シフト交代のお願い 例文
同僚へのLINE・理由別・店長への伝え方

まず誰に連絡する？状況別の早見表

頼む前に確認すること

• 交代は本人同士で決めてよいか、上司の承認が必要か
• 交代の届け出の方法（シフト表への記入、アプリ、上司への連絡など）
• 交代を頼む相手がその時間帯の業務をできるか（資格や担当範囲）
• 代わりに自分が入れる日があるか（あれば提案できる）
• 急な欠勤なのか、予定の変更なのか（急な欠勤は上司への連絡が先）

頼む手段の選び方

LINEやチャットで頼むと、相手は自分の予定を確かめてから返事ができます。日付・曜日・時間帯は必ず文字で残しておくと、行き違いを防げます。

伝える項目のチェックリスト

• 日付と曜日、開始と終了の時刻
• 理由（「私用」「家の用事」など一言でよい）
• 断っても構わないという一言
• 返事の期限（いつまでに分かればよいか）
• 代わりに自分が入れる日（あれば）
• 交代が決まったら誰が上司へ報告するか

例文（LINE・チャット・直接・電話）

同僚へ：LINE・チャットの基本形

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）の◯時〜◯時のシフトを、私用のため代わっていただけないでしょうか。
もし◯◯さんの都合が合えば、◯日（◯）の◯◯さんのシフトに私が入ることもできます。
難しければ遠慮なく断ってください。◯日までにお返事をいただけると助かります。

先輩へ：丁寧に頼む

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
お願いがあってご連絡しました。
◯月◯日（◯）の◯時〜◯時のシフトに、家の用事で入れなくなってしまいました。
もしご都合がよろしければ、代わっていただけないでしょうか。
ご無理でしたら、遠慮なくおっしゃってください。
勝手なお願いで申し訳ありません。

後輩・親しい同僚へ

◯◯さん、お疲れさま。
◯日（◯）の夕方のシフト（◯時〜◯時）、代わってもらえたりしないかな？
用事が入ってしまって…。無理なら全然大丈夫なので、◯日までに教えてもらえると助かります。

後輩に頼むときは、先輩からの頼みは断りにくいことを意識して、断ってもよいことをはっきり伝えます。

職場で直接頼む

◯◯さん、いま少しよろしいですか。
◯日の◯時からのシフトなんですが、私用で入れなくなってしまって。もしご都合がよければ、代わっていただけないかと思いまして。
すぐでなくて大丈夫なので、予定を見て、◯日までに教えていただけますか。

急な交代を電話で頼む

◯◯さん、お休みのところすみません。□□です。いま少しお話しできますか。
明日の◯時からのシフトに、急な用事で入れなくなってしまいました。
店長には先ほど連絡して、代わりの人を探すように言われています。
もしご都合がつけば、代わっていただけないでしょうか。難しければ、遠慮なく言ってください。

グループで交代できる人を募る（職場の決まりがある場合）

皆さん、お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）の◯時〜◯時のシフトに入れなくなりました。
代わっていただける方がいれば、個別にご連絡いただけると助かります。
◯日までに見つからなければ、私から店長に相談します。よろしくお願いします。

上司へ：交代が決まったことの報告

◯◯店長
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）の◯時〜◯時の私のシフトを、◯◯さんに代わっていただくことになりました。
代わりに、◯日（◯）の◯◯さんのシフトに私が入ります。
シフト表の修正をお願いできますか。

イベントの仕事での使い方

イベントの運営スタッフやアルバイトのシフトは、日時だけでなく「持ち場（受付・誘導・物販など）」と「集合時刻」が決まっていることがよくあります。交代を頼むときは、時間帯に加えて持ち場・集合場所・集合時刻まで書き、交代が決まったら運営事務局（スタッフの手配担当）に、誰がどの持ち場に入るかを報告します。交代を本人同士で決めてよいかは、イベントや運営会社の決まりに従ってください。

同じ現場のスタッフへ：受付のシフトの交代を頼む（チャット）

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）の◯◯イベントで、私は◯時集合・◯時〜◯時の受付に入っていますが、私用で入れなくなってしまいました。
もし◯◯さんがその日空いていれば、代わっていただけないでしょうか。集合場所はスタッフ受付（◯◯側の入口）です。
難しければ遠慮なく断ってください。◯日までにお返事をいただければ、事務局には私から連絡します。

現場のリーダーへ：持ち場の入れ替えを相談する（口頭）

◯◯さん、いま少しよろしいですか。
午後の持ち場の件なんですが、◯時〜◯時の物販を、誘導に入っている△△さんと入れ替えてもよろしいでしょうか。
△△さんには了承をもらっています。物販のレジの引き継ぎは、入れ替えの前に私から△△さんにしておきます。

運営事務局へ：交代が決まったことの報告（メール）

件名：スタッフ交代のご報告：◯月◯日（◯）◯◯イベント　□□

運営事務局　◯◯様
お疲れさまです。スタッフの□□です。
◯月◯日（◯）の◯◯イベントで、私が担当していた◯時〜◯時の受付を、◯◯さんに代わっていただくことになりました。
◯◯さんの集合時刻と集合場所は、私と同じ◯時・スタッフ受付と伝えてあります。
スタッフ名簿や入館の手続きで変更が必要でしたら、お手数ですがご対応をお願いできますでしょうか。

