メール
利用規約改定のお知らせ 例文
メール・サイト掲載・件名の付け方
利用規約を改定するときのお知らせは、改定日と主な変更点の要約を先に書き、規約の全文はリンクで示すのが基本です。必ず書くのは対象の規約名、改定日、主な変更点、新しい規約の確認方法、問い合わせ先の五つ。短く伝えるなら次の形になります。
「◯月◯日より、◯◯利用規約を改定いたします。主な変更点は◯◯です。改定後の規約は、◯◯ページでご確認いただけます。」
このページは、お知らせの文面の書き方に絞ってまとめています。変更の手続きや周知の方法に法令上の決まりがあるかどうかは扱わないため、法務担当や専門家に確認し、会社の決まりに従ってください。「改定」と「改訂」の字の違いは改定・改訂の違いにまとめています。
結論
利用規約改定のお知らせは①対象の規約名 ②改定日（新しい規約を適用する日） ③改定の理由（簡潔に） ④主な変更点の要約 ⑤新しい規約の全文・新旧の比較の確認方法 ⑥利用者にお願いすること（ある場合） ⑦問い合わせ先で構成します。規約の文言そのものをメール本文に貼るのではなく、何が変わるのかを利用者の言葉で要約するのが、伝わるお知らせの要です。
結論：いつ・誰に・何で知らせるか
| 相手 | 何で | 必ず書くこと |
|---|---|---|
| 会員・登録ユーザー | 登録メールアドレスへのメール＋サイト・アプリのお知らせ | 改定日・主な変更点・全文のリンク |
| 法人の契約者 | 担当者へのメール、必要に応じて文書 | 改定日・業務に関わる変更点・問い合わせ先 |
| サイトの訪問者 | お知らせ欄・規約ページの冒頭 | 改定日・変更点の要約・旧規約の扱い |
| 社内（窓口担当） | 社内メール | 公表日・想定される質問と答え方 |
Point
いつ・どの方法で知らせるかは、文面を書く前に決めます。知らせる時期や方法、同意の取り方は、規約の内容や会社の方針によって変わるため、法務担当に確認し、会社の決まりに従ってください。このページの例文は、決まった内容を伝える文面の型です。
◯月◯日より、◯◯利用規約を改定いたします。
主な変更点は、◯◯と◯◯です。
改定後の規約は、◯◯ページでご確認いただけます。
文書・サイト掲載の文例
サイト・アプリのお知らせ欄
◯◯利用規約改定のお知らせ
平素より◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、◯◯利用規約を改定いたしますので、お知らせいたします。
■改定日：令和◯年◯月◯日
■主な変更点
・◯◯に関する定めを追加しました
・◯◯の手続きの方法を変更しました
・表現を分かりやすく整えました（内容の変更はありません）
改定後の規約の全文は、こちらからご確認ください。
改定前の規約は、こちらに掲載しています。
お問い合わせ：◯◯サポート窓口
法人のお客様への文書
令和◯年◯月◯日
お客様各位
株式会社△△
「◯◯サービス利用規約」改定のお知らせ
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社「◯◯サービス」の利用規約を、下記のとおり改定いたしますので、ご案内申し上げます。
お手数ではございますが、改定後の規約をご確認くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
一、改定日 令和◯年◯月◯日
一、改定の理由 ◯◯機能の提供開始のため
一、主な変更点 別紙「新旧対照表」のとおり
一、お問い合わせ先 ◯◯部 ◯◯（電話◯◯ メール◯◯）
以上
注意
変更点が多いときは、新旧対照表（変更前と変更後を並べた表）を別紙やリンクで付けると、法人の担当者が社内で確認しやすくなります。
メールの文例
件名：【重要】◯◯利用規約改定のお知らせ（◯月◯日改定）
◯◯様
いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯◯利用規約を◯月◯日に改定いたしますので、お知らせいたします。
■主な変更点
・◯◯の機能を追加することに伴い、利用条件を定めました
・お問い合わせの受付方法を変更しました
改定後の規約の全文は、以下のページでご確認いただけます。
◯◯（URL）
ご不明な点がございましたら、◯◯サポート窓口までお問い合わせください。
今後とも◯◯をよろしくお願いいたします。
