インターンシップ受け入れ側の準備
手順・チェックリスト・例文

結論：受け入れ準備の全体像（いつ・誰が・何を）

まずは全体を一枚で見ます。時期は、募集から当日まで余裕を持たせた場合の目安です。短期の会社見学型なら、各段階を短く詰めてかまいません。

最初に決める：目的とプログラムのタイプ

文部科学省・厚生労働省・経済産業省の「インターンシップを始めとする学生のキャリア形成支援に係る取組の推進に当たっての基本的考え方」（いわゆる3省合意、令和4年6月13日一部改正）では、大学生等のキャリア形成支援の取組が次の四つの類型に整理され、タイプ3とタイプ4がインターンシップとされています。どのタイプとして実施するかで、日数や必要な準備が変わります。

タイプ3として実施する場合の要件（3省合意の別紙より）

• 就業体験要件：必ず就業体験を行い、実施期間の半分を超える日数を職場での就業体験に充てる
• 指導要件：職場の社員が学生を指導し、終了後に学生へフィードバックを行う
• 実施期間要件：汎用的能力活用型は5日間以上、専門能力活用型は2週間以上
• 実施時期要件：学部3・4年、修士1・2年の長期休暇期間（夏休み、冬休み、入試休み・春休み）に実施する（大学の正課・博士課程を除く）
• 情報開示要件：募集要項等に、趣旨（目的）、実施時期・期間・場所・募集人数・選抜方法・無給/有給等、就業体験の内容、求められる能力、フィードバック、採用活動開始以降に限り学生情報を活用する旨などを記載し、HP等で公表する

目的から内容を決める早見表

プログラムと時間割の見本

時間割は時刻・内容・担当・場所の4つを必ず書きます。担当の欄が空いている時間帯は、参加者が放っておかれる時間です。時間割はタイムテーブル作成ツールで作り、受け入れ部署と同じものを見るようにしておくと行き違いが減ります。

1日型（会社見学・仕事理解）の例

5日間型（就業体験型）の例

グループワークの班分けはチーム分けツール、会場の席は座席表ツールを使うと当日すぐに決められます。

受け入れ部署と指導役を決める

受け入れ部署への依頼メール（社内向け）

件名：【ご依頼】インターンシップの受け入れについて（◯月◯日〜◯日）

◯◯部　◯◯部長

お疲れさまです。人事部の◯◯です。
今年度のインターンシップについて、◯◯部での受け入れをお願いしたく、ご連絡しました。

期間：◯月◯日（◯）〜◯日（◯）◯時〜◯時
人数：◯名（大学◯年生）
内容：◯◯業務の体験と、最終日の発表
お願いしたいこと：指導役を1名と、不在時の代わりの方を1名、ご指名いただけますでしょうか

時間割の案は人事で作成し、◯月◯日までにお送りします。繁忙日や、参加者に見せられない業務があれば、あらかじめお知らせください。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

指導役に渡すメモ（そのまま使える項目）

• 毎朝：その日の目標と、困ったときの相談先を伝える
• 作業を渡すとき：目的、締め切り、完成の形を口で伝え、紙かチャットにも残す
• 昼と夕方：「ここまでで分からないことはありますか」と一度聞く
• 毎日の終わり：良かった点を一つ、次に試してほしい点を一つ伝える
• 最終日：全体を通したフィードバックを、本人の行動に沿って伝える

連絡手段を決めて、事前案内を送る

参加決定と書類の案内メール

件名：【株式会社◯◯】インターンシップ参加のご案内と提出書類について

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
このたびは当社のインターンシップにお申し込みいただき、ありがとうございます。
◯◯様のご参加が決まりましたので、ご案内いたします。

期間：◯月◯日（◯）〜◯日（◯）
受け入れ部署：◯◯部
提出をお願いしたい書類：◯◯（◯月◯日までにご返信ください）

当日の集合場所や持ち物は、◯月◯日ごろに改めてお送りします。
ご不明な点があれば、このメールにご返信ください。

当日の案内メール

件名：【株式会社◯◯】インターンシップ当日のご案内

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
インターンシップ当日について、下記のとおりご案内いたします。

