使えない場合は、旧番号に連絡をくれていた相手に個別に新しい番号を知らせます。
必要です。特に注文書などをFAXで受け取っている取引先には、件名を「FAX番号変更のお知らせ」として個別に知らせます。相手の機械に短縮番号として登録されていることが多いので、登録の変更をお願いする一言を添えます。