メール本文には変更点の要約とリンクだけを置き、規約の全文は貼りません。全文を貼ると長くなり、読み飛ばされやすくなります。一斉送信のときの宛先の扱いはBCCの使い方を見てください。
件名の付け方
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 基本の形 | ◯◯利用規約改定のお知らせ |
| 改定日を入れる | 【重要】◯◯利用規約改定のお知らせ（◯月◯日改定） |
| プライバシーポリシーと同時 | 利用規約およびプライバシーポリシー改定のお知らせ |
| 新機能に伴う改定 | ◯◯機能の提供開始に伴う利用規約改定のお知らせ |
| 改定が近いことの再案内 | 【再度のご案内】◯月◯日に◯◯利用規約を改定いたします |
| 訂正のとき | 【訂正】◯◯利用規約改定のお知らせ |
件名にはどのサービスの、どの規約かを入れます。複数のサービスを運営している場合、サービス名がないと、受け取った人は自分に関係があるか分かりません。件名の考え方はメールの件名の付け方にまとめています。
書く項目のチェックリスト
- 対象の規約名とサービス名
- 改定日（いつから新しい規約が使われるか）
- 改定の理由を一言で
- 主な変更点の要約（規約の文言の丸写しでなく、利用者に何が変わるか）
- 全文と新旧の比較を見られる場所
- 利用者にお願いすることがあればその内容と期限（例：再度の同意、設定の確認）
- 同意しない場合の案内を書くかどうか、書くなら法務担当と決めた内容か
- 問い合わせ先
- 表記の整え方だけの変更なら「内容の変更はありません」と書いたか
場面別の例文
表現を整えるだけの軽い改定
件名：◯◯利用規約改定のお知らせ（表記の整理）
◯◯をご利用の皆様
いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日に、◯◯利用規約の表現を分かりやすく整えます。
今回の改定は文言の整理のみで、ご利用の条件に変更はございません。
改定後の規約は、◯◯ページでご確認いただけます。
新しい機能の提供に伴う改定
件名：◯◯機能の提供開始に伴う利用規約改定のお知らせ
◯◯様
いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日より、新たに◯◯機能の提供を始めます。これに伴い、同日付で利用規約を改定いたします。
■主な変更点
・◯◯機能の利用条件を追加しました
・◯◯機能で作成したデータの取り扱いを定めました
◯◯機能をお使いにならない場合、これまでのご利用方法に変わりはございません。
改定後の規約：◯◯（URL）
料金や支払いに関わる改定
件名：【重要】◯◯利用規約改定と料金のお支払い方法変更のお知らせ
◯◯様
いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日に利用規約を改定し、料金のお支払い方法を変更いたします。
■変更前：◯◯
■変更後：◯◯
■お客様にお願いすること：◯月◯日までに、◯◯ページでお支払い方法をご確認ください
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
ご不明な点は、◯◯サポート窓口までお問い合わせください。
プライバシーポリシーの改定
件名：プライバシーポリシー改定のお知らせ
◯◯様
いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日に、◯◯のプライバシーポリシーを改定いたします。
■主な変更点
・お預かりする情報の項目に◯◯を追加しました
・お問い合わせ窓口の連絡先を変更しました
改定後の全文と変更箇所は、◯◯ページでご確認いただけます。
注意
個人情報の取り扱いに関わる改定で、何をどのように書くべきかは、法務担当や専門家に確認してください。このページでは文面の型だけを示しています。
法人の契約者（継続取引先）へ
件名：「◯◯サービス利用規約」改定のご案内（◯月◯日改定）
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
弊社「◯◯サービス」の利用規約を◯月◯日に改定いたしますので、ご案内いたします。
御社のご利用に関わる主な変更点は、◯◯の一点でございます。
新旧対照表を添付いたしましたので、お手すきの際にご確認いただけますでしょうか。