日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時（集合は◯時◯分）
集合場所：◯◯ビル◯階 受付（受付で「インターンシップに参加します」とお伝えください）
服装：◯◯
持ち物：筆記用具、◯◯
昼食：◯◯
当日の連絡先：人事部　◯◯（電話◯◯）

遅れる場合や体調が優れない場合は、上記の連絡先までお電話ください。
当日お会いできることを楽しみにしております。

前日のリマインド（短く）

件名：【株式会社◯◯】明日のインターンシップについて

◯◯様

人事部の◯◯です。明日◯時◯分に、◯◯ビル◯階の受付でお待ちしております。
当日の連絡先は、人事部　◯◯（電話◯◯）です。お気をつけてお越しください。

服装の指定は「スーツ」「私服」だけでなく、「普段の通学の服装で問題ありません」のように迷わない書き方にすると、問い合わせが減ります。リマインドの型はリマインドメールの例文も使えます。

環境と書類を整える（準備チェックリスト）

場所・備品

• 時間割と担当者一覧を、受け入れ部署と共有した
• 受付の場所と、入館の手続き（入館証・来訪者登録）を決めた
• 参加者の席と机・いす、荷物を置く場所を用意した
• 名札を参加者と担当社員の分用意した
• PCを貸すなら、アカウント・使ってよいソフト・保存先を決めた
• Wi-Fi、電源、会議室、プロジェクターを予約した
• 昼食をどうするか（社員と一緒か、各自か）を決めて伝えた

情報と書類

• 見せてよい資料・見せない資料を受け入れ部署と確認した
• 秘密保持の説明や誓約書が必要かを決め、必要なら事前に送った
• 参加者の個人情報（名簿・連絡先・写真）の利用目的と保管方法を決めた
• 大学等を通じた受け入れなら、協定書・覚書などの書類を確認した
• 事故やけがのときの補償の範囲を、大学等と事前に話し合った
• 有給か無給か、交通費の扱いを募集時の条件どおりに確認した

安全・緊急時

• 体調不良・けが・災害のときの連絡先と対応を決めた
• 避難経路を初日に説明する担当を決めた
• 作業に危険がある職場では、立ち入れる範囲と保護具を決めた
• 終了後のアンケートを用意した

名札は名札作成ツールで作れます。名簿や写真の扱いは採用イベントの個人情報の扱いにまとめています。

受け入れ前に押さえる注意点（安全・ハラスメント・労働関係法令）

3省合意は、受け入れる企業等の留意事項として、実施体制の整備、経費、安全と災害補償の確保、ハラスメントへの対応、労働関係法令の適用などを挙げています。受け入れ側の段取りに直接関わる点は次のとおりです。

社内への周知文（例文）

件名：【お知らせ】◯月◯日〜◯日 インターンシップ生の受け入れについて

各位

人事部の◯◯です。
◯月◯日から◯日まで、大学生◯名がインターンシップとして◯◯部で仕事を体験します。
参加者は、皆さんの言動から会社の雰囲気を感じ取ります。執務スペースでの会話や、エレベーター・休憩室での振る舞いにご配慮をお願いします。

・参加者の容姿や私生活、交際などについて話題にしない
・個人の連絡先を聞いたり、私的な食事に誘ったりしない
・社外秘の画面や書類は、参加者の目に触れないようにする

気になる様子があった場合は、人事部　◯◯（内線◯◯）までお知らせください。

当日の進め方と挨拶の例文

初日のオリエンテーションで伝えること

1. 01

   挨拶と自己紹介

   人事と指導役が名乗り、期間中の相談先を顔と名前で伝えます。

2. 02

   期間全体の流れと最終日のゴール

   時間割を配り、最終日に何をするか（発表・面談など）を先に伝えます。

3. 03

   職場のルール

   入館、休憩、トイレ、喫煙所、撮影してよい場所、PCの使い方を説明します。

4. 04

   情報の取り扱い

   見聞きした社内の情報を外に出さないことを、理由とあわせて伝えます。SNSへの投稿の扱いもここで決めておきます。

5. 05

   緊急時の対応

   体調不良のときの連絡、避難経路、集合場所を伝えます。

6. 06

   質問の受け付け

   「この時点で気になることはありますか」と聞いてから、プログラムに入ります。

初日の挨拶（人事）

皆さん、おはようございます。本日はお越しいただき、ありがとうございます。人事部の◯◯です。今日から◯日間、◯◯部で仕事を体験していただきます。分からないことがあれば、私か、◯◯部の◯◯さんに遠慮なく聞いてください。皆さんにとって、仕事のイメージがはっきりする時間になればうれしいです。よろしくお願いします。

