お問い合わせ窓口変更のお知らせ 例文
窓口の統合・担当部署の移管・受付方法の変更

結論：いつ・誰に・何で知らせるか

◯月◯日より、◯◯に関するお問い合わせは「◯◯お客様窓口」でお受けいたします。
電話：◯◯　お問い合わせフォーム：◯◯ページ
これまでの窓口も◯月◯日までご利用いただけます。

文書・サイト掲載の文例

サイトのお知らせ・問い合わせページ

お問い合わせ窓口変更のお知らせ

いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日より、お問い合わせ窓口を下記のとおり変更いたします。

■新しい窓口：◯◯お客様窓口
■電話：◯◯（受付時間：平日◯時〜◯時）
■お問い合わせフォーム：◯◯ページ

これまでの窓口は◯月◯日までご利用いただけます。それ以降は、新しい窓口へのご案内が流れます。
お手数をおかけいたしますが、お手元の連絡先の登録を変更いただけますようお願いいたします。

取引先への文書

令和◯年◯月◯日

取引先各位

株式会社△△

お問い合わせ窓口変更のお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、お問い合わせへの対応をより確実に行うため、窓口を下記のとおり変更することとなりました。
お手数ではございますが、ご登録の連絡先の変更をお願い申し上げます。
敬具

記
一、変更日　　　令和◯年◯月◯日
一、新しい窓口　◯◯部　お客様窓口
一、電話　　　　◯◯（受付時間：平日◯時〜◯時）
一、メール　　　◯◯
一、これまでの窓口　令和◯年◯月◯日まで併用いたします
以上

メールの文例

件名：【お問い合わせ窓口変更のお知らせ】◯月◯日より◯◯お客様窓口で承ります

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日より、弊社のお問い合わせ窓口を変更いたしますので、お知らせいたします。

■新しい窓口：◯◯部　◯◯お客様窓口
■電話：◯◯　メール：◯◯
■受付時間：平日◯時〜◯時（変更はございません）
■これまでの窓口：◯月◯日までご利用いただけます

なお、私□□の連絡先と、御社のご担当は変わりません。
お手数をおかけいたしますが、ご登録の変更をお願いいたします。

メールの署名も、変更日に合わせて新しい連絡先に差し替えます。お知らせを出したのに署名が古いままだと、相手はどちらが正しいか迷います。署名の整え方はメールの署名にまとめています。

件名の付け方

件名には何が変わるのか（窓口の統合・受付方法など）を入れると、相手がすぐに登録を直せます。件名の考え方はメールの件名の付け方にまとめています。

書く項目のチェックリスト

• 変更日（何時から切り替わるかまで決まっていれば書く）
• 新しい窓口の名前と連絡先（電話・メール・フォームのページ）
• 新しい窓口に実際に問い合わせて、届くか確かめたか
• 受付時間・受付する曜日
• これまでの窓口をいつまで使えるかと、その後どうなるか
• 変わらないこと（担当者・住所・代表番号など）
• 変更の理由を一言で
• 連絡先の登録変更のお願い
• メールの署名・名刺・サイトの表記をそろえて差し替える段取り

場面別の例文

窓口の運営を外部に委託する（継続取引先へ）

件名：お問い合わせ窓口変更のお知らせ（◯月◯日より）

◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日より、◯◯に関するお問い合わせは、弊社が運営を委託する「◯◯サポートセンター」でお受けいたします。
電話：◯◯（平日◯時〜◯時）
ご契約や納期に関するご相談は、これまでどおり私□□までご連絡ください。
お手数をおかけいたしますが、ご登録の変更をお願いいたします。

チャットでの受付を新たに始める

件名：チャットでのお問い合わせ受付開始のお知らせ

◯◯様

いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日より、お問い合わせページからチャットでのご相談を受け付けます。
受付時間：平日◯時〜◯時
これまでの電話とメールでのお問い合わせも、引き続きご利用いただけます。
ご都合のよい方法でお問い合わせください。

複数の窓口を一つにまとめる

件名：お問い合わせ窓口の統合のお知らせ

◯◯様

いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
これまで商品ごとに分かれていたお問い合わせ窓口を、◯月◯日より「◯◯お客様窓口」に一つにまとめます。
どの商品についても、下記の連絡先でお受けいたします。
電話：◯◯（平日◯時〜◯時）
メール：◯◯
窓口を一つにすることで、より早くご回答できるよう努めてまいります。

電話からフォームでの受付に切り替える

件名：お問い合わせ方法変更のお知らせ（フォームでの受付へ）

◯◯様

いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日より、お問い合わせの受付を、電話からお問い合わせフォームに変更いたします。
フォーム：◯◯ページ
いただいたお問い合わせには、担当者からメールでご回答いたします。
お急ぎのご用件や、フォームのご利用が難しい場合のご連絡先は、◯◯ページでご案内しております。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

担当部署が変わる（初めてやり取りする相手にも）

件名：お問い合わせ窓口（担当部署）変更のお知らせ

株式会社◯◯
◯◯様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△　◯◯部の□□と申します。
◯月◯日付で、◯◯に関するお問い合わせの担当が、◯◯部から私ども◯◯部に移りました。
今後のお問い合わせは、下記までお願いいたします。
◯◯部　電話：◯◯　メール：◯◯
これまでのお取引の内容は引き継いでおりますので、ご安心ください。

急に窓口を変えることになった場合

件名：【重要】お問い合わせ窓口の臨時変更のお知らせ

◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の事情により、◯月◯日より当面の間、お問い合わせを下記の臨時窓口でお受けいたします。
臨時窓口：◯◯部　電話◯◯　メール◯◯
急なご案内となり、誠に申し訳ございません。
元の窓口に戻る日が決まりましたら、改めてお知らせいたします。

お知らせの内容を訂正する

件名：【訂正】お問い合わせ窓口変更のお知らせ

◯◯様

◯月◯日にお送りした「お問い合わせ窓口変更のお知らせ」におきまして、新しい窓口の受付時間に誤りがございました。
誤：平日◯時〜◯時
正：平日◯時〜◯時
窓口の名前と連絡先に変更はございません。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

社内への連絡（切り替えの前に）

件名：お問い合わせ窓口の切り替えについて（◯月◯日）

関係部署の皆さん

お疲れさまです。お客様窓口の□□です。
◯月◯日◯時に、◯◯に関するお問い合わせの受付を、各部署からお客様窓口に切り替えます。
切り替え後に各部署に直接届いたお問い合わせは、お客様窓口に回してください。
サイトと資料の表記も同じ日に差し替えますので、各部署の資料に古い窓口の案内が残っていないか確認をお願いします。

言ってはいけない・避けたい言い方

新しい連絡先は全角・半角や桁の区切りを統一して書きます。お知らせ、サイト、署名で表記がばらばらだと、どれが正しいのか相手が迷います。

お知らせの後のフォロー（お礼・お詫び）

旧窓口に連絡をもらったときの返信

◯◯様

お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の□□です。
お問い合わせの件は、新しい窓口で承りましたので、ご安心ください。
なお、◯月◯日よりお問い合わせ窓口の連絡先が下記に変わっております。
次回からは、こちらにご連絡いただけますと幸いです。
新しい連絡先：◯◯

切り替えで連絡がつながらなかったときのお詫び

◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯月◯日の窓口の切り替えの際、一時的にお問い合わせがつながりにくい状態となっておりました。
ご連絡をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
現在は新しい窓口で通常どおりお受けしております。

問い合わせへの返信全般の書き方は問い合わせへの返信メール、「お問い合わせ」と「お問合せ」の表記は「お問い合わせ」と「お問合せ」の違いにまとめています。