イベントタイムテーブルの作り方
手順・記入例とリカバリ設計

タイムテーブルの作り方：6つの手順

初めて作る場合も、次の順に進めれば抜けなく作れます。最初から細かい時刻を埋めず、動かせない時刻を先に置くのがこつです。

1. 01

   動かせない時刻を先に書き出す

   会場の入館・退館時刻、開場・開演・終了、来賓や出演者の到着と出発、配信の開始、懇親会場の予約時刻など、自分たちの都合では動かせない時刻を先に表に置きます。ほかの項目はこの間に収めていきます。

2. 02

   プログラムを順番に並べる

   開会から閉会までの内容を、まず時刻なしで上から順に並べます。挨拶、講演、休憩、表彰、写真撮影、移動など、人が入れ替わる場面も1行として書くと抜けを防げます。

3. 03

   各項目に所要時間を割り当てる

   登壇者に依頼した持ち時間、司会のつなぎ、移動や入れ替えの時間を、項目ごとに分で入れます。合計が動かせない時刻の間に収まらなければ、この段階で項目を減らすか短くします。

4. 04

   バッファを置く

   来賓挨拶、表彰、休憩明け、転換など押しやすい場所の直後に、数分ずつ調整の行を入れます。置き方は下の「バッファの置き方」で説明します。

5. 05

   担当・場所・機材を書き込む

   各行に、その時間の責任者、場所、マイクやスライドなど必要な機材を入れます。担当は個人名ではなく役割名で書くと、当日の交代にも対応できます。

6. 06

   公開版を作り、関係者で読み合わせる

   内部版から来場者向けの公開版を作り、司会・登壇者・会場担当と上から順に読み合わせます。声に出して読むと、移動時間の不足や担当の重複に気づけます。

タイムテーブルに書く項目

イベント別のタイムテーブル記入例

そのまま書き換えて使える記入例です。時刻はすべて架空の設定なので、会場や規模に合わせて変えてください。運営内部版の形で、担当と備考まで入れています。流れが分かるよう主な行だけに絞っているため、実際の内部版は下の「行数の目安」のとおり、もっと細かい行に分かれます。

例1：2時間のセミナー（登壇者2名）

例2：社員総会（午後の半日）

例3：周年記念式典と懇親会

例4：社内の懇親会・忘年会

例5：ファンイベント・ライブ（出演者あり）

公開版の例（例1のセミナー）

粒度の設計：5分刻みと15分刻みの使い分け

粒度は一律にしません。何かが切り替わる場所だけ細かくし、それ以外は粗く置くのが原則です。

5分刻みに落とすべき区間

• 開場から開演まで：受付の滞留、着席の完了、司会の前説が重なる
• セッションの転換：登壇者の入れ替え、マイクの受け渡し、スライドの切り替え
• 来賓の挨拶・表彰：人が動く。呼び込みと移動に時間がかかる
• 休憩の前後：戻りが遅れる。着席の呼びかけタイミングが重要
• 閉会から懇親会への移行：会場転換と誘導が同時に発生する
• 撤収：搬出業者の入り時刻が固定されていることが多い

行数の目安

バッファの置き方

バッファは「余った時間」ではなく、設計として確保する時間です。量は、押しやすい場所がいくつあるかで決めます。来賓挨拶、表彰、登壇者の入れ替え、休憩明けといった押しやすい場所を数え、その直後に数分ずつ置いていくと、全体の量が自然に決まります。

置く場所

バッファを表に書く方法

1. 01独立した行として書く：「15:18〜15:20 調整」のように、明示的に行を立てる。削られにくい
2. 02各項目の所要時間に含める：「セッション（内訳：講演＋予備5分）」。表がすっきりする
3. 03終了予定時刻を2つ書く：「最短16:30／最長16:45」。関係者の期待値が揃う

バッファが足りているかの確認

• 開演前に5分以上の余裕がある
• 各セッションの間に、最低2分の切り替え時間がある
• 休憩は予定の所要より長めに取っている
• 登壇者が複数いる場合、入れ替えの時間を個別に取っている
• 押しやすい場所の直後に、それぞれバッファが置かれている
• 最後の1時間にバッファが3分以上残っている

公開版と内部版の作り分け

タイムテーブルは2種類作ります。1つの表で両方を兼ねようとすると、どちらも使いにくくなります。

公開版で気をつけること

• 時刻は幅を持たせない：「13:30開演」と書く。「13:30〜13:40頃」は不親切
• 終了時刻は必ず書く：参加者は帰りの予定を組んでいる。書かないと問い合わせが増える
• 休憩の時刻と長さを書く：連絡や移動の計画に使われる
• 場所を併記する：複数会場がある場合、部屋名は必須
• 確定前は「予定」と明記する：後で変更しても問題にならない
• 変更したら告知する：一度公開した時刻は、参加者の予定に組み込まれている

