ビジネス文書
宛名ラベルの作り方
住所録の整え方・敬称・貼る位置
宛名ラベルは、①住所録を整える ②ラベル用紙に印刷する ③封筒やはがきに貼るの3段階で作ります。失敗の多くは住所録で起きるので、Excelでは郵便番号・住所1・住所2・会社名・部署・役職・氏名・敬称を別々の列に分けておきます。敬称は「様」「御中」を列として持たせ、会社や部署あてには「御中」、人あてには「様」を入れます。ラベルは封筒やはがきの宛名を書く位置に、まっすぐ、全面を密着させて貼ります。宛名ラベル作成ツールなら、住所録を貼り付けるだけで印刷用のラベルを作れます。
結論
宛名ラベルは、受取人の郵便番号・住所・名前を印刷して、封筒やはがきに貼るシールです。内国郵便約款 第11条では、あて名は郵便物の表面に記載するか、別に記載して容易にはがれないよう全面を密着させて添付することとされています。同じ文面を多くの相手に送るとき、手書きより早く、読み間違いも減らせます。
Excelの住所録の整え方
| 列 | 入れる内容 | 例 |
|---|---|---|
| 郵便番号 | ハイフン入りの7けた | 100-0005 |
| 住所1 | 都道府県から番地まで | 東京都千代田区丸の内◯-◯-◯ |
| 住所2 | 建物名・階・部屋番号 | ◯◯ビル◯階 |
| 会社名 | 正式名称（「株式会社」の前後も正確に） | 株式会社△△ |
| 部署 | 部・課の名前 | 営業部 |
| 役職 | 部長・課長など | 部長 |
| 氏名 | 姓と名の間に全角スペース | □□ □□ |
| 敬称 | 様／御中 | 様 |
Point
1つのセルに1つの情報を入れるのがこつです。住所と建物名を1つのセルに入れると、ラベルの幅で途中から折り返され、部屋番号が切れることがあります。会社名と部署名も分けておくと、部署あての「御中」と担当者あての「様」を正しく付け分けられます。
表記をそろえる
| そろえるもの | よくある乱れ | 直し方 |
|---|---|---|
| 郵便番号 | ハイフンなし、先頭の0が消える | セルの書式を「文字列」にしてから入力する |
| 数字 | 全角と半角が混じる | 横書きのラベルなら住所の数字は半角か全角のどちらかに統一する |
| 会社名 | 「(株)」「㈱」などの略記 | 正式名称に直す |
| 空白 | 名前の前後に余計なスペース | TRIM 関数などで取り除く |
| 重複 | 同じ人が2行ある | 並べ替えて目で確かめるか、重複の削除を使う |
注意
Excelの郵便番号は、数値として扱われると「0123456」の先頭の0が消えてしまいます。列の書式を文字列にしておくと防げます。
敬称の付け方
| あて先 | 敬称 | ラベルの表示例 |
|---|---|---|
| 個人 | 様 | □□ □□ 様 |
| 会社の担当者 | 様 | 株式会社△△ 営業部 部長 □□ □□ 様 |
| 会社・部署（担当者名なし） | 御中 | 株式会社△△ 営業部 御中 |
| 複数の人（同じ文書を送る相手） | 各位 | 関係者各位 |
住所録に敬称の列がないと、すべてに「様」が付き、「株式会社△△ 御中 様」や「営業部 様」のような宛名になりがちです。印刷する前に、会社名だけの行・部署名だけの行に「御中」が入っているかを確かめてください。「様」と「殿」の違いは「様」と「殿」の違いにまとめています。
ラベル用紙に印刷する
| 手順 | やること |
|---|---|
| 用紙を選ぶ | 封筒の大きさと住所の長さに合う面付けのラベル用紙を選ぶ |
| 差し込み印刷を設定する | Wordの差し込み印刷でExcelの住所録を読み込み、各列をラベルに配置する |
| 1枚目を普通紙で試す | ラベル用紙と重ねて光に透かし、位置のずれを確かめる |
| 本番を印刷する | 用紙の向きと表裏を確かめてからプリンターに入れる |
| 印刷後に見直す | 郵便番号・会社名・敬称を住所録と照らし合わせる |