受け入れ部署の責任者の挨拶

◯◯部の部長の◯◯です。ようこそお越しくださいました。この部署では、◯◯という仕事をしています。今回は、普段の仕事にできるだけ近い形で体験していただけるよう準備しました。うまくいかないことがあっても大丈夫です。気づいたことや疑問は、どんどん社員に聞いてください。

指導役の一言（初日）

今回、皆さんの担当をする◯◯です。入社◯年目で、普段は◯◯をしています。期間中は、私が近くの席にいます。困ったときや、手が止まったときは、遠慮せず声をかけてください。私が席を外しているときは、◯◯さんに聞いてください。

毎朝の声かけ（2日目以降）

おはようございます。昨日はお疲れさまでした。今日は、◯◯までを目標にしましょう。昨日の作業で分からなかったところがあれば、最初に聞かせてください。

オンラインで受け入れる場合の冒頭の挨拶

皆さん、こんにちは。画面越しですが、本日はご参加いただきありがとうございます。人事部の◯◯です。音声や画面が見えにくいときは、チャットで知らせてください。途中で接続が切れた場合は、同じURLから入り直していただければ大丈夫です。

最終日の締めの挨拶

◯日間、お疲れさまでした。皆さんが真剣に取り組んでくれたので、社員にとっても良い刺激になりました。今回の体験が、これからの進路を考えるときの材料の一つになればうれしいです。ありがとうございました。

研修の場での挨拶の型は研修の挨拶 例文、始めと終わりの言葉は開会の言葉と閉会の言葉も参考になります。

終了後：フィードバック・アンケート・お礼

フィードバックの伝え方（例文）

フィードバックは、見た行動→良かった点→次に試してほしい点の順で、本人がやったことに沿って伝えます。性格や能力の決めつけは避けます。

◯日間、ありがとうございました。3日目の打ち合わせで、分からない言葉をその場で確認していたのが良かったです。おかげで、その後の作業の進みが早くなっていました。次に試してほしいのは、作業を始める前に完成の形を一度言葉にして確かめることです。そうすると、やり直しが減ると思います。

アンケートの項目（テンプレート）

1. 01プログラム全体の満足度（5段階）
2. 02仕事の内容が、参加前と比べてイメージできるようになったか（5段階）
3. 03いちばん役に立った内容と、その理由（自由記述）
4. 04分かりにくかった説明や、困った場面（自由記述）
5. 05指導役・社員の対応で良かった点、改善してほしい点（自由記述）
6. 06事前の案内（集合場所・服装・持ち物）で迷ったこと（自由記述）
7. 07今後、当社からの案内を受け取りたいか（選択式）

アンケートで集めた回答をその後の案内に使う場合は、使い道を回答の前に示しておきます。学生情報を採用活動に使えるかは、上で紹介した3省合意のタイプと時期の扱いで変わります。

参加者へのお礼メール

件名：【株式会社◯◯】インターンシップご参加のお礼

◯◯様

株式会社◯◯人事部の◯◯です。
このたびは、◯日間のインターンシップにご参加いただき、ありがとうございました。
最終日の発表では、◯◯という視点が社員からも好評でした。

アンケートへのご協力をお願いいたします（◯月◯日まで）。
◯◯（URL）

今回の体験が、今後の進路を考える一助になれば幸いです。
またお会いできることを楽しみにしております。

社内の振り返りで確認すること

• 担当が空いて、参加者が待っていた時間帯はなかったか
• 指導役の負担が想定より重くなかったか（次回は代わりの人を増やすか）
• 事前の案内で問い合わせが多かった項目
• アンケートの「分かりにくかった」に共通するもの
• 受け入れ部署へのお礼と、結果の共有を済ませたか

よくある失敗と防ぎ方