イベントのAI活用
工程別の使い方とそのまま使える指示文

早見表：AIに任せる作業・人が持つ作業

まず全体像です。中央の列がAIに渡せる部分、右の列が人が最後まで持つ部分です。迷ったときは「下書きはAI、送る・決めるは人」を目安にしてください。

工程別：AI導入の前後で何が変わるか

受注前から精算までを7つの工程に分け、変化を比べます。体制や案件の規模によって、効く工程の順位は入れ替わります。

工程ごとの向き不向きをさらに細かく分けた一覧は工程別の適性マトリクスに、会議の記録への使い方はAI議事録をイベント案件で使うにあります。

イベントの種類別：AIの使いどころ

同じAIでも、イベントの種類によって効く場面が違います。自社の案件に近い行から試してください。

台本づくりの詳しい型は司会台本の書き方、タイムテーブルの型はタイムテーブルのテンプレートにあります。

そのまま使える指示文（場面別）

AIに渡す指示文の例です。［　］の中を自分の案件に置き換えてください。どれも「目的・条件・出力の形」をそろえて書いているので、出力の手直しが少なくなります。

ヒアリング前：聞く項目の洗い出し

［業種］の企業が［目的：例 新商品の発表会］を開きます。初回打ち合わせで確認すべき項目を、目的・参加者・予算・日程・会場・演出・運営体制・リスクの区分で表にしてください。聞き漏れると後で困る項目には★を付けてください。

ヒアリング後：録音の整理

以下は打ち合わせの文字起こしです。①決まったこと ②まだ決まっていないこと ③先方の宿題 ④当方の宿題 に分け、宿題には期限が話題に出ていればそれも書いてください。推測で補った箇所は（推測）と明記してください。
［文字起こしを貼る］

企画：たたき台を複数出す

［対象者］向けの［イベント種類］の企画案を、方向性が重ならないように3案出してください。各案に、コンセプト一文・主な演出・想定される弱点を付けてください。よく見かける定番の案は避け、避けた理由も一言添えてください。

司会・進行台本の初稿

次の式次第で、司会の台本を書いてください。丁寧語を基本にし、尊敬語・謙譲語の向きが正しいか見直したうえで出してください。各パートの読み上げにかかるおよその時間も添えてください。
［式次第を貼る］

タイムテーブルの抜けチェック

以下のタイムテーブルを点検してください。転換・移動・マイク受け渡し・押した場合の吸収枠が足りない箇所を指摘し、修正案を表で示してください。
［タイムテーブルを貼る］

見積の内訳づくり

［イベント概要］の見積内訳を作ります。会場・機材・人件費・制作物・演出・運営管理費の区分で、項目の抜けがないか洗い出してください。金額は書かず、項目と、金額を決めるために確認すべき条件だけを並べてください。

案内・リマインドメール

参加者向けの前日リマインドメールを書いてください。日時・会場・持ち物・受付方法・当日の連絡先を入れ、件名は用件が一目で分かるものにしてください。社外の方宛てなので丁寧語を基本にし、二重敬語は避けてください。

協力会社への依頼文

照明会社へ見積を依頼するメールを書いてください。こちらから伝える条件は［日時・会場・規模・演出の要点］です。回答期限と、不明点があれば質問してほしい旨を入れてください。

当日の想定問答

［イベント概要］で、受付やスタッフが来場者から受けそうな質問を、受付・会場内・トラブル時に分けて洗い出し、それぞれ短い回答例を付けてください。安全に関わる質問は「責任者に確認します」と答える形にしてください。

字幕・テロップの整形

以下の文字起こしを字幕用に整えてください。一画面に収まる長さで区切り、言いよどみや繰り返しは削り、固有名詞と数字には【要確認】を付けてください。
［文字起こしを貼る］

アンケート自由記述の分類

以下はイベント後アンケートの自由記述です。内容ごとにグループに分け、各グループに見出しと代表的な声を一つ付けてください。改善につながる指摘は別に一覧にしてください。
［回答を貼る］