前日の急な交代：事務局へ先に連絡する（電話）

お疲れさまです。明日の◯◯イベントでスタッフに入っている□□です。いまお時間よろしいですか。
急で申し訳ないのですが、家族の用事で明日の◯時〜◯時の誘導に入れなくなってしまいました。
代わりの方は私から探したほうがよろしいでしょうか。それとも事務局で手配されますか。
このあと、同じ内容をメールでもお送りします。

当日の朝に出られなくなった：現場のリーダーへ（電話のあとにチャットでも残す）

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。先ほどお電話でお伝えしたとおり、体調不良のため、本日の◯時集合のシフトに入れません。
担当予定だったのは◯時〜◯時の物販（◯番レジ）です。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。事務局へは◯時に電話で連絡済みです。

交代を引き受けてくれた人への引き継ぎ（チャット）

◯◯さん、代わっていただきありがとうございます。
当日の流れを送ります。◯時にスタッフ受付で名前を伝えて、スタッフ証を受け取ってください。
持ち場は◯時〜◯時の受付（招待客の名簿の確認）で、リーダーは◯◯さんです。
事務局にはお名前を伝えてあります。分からないことがあれば、いつでもご連絡ください。

理由別の例文（そのまま差し替えて使える一文つき）

理由は詳しく書かなくて構いませんが、予定が決まっているもの（試験・面接・通院など）は一言添えると、相手も納得して引き受けやすくなります。下の例文は、基本形の「◯◯のため」の部分を差し替えて使えます。

試験と重なったとき（同僚へのLINE）

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）の◯時〜◯時のシフトが、大学の試験と重なってしまいました。
もしご都合が合えば、代わっていただけないでしょうか。代わりに◯日（◯）なら私が入れます。
難しければ遠慮なく断ってください。

就職活動の面接が入ったとき

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
急なお願いで申し訳ないのですが、◯月◯日（◯）の◯時〜◯時に就職活動の面接が入ってしまいました。
その日のシフトを代わっていただけないでしょうか。
◯日中にお返事をいただけると、店長にも早めに伝えられて助かります。

通院の予約と重なったとき

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）の午前のシフト（◯時〜◯時）ですが、通院の予約がその時間しか取れませんでした。
もし入れそうでしたら、代わっていただけないでしょうか。無理なさらないでくださいね。

家族の用事で入れなくなったとき

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
家族の付き添いが必要になり、◯月◯日（◯）の◯時〜◯時のシフトに入れなくなってしまいました。
店長には事情を伝えてあります。もしご都合がつけば、代わっていただけないでしょうか。

法事・結婚式など、先に決まっている予定のとき

◯◯さん、お疲れさまです。□□です。
だいぶ先の話で恐縮ですが、◯月◯日（◯）は親族の法事があり、終日シフトに入れません。
その日の◯時〜◯時を代わっていただける方を探しています。ご都合が合えば教えてください。

店長・シフト担当へシフト変更を相談する

本人同士での交代が認められていない職場や、代わりが見つからないときは、店長・シフト担当に直接相談します。入れない日時→理由を一言→自分で動いていること（代わりに入れる日・声をかけた相手）→お詫びと指示のお願いの順に書くと、短くても伝わります。

メールで相談する（件名つき）

件名：シフトのご相談：◯月◯日（◯）◯時〜◯時　□□

◯◯店長
お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）◯時〜◯時のシフトに、◯◯のため入れなくなってしまいました。
その週は◯日（◯）か◯日（◯）なら、私が入ることができます。
同僚の◯◯さんにも交代をお願いしていて、◯日までにお返事をもらえる予定です。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。どのように進めればよいか、ご指示いただけますでしょうか。

LINE・チャットで相談する

店長、お疲れさまです。□□です。
◯月◯日（◯）◯時〜◯時のシフトですが、◯◯のため入れなくなってしまいました。申し訳ありません。
代わりの方を私から探してもよろしいでしょうか。代わりに◯日（◯）なら入れます。

断られたときの返し方

分かりました。急なお願いをしてしまい、すみませんでした。ほかの方にも聞いてみます。ありがとうございました。

断られても、理由を聞き返したり、もう一度頼んだりしないのが礼儀です。誰も見つからないときは、早めに上司に相談します。

避けたい頼み方

「交代」と「交替」の表記の違いは「交代」と「交替」の違いにまとめています。

交代後のお礼・お詫びと、頼まれた側の返事

交代してもらった日の後のお礼

◯◯さん
先日はシフトを代わっていただき、本当にありがとうございました。おかげで用事を済ませることができました。今度◯◯さんが困ったときは、声をかけてください。

お礼は口頭かLINE・チャットで、交代してもらった日の後、最初に顔を合わせたときに伝えます。お菓子などを渡すかどうかは職場の雰囲気に合わせ、相手が気をつかわない程度にとどめます。

急なお願いで迷惑をかけたときのお詫び

◯◯さん
昨日は急なお願いにもかかわらず、シフトに入っていただき、ありがとうございました。
前日のご連絡になってしまい、ご迷惑をおかけしてすみませんでした。

交代を頼まれたときの返事（引き受ける・条件つき・断る）

引き受ける：◯日の◯時〜◯時、大丈夫です。店長への報告はお願いしてもいいですか。
条件つきで引き受ける：◯時〜◯時の前半だけなら入れます。それでもよければ代わります。
断る：ごめんなさい、その日は予定が入っていて代われません。ほかの方が見つかるといいのですが。

頼まれた側は、引き受けられる時間帯を具体的に返すと、相手が次の人を探すときの手間が減ります。断るときも理由を詳しく書く必要はありません。