社内文書
月報の書き方と例文
テンプレートと所感・来月の目標
月報は、今月の目標に対して結果はどうだったか、その理由は何か、来月は何をするかを書く定期の報告です。週報が「いま何が進んでいるか」を伝えるのに対し、月報では振り返りと来月の目標に重心が移ります。たとえば「今月は◯◯を目標にし、◯◯まで達成しました。届かなかった◯◯は、◯◯が原因でした。来月は◯◯を変えて取り組みます」の三文が書ければ、月報の骨組みはできています。このページでは、テンプレートと職種別の例文、所感と来月の目標の書き方を並べました。
結論
月報は①今月の目標と結果 ②主な業務と成果 ③課題と原因 ④来月の目標と取り組み ⑤所感で書きます。目標と結果は同じ物差しで並べ、達成できなかったことは原因と次の手をセットにします。様式や提出日は会社の決まりに従ってください。
まず見本：短い月報
【月報】令和◯年◯月 営業部 □□
■今月の目標と結果
・新規のお客様への提案：目標◯社 → 結果◯社
・既存のお客様の訪問：目標どおり実施
■主な成果
◯◯株式会社と新たに取引が始まりました。
■課題と原因
提案の数が目標に届きませんでした。月の前半に既存のお客様の対応が重なり、新規の訪問の日程を確保できなかったためです。
■来月の目標と取り組み
新規の提案を目標◯社とし、毎週◯曜日の午後を新規の訪問に充てます。
■所感
既存のお客様からのご紹介が、新規の取引につながりやすいと分かりました。来月はご紹介をお願いする場面を意識して作ります。
Point
目標が数で決まっている仕事は、目標と結果を同じ形で並べます。数で測りにくい仕事は「◯◯を完成させる」「◯◯の手順を決める」のように、できたかどうかが判断できる言葉で目標を書きます。
月報に書く項目
| 項目 | 書くこと | 書き方のコツ |
|---|---|---|
| 期間・名前 | 対象の月と書いた人 | 「令和◯年◯月」と書く |
| 今月の目標と結果 | 先月立てた目標と、その結果 | 目標と結果を並べて、比べられるようにする |
| 主な業務と成果 | 力を入れた仕事と、できたこと | 細かい作業は省き、要点を三つほどに |
| 課題と原因 | 届かなかったこと、うまくいかなかったこと | 原因まで書く。「不足」で止めない |
| 来月の目標と取り組み | 来月の目標と、そのためにすること | 目標と行動を分けて書く |
| 所感 | 一か月の振り返り、気づき | 反省だけでなく、次に生かすことを書く |
| 相談したいこと | 判断や手助けがほしいこと | 期限を添えて書く |
一週間ごとの報告は関連記事の「週報の書き方」、どの報告書にも共通の型は「報告書の書き方」にまとめています。毎月の振り返りを回していく考え方はPDCAの意味と回し方が参考になります。
コピーして使えるテンプレート
【月報】令和◯年◯月 ◯◯部 □□
■今月の目標と結果
・（目標）→（結果）
・（目標）→（結果）
■主な業務と成果
・
・
■課題と原因
・（課題）：（原因）
■来月の目標
・
■来月の取り組み
・（目標のために、何を、いつ）
■所感
■相談したいこと
| 目標 | 結果 | 達成 | 理由・メモ |
|---|---|---|---|
| ◯◯の資料を完成させる | 完成し、部長に提出 | 達成 | |
| ◯◯の手順書を作る | 下書きまで | 一部 | ◯◯部の確認待ち |
| ◯◯の研修を受ける | 受講済み | 達成 | 報告書は別途提出 |
注意
目標が複数ある人は、表にすると達成・一部・未達がひと目で分かります。来月の月報では、この表の「目標」の列を来月の目標に書き換えて使えます。
職種・立場別の例文
事務・総務
■今月の目標と結果
・請求書の発行を毎月の締め日までに終える → 達成
・備品の発注手順を一枚にまとめる → 下書きまで
■主な業務と成果
・請求書の発行、経費精算の締め
・新しく入った方の受け入れ準備
■課題と原因
備品の発注手順は、◯◯部との確認が月末にずれ込み、完成しませんでした。
■来月の目標と取り組み
手順書を◯日までに完成させ、部内に案内します。◯◯部との確認は月の前半に日程を押さえます。
■所感
他部署との確認が必要な仕事は、早めに日程を決めておくことが大切だと感じました。
企画・マーケティング
■今月の目標と結果
・◯◯の紹介ページを公開する → 公開済み
・お客様の声を◯件集める → 目標に届かず
■主な業務と成果
紹介ページを◯日に公開しました。公開後、問い合わせフォームからのご相談が届き始めています。
■課題と原因
お客様の声は、依頼の時期が繁忙期と重なり、お返事をいただけない方が多くありました。
■来月の目標と取り組み
お客様の声の依頼は、営業担当から直接お願いしてもらう形に変えます。
■相談したいこと
営業部への協力依頼について、◯日の会議で議題に入れていただけますでしょうか。
新人・新入社員
■今月の目標と結果
・受注の入力を一人でできるようになる → 達成
・見積書を先輩の確認つきで作れるようになる → 練習中
■できるようになったこと
受注の入力と、在庫の確認を一人でできるようになりました。
■課題
見積書の値引きの考え方がまだ分からず、先輩に何度も確認しています。
■来月の目標
過去の見積書を読み、よくある値引きの形をノートにまとめます。
■所感
分からないことをその日のうちに聞くようにしたところ、同じ間違いが減りました。来月も続けます。
チームをまとめる立場（課の月報）
■今月の課の目標と結果
・◯◯の案件をすべて期限内に納品 → 達成