ご不明な点がございましたら、私□□までお申し付けください。
改定日が近づいたことの再案内
件名：【再度のご案内】◯月◯日に◯◯利用規約を改定いたします
◯◯様
◯月◯日にお知らせしたとおり、◯月◯日に◯◯利用規約を改定いたします。
主な変更点と全文は、◯◯ページでご確認いただけます。
すでにご確認いただいている場合は、行き違いにつきご容赦ください。
お知らせの内容を訂正する
件名：【訂正】◯◯利用規約改定のお知らせ
◯◯様
◯月◯日にお送りした「◯◯利用規約改定のお知らせ」におきまして、改定日に誤りがございました。
誤：◯月◯日
正：◯月◯日
ご確認の手間をおかけし、誠に申し訳ございません。
主な変更点と規約の内容に変更はございません。
言ってはいけない・避けたい言い方
| 避けたい言い方 | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 規約を改定させていただきました | 「させていただく」が回りくどく、事後の連絡に聞こえる | ◯月◯日に規約を改定いたします |
| 詳細は規約をご覧ください（だけ） | 何が変わるのか分からず、確認されない | 主な変更点は◯◯です。全文はこちらでご確認いただけます |
| 軽微な変更のため影響はございません | 影響があるかは利用者が判断すること | 表現の整理のみで、ご利用の条件に変更はございません |
| ご利用を続けた場合は同意したものとみなします | どう扱うかは法務担当と決める内容で、文面だけで決めない | （法務担当と決めた案内文をそのまま使う） |
| ご理解ください | 一方的に聞こえる | 何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます |
同意の扱いや、改定に反対する人への案内のように、法的な意味を持つ一文は、例文の言い回しを流用せず、法務担当と決めた文言を使ってください。
お知らせの後のフォロー（お礼・お詫び）
問い合わせへの返答
◯◯様
お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。◯◯サポート窓口の□□です。
◯月◯日の利用規約改定について、◯◯様のご利用に関わる変更点は◯◯の一点でございます。
そのほかのご利用方法に変更はございません。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
問い合わせへの返信全般の書き方は問い合わせへの返信メールにまとめています。
お知らせの送り忘れ・遅れのお詫び
◯◯様
いつも◯◯をご利用いただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日の利用規約改定のお知らせが、一部のお客様に届いていなかったことが分かりました。
ご案内が遅れましたことを、深くお詫び申し上げます。
改定の内容は以下のとおりです。
（以下、お知らせの本文）
この記事の要点
- お知らせは改定日と主な変更点の要約を先に、全文はリンクで示す。
- 件名にサービス名と規約名を入れる。
- 利用者にお願いすることがあれば、内容と期限をはっきり書く。
- 同意の扱いなど法的な意味を持つ一文は、法務担当と決めた文言を使う。
- 表記を整えるだけの改定は「内容の変更はありません」と添える。
FAQ
よくある質問
知らせる時期や方法は、規約の内容や会社の方針によって変わります。このページでは扱わないため、法務担当や専門家に確認し、会社の決まりに従ってください。文面は、決まった改定日をはっきり書くことが大切です。
全文を貼ると長くなり、肝心の変更点が伝わりにくくなります。本文には主な変更点の要約を書き、全文と新旧の比較はリンクや添付で示すのが読みやすい形です。
規約やルールを改めるときは「改定」を使うのが一般的です。会社の中で表記が決まっている場合は、それに合わせてください。違いの詳しい説明は「改定・改訂の違い」の記事にまとめています。
利用者に関わる大きな変更を二つか三つに絞って本文に書き、細かな変更は「そのほか、表現の整理を行いました」とまとめます。全ての変更箇所は新旧対照表で示します。
件名に【訂正】と入れて、同じ相手に訂正のお知らせを送ります。誤りと正しい内容を並べて書き、それ以外の内容に変更がないことも添えると、相手が確かめる手間を減らせます。