ガントチャートとは？作り方とExcelの手順
イベント準備の例つき

「ガントチャート」の意味と由来

ガントチャートは、作業の順番と期間を一枚で見渡すための表です。名前は、この形式の表を広めた人物とされるヘンリー・ガントに由来すると言われ、プロジェクト管理や、製造・建設の工程管理などで使われています。

一般的には、次の項目を左側に並べ、右側に日付の列を並べて、作業の期間を塗りつぶします。

Excel（エクセル）でガントチャートを作る手順

専用のソフトがなくても、Excelの条件付き書式を使えば、開始日と終了日を入れるだけで横棒が自動で塗られるガントチャートを作れます。メニューの名前や位置は、Excelの版や画面の幅によって少し違うことがあります。

手順1：左側に項目の列を作る

A列から順に「作業名」「担当」「開始日」「終了日」の見出しを入れ、その下に作業を一行ずつ書きます。ここでは、作業が3行目から始まり、C列に開始日、D列に終了日が入っているとします。

手順2：右側に日付の列を並べる

E列の2行目に最初の日付を入れ、右隣のセルに「=E2+1」と入れて右へコピーすると、日付が一日ずつ並びます。列の幅を狭くし、セルの表示形式で日付を「日」だけにすると見やすくなります。土日を飛ばしたい場合は、営業日を数える関数（WORKDAY関数など）を使う方法もあります。

手順3：条件付き書式で期間を塗る

日付の列の、作業が入る範囲（例：E3から右下まで）を選び、「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。数式の欄に次のように入れ、塗りつぶしの色を選びます。

=AND(E$2>=$C3, E$2<=$D3)

これで、その列の日付が開始日から終了日の間に入っているセルだけに色が付きます。「$」の位置は、日付は2行目に固定、開始日・終了日はC列・D列に固定する、という意味です。

手順4：今日の線や締切を目立たせる

同じ範囲に、もう一つ条件付き書式のルールを足し、数式を「=E$2=TODAY()」にして枠線や別の色を付けると、今日がどこかが分かります。マイルストーンの日には、2行目の日付に色を付けておくと目印になります。

手順5：共有して更新する

作業の開始日・終了日が変わったら、日付を書き換えるだけで横棒が動きます。誰がいつ更新するかを決めておかないと、すぐに古い表になってしまうので、定例の会議の前に担当が更新するなど、運用の決まりもあわせて決めておきます。

イベント準備のガントチャートの例

イベントの準備では、会場・出演者・告知・印刷物・備品など、別々の担当が同時に動きます。ガントチャートにすると、同じ時期に一人の担当へ作業が重なっていないか、どの作業が終わらないと次に進めないかが見えます。下は作業の並べ方の例です。期間は案件によって大きく変わるので、自分の案件に合わせて置き換えてください。

「前に終わっている必要がある作業」の列を入れておくと、一つの遅れがどこまで響くかを説明しやすくなります。開催日からの逆算はイベント準備スケジュールの組み方、当日の分刻みの流れはタイムテーブルの作り方、当日の運営手順は運営マニュアルの作り方にまとめています。

使い方の例文（会議・メール・チャット）

会議で（社内）

準備の流れをガントチャートにまとめました。広報の作業が◯月の後半に重なっているので、印刷物の入稿を少し前倒しできないか相談させてください。

出演者の確定が遅れると、告知と印刷物の両方がずれます。ガントチャートで赤く塗ってあるところが、今いちばん遅らせられない作業です。

チャットで（社内）

ガント更新しました。会場の本契約が◯日にずれたので、備品の手配も◯日後ろにずらしています。

来週の定例の前に、各自の担当分のガントチャートを更新しておいてもらえますか？

メールで（社内の上司へ）

件名：◯◯イベントの準備工程表のご確認

◯◯課長

お疲れさまです。□□です。
◯◯イベントの準備工程表（ガントチャート）を添付いたします。
◯月の後半に広報担当の作業が集中しているため、印刷物の入稿日を前倒しする案も併せて記載しています。
ご確認いただけますと幸いです。

メールで（取引先へ・言い換えた形）

件名：◯◯の進行スケジュールのご共有

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
◯◯の進行スケジュールを、作業ごとの期間がわかる工程表にまとめましたので、お送りいたします。
御社にご対応いただく作業には色を付けております。
ご都合の合わない日程がございましたら、お知らせいただけますでしょうか。

似た言葉との違い

流れとしては、WBSでやることを洗い出し、ガントチャートで期間と順番を並べ、その上にマイルストーンを目印として置く、という使い分けができます。節目の置き方はマイルストーンの意味と設定の例を見てください。

社外・目上の人に使ってよいか

「ガントチャート」は失礼な言葉ではなく、プロジェクトの資料では社外でも使われます。ただ、名前を聞いても形が思い浮かばない人もいるので、相手によっては「工程表」「作業ごとの期間がわかる表」と言い換えると通じやすくなります。

作るとき・使うときに気をつけたいこと