・新しく入った◯◯さんの独り立ち → 一部の業務で達成
■主な成果
◯◯の案件は、メンバーで作業を分け合い、期限内に納品できました。
■課題と原因
月末に作業が集中し、残業が増えました。案件の受付が月の後半に偏っていたためです。
■来月の取り組み
受付の時点で納期を確認し、作業の山が重ならないよう、週ごとに割り振りを見直します。
■相談したいこと
来月の◯◯の案件について、他の課から応援をお願いできるかご相談させてください。
注意
チームの月報では、個人の名前で責めるような書き方を避け、仕組みや段取りの課題として書きます。
所感と来月の目標の書き方
| 書き方 | 例 |
|---|---|
| 気づき＋次の行動 | 早めに相談すると手戻りが減ると分かったので、来月は資料の骨組みの段階で一度見ていただきます。 |
| うまくいったことの理由 | お客様への連絡を午前中にまとめたことで、午後に作業の時間を取れました。来月も続けます。 |
| 反省＋改善 | 見積書の提出が遅れることがありました。来月は提出日の前日に確認の時間を取ります。 |
| 学んだこと | ◯◯さんの打ち合わせに同席し、質問の順番を考えておく大切さを学びました。 |
| 来月の目標の書き方 | 避けたい書き方 | 言い換え |
|---|---|---|
| できたかどうかが分かる | 業務の効率化を図る | ◯◯の手順書を◯日までに作る |
| 自分の行動で決まる | 受注を増やしたい | 新規のお客様への提案を◯社行う |
| 期限がある | なるべく早く覚える | 月末までに◯◯を一人でできるようにする |
所感では、反省だけで終わらせず来月に何を変えるかを添えます。目標の立て方に決まりがある会社（目標管理の様式など）では、その様式に合わせてください。
書くことがない月の書き方
定型の業務が中心の月でも、「通常どおり」だけで終えるのは避けたほうが無難です。期限を守れたこと、小さな改善、問い合わせの傾向、来月の準備は、どれも月報に書ける成果です。
■今月の目標と結果
・毎月の定例業務を期限内に終える → 達成
■主な業務と成果
・定例業務（◯◯、◯◯）
・よく使う書類の置き場所を整理し、部内に案内しました
■気づいたこと
◯◯についての問い合わせが増えています。来月、よくある質問としてまとめる予定です。
■来月の目標
よくある質問の案を◯日までに作り、部長にご確認いただきます。
避けたい書き方・言い方
| 避けたい書き方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 「通常どおり」「特になし」だけ | 一か月何をしていたか伝わらない | 定例業務の結果と、小さな改善を書く |
| 結果だけで目標を書かない | 良かったのか悪かったのか判断できない | 目標と結果を並べる |
| 原因が「忙しかったため」 | 次に何を変えるかが出てこない | 何と何が重なったのか、具体的に書く |
| 他の人や他部署のせいにする | 責任を押しつけているように読める | 「◯◯部との確認が月末になったため」と事実で書き、自分の打ち手を添える |
| 来月の目標が「頑張る」「意識する」 | できたかどうか判断できない | 行動と期限で書く |
| 「ご報告させていただきます」 | 回りくどく感じる人もいる | 「ご報告いたします」 |
面談やコメントへのお礼・提出が遅れたときのお詫び
月報をもとに面談やコメントをもらったとき
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
本日は月報についてお時間をいただき、ありがとうございました。
ご助言いただいた◯◯の進め方は、来月の取り組みに加えて進めます。
月報の提出が遅れたとき
◯◯部長
お疲れさまです。□□です。
◯月分の月報の提出が遅れてしまい、申し訳ございません。
本日提出いたしましたので、お手すきの際にご確認をお願いいたします。
来月からは、月末の前に下書きを作っておくようにします。
上司へのお礼のメールの文例は上司へのお礼メールにもまとめています。
この記事の要点
- 月報は今月の目標と結果→成果→課題と原因→来月の目標→所感。
- 目標と結果は同じ物差しで並べて比べられるようにする。
- 課題は原因と次の手をセットで書く。
- 来月の目標は行動と期限で、できたかどうか分かる形にする。
- 所感は反省で終わらせず、来月に何を変えるかを添える。
FAQ
よくある質問
週報はいま進んでいる仕事の状況と来週の予定を伝えるもので、月報は一か月の目標に対する結果を振り返り、来月の目標を決めるものです。月報では振り返りと来月の目標の部分を厚めに書きます。
一か月の仕事で気づいたことと、それを来月にどう生かすかを書きます。「早めに相談すると手戻りが減ると分かったので、来月は資料の骨組みの段階で一度見ていただきます」のように、気づきと次の行動をセットにすると具体的になります。
できたかどうかが判断できる形で書きます。「業務の効率化を図る」ではなく「◯◯の手順書を◯日までに作る」のように、行動と期限を入れます。目標の様式が会社で決まっている場合は、それに合わせてください。
達成できなかったことをそのまま書き、原因と来月の打ち手を添えます。原因は「忙しかった」で止めず、何と何が重なったのかまで書くと、上司が手を貸しやすくなります。
提出日は会社や部署の決まりに従ってください。決まりがない場合は上司に確認し、月報をもとにした面談がある場合はその前に出しておきます。