Wordを使わずに作るなら、宛名ラベル作成ツールにExcelの表をそのまま貼り付けて、ブラウザから印刷できます。
郵便番号の印字のしかた
郵便番号枠のない封筒にラベルを貼るときは、郵便番号をラベルに印字します。内国郵便約款 別記1では、機器で宛名を印字する場合の郵便番号の書き方を次のように定めています。
| 決まり | 例 |
|---|---|
| あて名の最初の行に、アラビア数字で左横書き | １００－０００５ |
| 3けた目と4けた目をハイフンでつなぐ | 「１０００００５」は不可 |
| 前後に「〒」「郵便番号」や「重要」などを付けない | 「〒１００－０００５」は不可 |
| 郵便番号とあて名の間に空白をあける | 約款の記載例では2ミリメートル以上 |
| 郵便番号に半角の数字活字は使わない。インクは黒か青 | 全角の数字で印字する |
注意
郵便番号枠のあるはがきや封筒では、枠の中に郵便番号を書けば足ります（同じ別記1）。ラベルに郵便番号を入れるかどうかは、貼る先に枠があるかで決めてください。
ラベルを貼る位置と貼り方
| 貼る先 | 位置 |
|---|---|
| 縦長の封筒（長形3号など） | 表の中央から右寄り。切手を貼る左上と、郵便番号枠にかからない位置 |
| 角形の封筒（角形2号など） | 表の中央より上。横書きの宛名なら横向きのまま中央に |
| はがき | 郵便番号枠の下の、宛名を書く位置。郵便番号枠や差出人の欄にかからないように |
ラベルはまっすぐ、全面をしっかり密着させて貼ります。端が浮いていると、仕分けの機械や配達の途中ではがれるおそれがあります。切手を貼る位置（左上）や、消印が押される部分にかからないようにしてください。
Point
ビジネスで大切な相手には、手書きのほうが丁寧な印象になります。お礼状やお詫びの手紙はラベルを避け、案内状や資料の送付など、同じものを多くの相手に送るときにラベルを使い分けるとよいでしょう。
注意
封筒の宛名の配置や「在中」の書き方は封筒の宛名の書き方、はがきの宛名ははがきの宛名の書き方にまとめています。
発送する前の確認
- 住所録の郵便番号は7けたで、先頭の0が消えていないか
- 住所2（建物名・部屋番号）が切れずに印字されているか
- 会社名は正式名称で、「(株)」などの略記がないか
- 会社・部署だけの宛名に「御中」、人あてに「様」が付いているか
- 「御中」と「様」が重なっていないか
- ラベルがまっすぐ全面密着で、切手の位置にかかっていないか
- 差出人の住所・名前を裏面に書いたか
この記事の要点
- 住所録は郵便番号・住所1・住所2・会社名・部署・役職・氏名・敬称の列に分ける。
- 郵便番号の列は文字列にして、先頭の0が消えないようにする。
- 敬称は列で持ち、会社・部署は「御中」、人は「様」。
- ラベルに郵便番号を印字するなら最初の行に、ハイフンでつなぎ、「〒」は付けない（内国郵便約款 別記1）。
- ラベルはまっすぐ全面を密着させ、切手の位置にかからないように貼る。
FAQ
よくある質問
案内状や資料の送付など、多くの相手に同じものを送るときは一般的に使われています。お礼状やお詫びの手紙など、気持ちを伝える手紙は手書きのほうが丁寧な印象になります。
郵便番号枠を使わずに機器で印字する場合、内国郵便約款 別記1では、郵便番号の前後に「〒」「郵便番号」などの文字や記号を記載できないとされています。郵便番号だけを最初の行に印字してください。
セルが数値として扱われているためです。郵便番号の列の書式を「文字列」にしてから入力し直すか、ハイフン入りで入力すると0が残ります。
敬称の列を作り、担当者名がある行は「様」、会社名や部署名だけの行は「御中」を入れます。担当者名がある行に「御中」を入れないように確かめてください。
構いません。差出人のラベルは封筒の裏面に貼ります。会社の封筒なら、社名と住所が印刷されたものを使うと手間が省けます。