内部版に入れる列

配信を伴う場合の進行設計はハイブリッドイベントの設計、合図レベルまで詰める場合は香盤表の作り方を参照してください。

Excelでの作り方

無料で作るなら表計算ソフトが最も実務的です。時刻を手入力しないことが、作成時間を最も短縮します。

1. 01

   列を先に決める

   A列：時刻、B列：所要（分）、C列：内容、D列：担当、E列：場所、F列：音響映像、G列：備考。列を決めてから中身を書くと、後から列を足す手戻りがなくなります。

2. 02

   時刻を計算式で出す

   A2に開始時刻を入力し、A3以降は「A2の時刻＋B2の分数」で自動計算します。所要時間を1か所変えるだけで、以降の時刻がすべてずれる状態を作ってください。手入力だと、1か所の変更で全行を直すことになります。

3. 03

   セルの表示形式を時刻にする

   時刻列の表示形式を「h:mm」に設定します。B列の所要は分の数値のまま置き、A3には「=A2+TIME(0,B2,0)」のように、TIME関数で分を時刻の値に変えてから足します。Excelの時刻は0から1未満の小数で扱われるため、分の数値をそのまま足すと正しい時刻になりません。

4. 04

   バッファ行を独立させる

   「調整」「予備」という内容の行を立て、行全体に薄い色を付けます。色で区別しておくと、調整のために確保した時間だと誰が見ても分かり、ほかの項目の延長に流用されにくくなります。

5. 05

   区分ごとに行の色を変える

   設営・本編・懇親会・撤収で背景色を分けます。当日の薄暗い会場でも、今どのブロックかが一目で分かります。

6. 06

   印刷設定を先に決める

   A3横、1ページに収める、タイトル行を各ページに繰り返す。作ってから印刷設定を詰めると、フォントサイズの調整で崩れます。

7. 07

   公開版は別シートで参照する

   内部版のシートから必要な行だけを参照する形にすると、時刻を変えたときに公開版も自動で追従します。ただし公開前に必ず目視で確認してください。

あると便利な仕掛け

• 累計時間の列：開始からの経過分。押しの計算が楽になる
• 予定と実績の2列：当日は実績を記入する。次回の見積の精度が上がる
• 担当者別のフィルタ：自分の行だけ抽出して印刷できる
• 条件付き書式：所要が一定を超える行に色を付け、長すぎるブロックを検出する
• 行番号列：当日「◯番の項目」と言えるようにする。無線での伝達が速くなる

押したときのリカバリ設計

進行は押します。前提として、押した場合にどこを削るかを事前に決めておくのがリカバリ設計です。当日その場で判断すると、必ず遅れます。

削れる場所を司会が判断できるよう、短縮版の文言を台本に併記しておく方法は司会台本・進行台本の書き方に、人が動く場面の多い式の時間の積み上げ方は表彰式の進行と司会台本にまとめています。

削る優先順位を事前に決める

押しの判断ポイントを決めておく

1. 01チェックポイントを3か所決める：開演直後、中盤の休憩前、閉会の1時間前。この時刻に予定と実績を突き合わせる
2. 02各ポイントで許容する押しを決める：「5分以内なら何もしない」「10分を超えたら質疑を短縮」のように、数値で決める
3. 03判断する人を1人決める：統括、または進行担当。司会ではない。司会は舞台上で判断できない
4. 04伝達の方法を決める：司会への合図（カンペ、インカム）、登壇者への残り時間の提示、スタッフへの一斉連絡

司会に渡しておくもの

• 短縮版の台詞：通常版と、押している場合の短い版を両方用意する
• 延長用のつなぎ：機材トラブルなどで逆に時間が余る場合の話題を2〜3本
• 残り時間の伝え方の取り決め：カンペの出し方、数字の見せ方を事前に確認
• 削ってよい項目のリスト：自分の判断で飛ばせるものを明示しておく

当日のタイムキープ

• 時刻を管理する担当を1人決めている
• 会場内に、進行側から見える時計がある
• 登壇者から見える位置に残り時間を示す手段がある
• チェックポイントの時刻を関係者が共有している
• 押した場合に削る項目を、司会と進行担当が把握している
• 終了時刻の許容幅を、会場と懇親会場に伝えてある

全体の日程逆算はイベントのスケジュール設計、当日の担当配置はイベントのスタッフ体制を参照してください。