実施報告書の骨子

以下の実施メモとアンケート分類から、クライアント向け実施報告書の目次と各章の要点を作ってください。うまくいった点と改善点は同じ量で書き、次回への提案で締めてください。

社外とのやりとりは「下書きまで」と決める

クライアント、出演者、会場、協力会社など相手がいる業務は、AIの出力をそのまま外に出すと、言い回しのずれや事実の誤りがそのまま相手に届きます。社内の資料づくりと分けて、次の線を引いておくと安心して他を任せられます。

効果が出る順番

全部を同時に変えようとすると、定着する前に忙しさに押し戻されます。次の順番で広げると、早い段階で効果が見え、社内の理解も得やすくなります。

1. 01

   第1段階：資料のたたき台

   企画書・見積の内訳・台本・タイムテーブルの初版づくりから始めます。成果が目に見えやすく、失敗しても外に影響しません。まず「白紙から書く時間」を消すのが目的です。

2. 02

   第2段階：会議の記録と宿題の管理

   打ち合わせの文字起こしから決定事項と宿題を抜き出し、案件ごとに残します。言った言わないの確認が減り、効果を実感しやすい段階です。

3. 03

   第3段階：進行管理の可視化

   全案件の期限と止まっている作業をAI側に持たせ、毎朝確認できるようにします。静かに止まっていた案件が浮かび上がります。

4. 04

   第4段階：修正依頼の反映

   メールやチャットで届いた変更依頼を拾い、資料の更新漏れを防ぎます。

5. 05

   第5段階：営業機会の検知

   受注前に広げます。判断が絡むため、前の段階でAIの出力を信用できるようになってから着手するのが安全です。

空いた時間の使い道は、導入前に決めておいてください。提案の数を増やす、現場の下見に行く、出演者との打ち合わせを厚くするなど、行き先が決まっていないと、空いた時間は別の雑務に吸われます。

AIにデータを渡す前のチェックリスト

参加者名簿やクライアントの未公開情報を外部のAIサービスに入力する前に、次を確認します。

• クライアントとの秘密保持契約で、第三者への開示や外部サービスの利用が制限されていないか
• 使うAIサービスの利用規約で、入力内容が学習に使われるか、その設定を変えられるか
• 参加者の氏名・連絡先など個人データを含む場合、入力しなくても目的を果たせないか（氏名を伏せる、属性だけにする）
• 申込時に示した利用目的の範囲に収まる使い方か
• 社外へ出す文面は、宛先・日時・金額・固有名詞を人が確認してから送る手順になっているか

AIでは変わらない領域

• 安全に関わる判断：中止、避難、入場制限。責任を負うのが人である以上、判断も人が持ちます。AIは対応方針の候補を出すところまでです。
• 現場の空気を読む調整：登壇者の体調、クライアント社内の力関係、協力会社との信頼関係。プロデューサーの価値が最も出る領域です。
• 最終的な創造の判断：AIは選択肢を広げ、既視感を指摘できますが、「これでいく」と決めるのは人の仕事です。
• 関係者への説明責任：なぜこの予算か、なぜこの構成か。AIが出した根拠を理解したうえで、自分の言葉で説明できる状態が必要です。

AIの展示会・セミナーで情報を集めるとき

AI関連の展示会やセミナーで道具を探す場合は、行く前に準備しておくと、見て回るだけで終わらずに済みます。

• 困っている作業を一つに絞り、「誰が・何に・どれだけ時間を使っているか」を書き出しておく
• 各ブースで聞く質問を決めておく（日本語での精度、既存の表計算やチャットとの連携、入力データの扱い、1人から契約できるか）
• 自社の過去資料に近いサンプル（個人情報や未公開情報を除いたもの）を用意し、その場で試せるか聞く
• 持ち帰ったら、この記事の早見表のどの業務に当たるかで並べ替えて比べる

道具の比べ方はイベントAIツールの選び方にあります。

よくある失敗と防ぎ方